چند روز پیش قرار بود جایی درباره بهبود سیستم‌های مدیریت پروژه صحبت کنم که یه دفعه‌ای مثالی به ذهنم رسید و براشون تعریف کردم. یادم نمیاد این داستان رو کجا شنیده بودم، یا حتی این‌که جک بوده یا یه داستان برای رسوندن مفهوم مشابه؛ ولی به هر حال اینطوریه:
یه بیمار روانی ادعا می‌کرده که حالش خوب شده و می‌تونه از بیمارستان مرخص بشه. پزشک‌ها صحت این ادعا رو اینطوری آزمایش می‌کنن: بیمار رو می‌برن تو یه اتاق که وانی پر از آب توش بوده. به بیمار یه چنگال، یه قاشق و یه سطل می‌دن و می‌گن آب وان رو خالی کن.
شما باشین چیکار می‌کنین؟
اون بیمار چنگال، قاشق و سطل رو می‌ندازه کنار و می‌ره درپوش دریچه وان رو برمی‌داره. تو چند ثانیه آب وان خالی می‌شه.
گزینه‌ها
یه مشکل بزرگ تو تصمیم‌گیری‌هامون، چه مربوط به پروژه باشه و چه مربوط به زندگی شخصی، اینه که بی‌دلیل گزینه‌های خودمون رو محدود می‌کنیم. درسته که یه چنگال و یه قاشق و یه سطل آب بهمون دادن و می‌تونیم یکیشون رو که از همه بهتره انتخاب کنیم، ولی همیشه جا داره به این فکر کنیم که گزینه‌های دیگه‌ای هم وجود داره یا نه.
خیلی از شرکت‌هایی که برای بهبود سیستم‌هاشون به من مراجعه می‌کنن از این گلایه می‌کنن که سیستم مدیریت پروژه‌شون کارآمد نیست و مشکل‌های خیلی زیادی تو تخصیص نیرو و تکمیل به موقع پروژه‌ها دارن. وقتی وضعیت رو از نزدیک می‌بینم، متوجه می‌شم که یه شرکت …
پروژه تدوین نسخه جدید PRINCE2 از حدودا سه هفته دیگه با جلسه‌ای در لندن رسما شروع می‌شه. نسخه قبلی سال ۲۰۰۹ منتشر شده بود و به این ترتیب اگه حدودا یک سال برای پروژه در نظر بگیریم، ۷ سال بین دو نسخه فاصله می‌افته. مدت کم نیست و قطعا انتظارها به همون تناسب بالا می‌ره.
برای تیم این پروژه از من هم دعوت شده، که خیلی باعث خوشوقتیه. البته متاسفانه با خیلی از مواردی که تو mandate (جرقه پروژه) ذکر شده مخالفم و امیدوارم بر خلاف پروژه تدوین PRINCE2 Agile بتونم نظرهام رو به تایید گروه برسونم.
در هر حال، اعضا علاوه بر نظر کارشناسی خودشون قراره گزیده‌ای از نظرهای دست‌اندرکاران محدوده جغرافیاییشون رو هم منعکس کنن. من قصد دارم علاوه بر دیدگاه‌های متخصص‌های بلژیکی که قراره به اونجا ببرم، دیدگاه‌های ایرانی‌ها رو هم ببرم. البته دومی قاعدتا تو برنامه نیست، ولی فکر می‌کنم جای مطرح کردنش وجود داشته باشه. در نتیجه اگه با پرینس۲ آشنایی کامل دارین و خصوصا اگه ازش تو پروژه‌هاتون استفاده کردین و نظر خاصی دارین که می‌خواین منعکس بشه به من ایمیل بزنین.
وقتی لیستی از کارها داریم که پیش‌نیازی چندانی ندارن، انتخاب ترتیب مناسب خیلی مهمه. حالا این‌که ترتیب مناسب چیه بحث داره. مثلا یه پیشنهاد که تو کتاب پرفروش و عامه‌پسند «قورباغه را قورت بده» هست اینه که سخت‌ترین کار رو اول انجام بده که خیالت راحت بشه و بعد بری سراغ بقیه چیزها.
من با این توصیه موافق نیستم. حالا می‌خوام چراییش رو توضیح بدم.
