چند روز پیش ویندوز لپ‌تاپم رو عوض کردم و طبق عادت می‌خواستم پسوردم رو هم عوض کنم و چیز جدیدی بذارم. وقتی داشتم فکر می‌کردم چی بذارم یه دفعه ایده‌ای به ذهنم رسید و چیزی شبیه شعار که اون مدت تو ذهنم می‌گذشت رو انتخاب کردم.
نکته جالب اینه که هر بار پسوردم رو باید وارد کنم (روزی چهار پنج بار)، تکرار اون شعار بهم انگیزه و انرژی می‌ده. متاسفانه نمی‌تونم بگم دقیقا چیه، چون می‌خوام برای مدتی همین رو نگه دارم.
به هر حال گفتم این رو مطرح کنم، چون این کار هم باعث می‌شه امنیت پسورد بره بالا (چون شعارها به هر حال طولانی هستن) و هم می‌شه ازش استفاده جنبی کرد (انگیزه).
امنیت پسورد
خیلی از ما اطلاعاتی نداریم که لو رفتنش مشکل خاصی ایجاد کنه، ولی همیشه این رو هم در نظر داشته باشین که یه جنبه دیگه ماجرا اینه که تو فرآیندی ممکنه اطلاعاتتون رو از دست بدین، و این دیگه چیزیه که هیچکدوم نمی‌تونیم تحمل کنیم. به همین خاطر باید مراقت امنیت پسوردهامون باشیم (بکاپ گرفتن رو هم که هیچوقت نباید فراموش کرد).
در این مورد چنتا نکنه مهم و اولیه وجود داره:
هیچوقت از یه پسورد برای همه کار استفاده نکنین. ماجرا خیلی ساده‌س، می‌رین تو یه انجمن یا سایت نه چندان جالب عضو می‌شین و از همون پسورد همیشگی استفاده می‌کنین. چون سایت تعریفی نداره، خیلی راحت هک می‌شه (یا حتی صاحبان سایت ممکنه به پسوردها دسترسی داشته باشن). حالا یه …
الان مدتیه که امکان برگزاری آزمون‌های PRINCE2 تو ایران وجود داره و به عنوان مثال شرکت ما این امکان رو از طریق بعضی موسسه‌های آموزشی ایرانی برای داوطلبان فراهم کرده (خودمون مستقیم این کار رو نمی‌کنیم). تا جایی که دیدم موسسه‌های آموزشی دیگه‌ای هم تو ایران دارن این کار رو انجام می‌دن.
حالا به این خاطر ایمیل‌هایی دریافت می‌کنم که درباره موسسه‌های مرتبط با این آزمون از من سوال می‌کنن و می‌خوام تو این مطلب به این سوال‌ها جواب بدم.
آیا برگزاری آزمون قانونیه؟
جواب دادن به این سوال یه کم سخته. راهی که ما بعد از مشورت با موسسه‌های مسئول آزمون (که در ادامه توضیح می‌دم) پیدا کردیم این بود که اگه آزمون از طرف ما تو ایران برگزار بشه که شرکتی بلژیکی هستیم، و شرکتی ایرانی در این بین وجود نداشته باشه، بی اشکاله. به همین خاطر هم وقتی با موسسه‌های همکارمون تو ایران کار رو پیش می‌بریم به شکل حقیقی برگزارش می‌کنیم، نه حقوقی.
در هر حال، برای داوطلب‌های آزمون جای نگرانی نیست و اگه زمانی مشکلی پیش بیاد هم گریبانگیر ما می‌شه و گواهی اون‌ها جای خودش باقی می‌مونه.
آیا موسسه‌های دیگه‌ای که تو ایران آزمون برگزار می‌کنن هم قابل اطمینانن؟
من اطلاع دقیقی ندارم که آزمون‌ها رو به چه ترتیبی برگزار می‌کنن، ولی به هر حال می‌تونه بدون اشکال باشه.
نسخه‌های پریماورا P6 مثل خیلی نرم‌افزارهای دیگه اینطوری مشخص می‌شه: مثلا 8.2 یعنی نسخه هشتم، انتشار دوم. بخش اعشاری تغییرهای جزئی و بخش صحیح تغییرهای کلی رو نشون می‌ده. مثلا نسخه 8.1 خیلی با 7.9 فرق داره، ولی 8.9 با 8.1 اونقدر فرق نمی‌کنه.
آخرین نسخه پریماورا تا چند وقت پیش 8.4 بود و به تازگی، ناگهان، تبدیل شد به 15.1، که ممکنه خیلی سردرگمی ایجاد کنه.
اگه یادتون باشه اوراکل سال‌ها پیش مجموعه نرم‌افزاری پریماورا رو خرید. این مجموعه نرم‌افزارهای مختلفی داره، مثل P6 (همون نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه که به طور خلاصه بهش می‌گیم پریماورا) و Contract Management (که قبلا اسمش Expedition بود). هرکدوم از این نرم‌افزارها نسخه خاص خودشون رو داشتن و به همین خاطر انتخاب نسخه‌هایی که با هم سازگار باشن و یکپارچه بشن یه مقدار سردرگم کننده می‌شد. به همین خاطره که الان نسخه همشون شده 15.1 و از این به بعد کاربرها می‌دونن که اگه قراره از چند نرم‌افزار پریماورا استفاده کنن، همه باید نسخه‌های اصلیشون یکی باشه (۱۵، ۱۶، ۱۷، یا هر چیز دیگه‌ای).
به این ترتیب پریماورا P6 نسخه 15.1 عملا تفاوت چندانی با 8.4 و بقیه نسخه‌های ۸ نداره.
یادآوری: اگه نیاز به دانلود پریماورا P6 دارین می‌تونین مستقیم به https://edelivery.oracle.com مراجعه کنین. نیازی هم به کرک کردنش هم نیست.
من ایمیل‌های خیلی زیادی از کسایی که در حال مهاجرت هستن دریافت می‌کنم که از من می‌پرسن تو فرصت باقیمونده به چه ترتیبی آماده بشن بهتره و مثلا گواهی‌های حرفه‌ای بگیرن یا نه. چون این نوع ایمیل‌ها دایما زیادتر می‌شن تصمیم گرفتم مجموعه مصاحبه‌ای تهیه کنم با متخصص‌های استخدام تو کانادا، استرالیا و آمریکا تا جواب‌های دقیق‌تری به خواننده‌ها بدم.
تو خیلی از کشورها شرکت‌هایی وجود داره که کارشون پیدا کردن نیروهای متخصصه. وقتی شرکتی نیاز به نیرو داره (مثلا کارشناس برنامه‌ریزی و کنترل پروژه) و می‌خواد این کار حرفه‌ای‌تر و راحت‌تر پیش بره، به یکی از این موسسه‌ها مراجعه می‌کنه. اون موسسه به نمایندگی از اون شرکت فرآیند رو تا مراحل آخرش پیش می‌بره و بعد انتخاب نهایی رو به اتفاق انجام می‌دن. کسایی که امروز باهاش مصاحبه می‌کنم یکی از متخصص‌های استخدام تو موسسه‌های اینچنینیه.
مصاحبه امروز با استیون دیویدسن انجام شده که یه متخصص استخدام تو کاناداس. مصاحبه طبق برنامه من پیش نرفت و چون وضعیت اینترنت خوبی نداشت نتونستیم از اسکایپ استفاده کنیم و صحبت‌ها ضبط بشه و به جاش مصاحبه رو تلفنی انجام دادیم و من یادداشت برداشتم. به همین خاطر همه جواب‌ها خلاصه هستن و فقط مضمون کلی رو منتقل می‌کنن. کل مصاحبه هم دو ساعت زمان برد.
من: استیون، ممنون که برای این مصاحبه وقت گذاشتی. مخاطب ما ایرانی‌هایی هستن که برای مهاجرت …
و به خاطر طولانی بودن فرمول به نتیجه نرسیده بود. حالا با هم روند درک یه فرمول طولانی رو بررسی می‌کنیم.
فرمول‌های اینچنینی تابعی هستن و به همین خاطر اولین قدم درک اجزای توابعه. کل این فرمول داخل یه تابع IF هست و توابع شرطی معمولا سه بخش دارن: اگه شرط برقرار بود فلان مقدار، وگرنه بهمان مقدار.
پس اولین کارمون اینه که بخش‌های مختلف این تابع رو از هم جدا کنیم. اگه به کارهای اینچنینی عادت داشته باشین به سرعت و با نگاه می‌تونین از هم جداشون کنین و اگر هم نه، می‌تونین با مقایسه پرانتزهایی که باز و بسته می‌شن به نتیجه برسین. ولی به هر حال کار راحت‌تری هم می‌شه کرد. نرم‌افزار Notepad++ رو دانلود و نصب کنین. این نرم‌افزار خیلی ساده و سبکیه که زندگی بدون اون برای من سخت می‌شه!
به‌روزرسانی: مدت‌هاس که به جای ویندوز از لینوکس استفاده می‌کنم و در نتیجه دیگه از Notepad++ هم استفاده نمی‌کنم. اگه کنجکاو باشین، ویرایشگرهای فعلی من Atom و Gedit هستن.