جنبه منطقی
دلیل اول اینه که ترتیب مناسب تو شرایط ایده‌آل اینه که به ترتیب ارزش کارها رو انجام بدیم؛ هرچی کاری با ارزش‌تره زودتر انجام بشه. دلیلش هم اینه که خیلی از کارها رو وقت نمی‌کنیم به موقع انجام بدیم و قطعا تو این شرایط بهتره که کارهای کم‌ارزش‌تر به آینده موکول بشن (قانون ۲۰/۸۰ هم که یادتون هست). توجه هم داشته باشین که فوریت و ضرورت کارها، در صورتی که واقعی باشن، تو «ارزش» کار منعکس می‌شن و اگه ارزش رو درست در نظر گرفته باشیم دیگه نیازی نیست که در کنارش عامل دیگه‌ای هم بذاریم.
«ارزش» هر چیز می‌شه منافعی که ازش حاصل می‌شه، تقسیم بر هزینه‌ای که انجامش داره. هزینه خیلی وقت‌ها ممکنه صرفا تبدیل بشه به زمانی که برای کارها می‌ذاریم. هرچقدر که کاری ساده‌تر باشه، عملا سریع‌تر (کم‌هزینه‌تر) انجام می‌شه و احتمالا ارزشش می‌ره بالاتر. به عبارت دقیق‌تر، اگه دو کار داشته باشیم با منافع یکسان، اونی که ساده‌تره «ارزش» بالاتری داره. در نتیجه تو این حالت باید کار …
یکی از کارهایی که قدیم تو پروژه‌هامون با علاقه زیاد انجام می‌دادم عکاسی بود. در کنار عکس‌های معمولی که از روند کار می‌گرفتم، نقطه‌هایی رو هم در خارج محیط پروژه در نظر می‌گرفتم که می‌دونستم تا پایان کار دید خوبی به محصول دارن و مثلا ماهی یه بار از همون نقطه ثابت و با زاویه مشابه عکسی می‌گرفتم. در کنار این‌که چنین چیزی می‌تونه روند پیشرفت رو به شکل جالبی نشون بده، همیشه دلم می‌خواست بتونم با کنار هم گذاشتنشون یه جور فیلم هم درست بکنم که توش محصول پروژه تو کمتر از یک دقیقه از روز اول تا آخر نشون داده بشه و بشه کامل شدنش رو دید. خوب، این ایده زیاد عملی نشد، چون لازمه‌ش اینه که زاویه عکس‌ها دقیقا مثل هم باشه و این در عمل خیلی سخته.
به هر حال، یکی دیگه از کارها این بود که یه نقطه نسبتا بلند پیدا کنم و از اون‌ها عکس‌هایی بگیرم که به همه کارگاه مسلط باشه. این کار خیلی سخت بود، ولی وقت‌هایی که موفق می‌شدم نتیجه واقعا عالی می‌شد.
الان که droneها رایج شدن، اولین چیزی که همیشه به ذهنم می‌رسه اینه که داشتن این‌ها چقدر برای تهیه عکس و فیلم از پروژه‌ها عالیه.
اگه یکی از این موجودات کوچیک داشته باشین راحت می‌تونین چند وقت یه بار بالای کارگاه پروازش بدین و باهاش از وضعیت فیلم و عکس بگیرین. حتی تو مراحل نهایی که پیشرفت بیشتر شده باشه می‌تونین باهاش به فضاهای داخلی هم برین.
موسسه AXELOS که مالک PRINCE2 و استانداردهای هم‌خانواده‌ش هست از سال پیش پروژه جدیدی شروع کرد برای تدوین استانداردی جدید که پرینس۲ رو تبدیل به سیستمی کاملا چابک بکنه. من هم افتخار داشتم که عضوی از این تیم باشم و سهمی تو شادی روزهای اخیر که ناشی از انتشار رسمی استاندارد بود داشته باشم.
چه چیزی تو استاندارد تغییر کرده؟
هیچی. ماجرا اینه که پرینس۲ استانداردی تو لایه مدیریت پروژه‌س و چابک بودن یا نبودن تو لایه تولیده. همپوشانی‌های این دو هم به اندازه کافی کم بوده که بتونیم ادعا کنیم پرینس۲ رو هم می‌شه تو فضای چابک استفاده کرد و هم فضای متعین.
منابع: اگه علاقه‌مندین که در مورد مفهوم چابکی بیشتر بدونین می‌تونین از دوره رایگانی که در مورد مفهوم چابکی تهیه کردم استفاده کنین. برای پرینس۲ هم دوره مشابهی تهیه کردم که رایگان هم هست، ولی به زبان انگلیسیه. در کنار اون به کتاب الکترونیکی متودولوژی پرینس۲ به زبان ساده هم می‌تونین مراجعه کنین.
اکثر استانداردها رو باید اختصاصی‌سازی (tailor) کرد. اتفاقی که این استاندارد جدید افتاده اینه که نسخه‌ای اختصاصی‌سازی شده از استاندارد اصلی پرینس۲ تهیه کردیم که با چابکی لایه تولید تا جای ممکن هماهنگ باشه. به عبارت دقیق، این سیستم کاملا پرینس۲ هست و هیچی توش «عوض» نشده، فقط اختصاصی‌سازی شده. وقتی می‌گیم چیزی «عوض» شده که دیگه مطابق نسخه اصل نباشه.
به تازگی تصمیم گرفته تغییرهایی تو سیستم تمدید گواهی‌ها بده. ماجرای کلی (اگه احیانا نمی‌دونین) اینه که وقتی کسی گواهی‌ای مثل PMP می‌گیره باید هر سه سال یه بار (یا تو بازه‌های دیگه، بسته به نوع گواهی) اون رو با ارائه تعداد کافی PDU تمدید کنه. هر PDU معادل یک ساعت تلاش برای بهبود دانش و مهارت مدیریت پروژه خود فرد، یا کمک اون فرد به بهبود دانش و مهارت دیگرانه.
در مورد سیستم ثبت و گزارش‌دهی اون قبلا مطلب‌هایی نوشته بودم و کلا هم این ماجرا به تفصیل تو هندبوک PMP توضیح داده شده که می‌تونین از سایت PMI دانلود کنین.
تغییرهای سیستم PDU
تغییرها تو قیدهایی بودن که برای انواع منابع PDU در نظر گرفته شده. قبلا می‌شد حداکثر ۴۵ واحد از طریق استفاده از دانش یا کمک به دیگران برای یادگیری دریافت کرد، که الان شده ۲۵ واحد. معنیش اینه که الان تمدید گواهی‌ها بیشتر متمرکزه روی یادگیری تا یاد دادن.
قبلا حداقلی برای یادگیری وجود نداشت، ولی الان قراره حداقل ۳۵ واحد برای یادگیری لازم باشه. یادگیری هم به سه حوزه تقسیم شده و لازمه که فرد حداقل ۸ واحد از هر حوزه بگیره، به این خاطر که مطمئن باشیم یادگیری فراگیره.
سه حوزه‌ای که در نظر گرفته شده جنبه‌های تکنیکی (مثلا محاسبات ریسک)، رهبری و مهارت‌های بینافردی و در نهایت استراتژی و کسب و کاره.
جدول زیر خلاصه‌ای از تغییرها رو نشون می‌ده. لطفا توجه داشته باشین که فقط …
دوره آموزشی خیلی ساده و کوتاهی در مورد مفهوم چابکی در پروژه طراحی کردم و رایگان هم هست و اگه علاقه‌مند باشین همین الان می‌تونین توش ثبت نام کنین.
این دوره با سیستم خاصی طراحی شده که خیلی کنجکاوم بدونم برای کاربر مفید و جالب هست یا نه. مبنای اصلیش اینه که محتوا به قطعه‌های خیلی کوچیک خرد بشه و مکانیزمی وجود داشته باشه که کاربر آهسته و پیوسته بره جلو.
دوره بیست درس داره و بعد از این‌که ثبت نام کنین روزی یک درس براتون ایمیل می‌شه. کل محتوای آموزشی هم تو همون ایمیله. روزی چند دقیقه می‌تونین صرف خوندن ایمیل‌ها کنین و بعد از سه هفته دوره تموم می‌شه.