خیلی از ما با داده‌هایی سر و کار داریم که افراد دیگه برامون فرستادن و خیلی وقتا لازمه بدونیم که داده‌ها واقعی هستن یا ساختگی. نکته خیلی جالب اینه که چنتا تست خیلی ساده برای این کار وجود داره.
بسامد عدد ۷ در یکان
اگه از آدمای مختلف بخواین که عددی اتفاقی بین ۱ و ۹ انتخاب کنن، خیلی بیشتر از ۱۰ درصدشون عدد ۷ رو انتخاب می‌کنن. عدد ۷ به نظر همه آدم‌ها اتفاقی‌ترین عدد میاد و به همین خاطر وقتی هم که دارن داده‌های ساختگی سر هم می‌کنن ازش زیاد استفاده می‌کنن.
برای چک کردن این ماجرا باید به یکان اعداد توجه کنین. اگه مثلا بیست درصدشون ۷ بود، نشون می‌ده که داده‌ها ساختگی هستن. خیلی راحت!
محاسبه کردنش هم راحته. با تابع MOD اکسل می‌تونین باقیمانده تقسیم اعداد بر ۱۰ رو به دست بیارین، که می‌شه یکانشون. با تابع COUNTIF هم می‌تونین بسامد یکان‌های مختلف رو بشمرین.
بسامد یکان‌ها تو این مجموعه عدد اتفاقی یکسانه و در نتیجه فعلا دلیلی نداریم که فکر کنیم ساختگی هستن. ولی تو قسمت بعد می‌بینیم که ماجرا به این سادگی هم نیست!
قانون بنفرد
اعدادی که تو مثال قبل بود با تابع رندم اکسل ساخته شده بود و کاملا اتفاقی بودن. با این حال اعدادی که از واقعیت‌های خارجی استخراج می‌شن به این شکل رندم نیستن!
این ماجرا خیلی عجیب و خلاف شهوده، ولی واقعیت داره. یکان اعدادی که از واقعیت‌های خارجی استخراج می‌شن توزیع یکسانی ندارن. …
برای مدیریت ریسک پروژه نیاز به چهار نوع منبع دارین:
منبعی که شیوه یکپارچه‌سازی اون رو با بقیه کارهای مدیریت پروژه مشخص کنه، که بهترین منبع برای این ماجرا PMBOK هست.
منبعی که شیوه اجرای اون رو در بستر کلی پروژه مشخص کنه، که بهترین منبعش PRINCE2 هست.
منبعی که چهارچوب خود مدیریت ریسک رو به خوبی مشخص کنه، که بهترین منبعی که من می‌شناسم استاندارد M_o_R از AXELOS هست (هم خانواده پرینس۲).
منبعی که تکنیک‌ها و روش‌ها رو توضیح بده و مورد قبلی رو تکمیل کنه. برای این مورد متاسفانه فعلا پیشنهاد خاصی ندارم. البته خیلی اوقات نیازی نیست که سیستم مدیریت ریسک خیلی پیچیده بشه و حدی از تکنیک‌ها که مورد سوم توضیح داده می‌شه براتون کافی خواهد بود.
آیا این‌ها با هم سازگارن؟
بله، کاملا. هرکدوم از اون‌ها مدیریت ریسک رو از یه زاویه‌ای می‌بینن و همگی باید تا درجه‌ای اختصاصی‌سازی بشن که تو این ماجرا کاملا سازگار هم خواهند شد.
یعنی PMBOK برای مدیریت ریسک کافی نیست؟
پم‌باک برای هیچ چیزی تو مدیریت پروژه کافی نیست و هدفش اینه که شیوه یکپارچگی فرآیندهای مدیریت پروژه رو توضیح بده. در مورد همه جنبه‌ها باید از منابع دیگه هم کمک بگیرین. لطفا توجه داشته باشین که این مسئله به معنی نقص پم‌باک نیست؛ هدف و گستره پم‌باک اینه.
این استاندارد M_o_R رو از کجا می‌شه تهیه کرد؟
متاسفانه نمی‌دونم. شاید بتونین از تو اینترنت پیداش …
خیلی از ما با پرسشنامه سر و کار داریم. احتمال داره اولین چیزی که به نظرتون برسه گردآوری اطلاعات برای پایان‌نامه باشه، ولی ماجرا به اون محدود نمی‌شه. مثلا ما برای استقرار سیستم‌های مدیریت پروژه با افراد کلیدی و تعداد محدودی از سایر افراد مصاحبه می‌کنیم و برای بقیه فقط پرسشنامه می‌فرستیم.
من فقط می‌خوام یه ماجرای بسیار مهم که تقریبا هیچ کس رعایت نمی‌کنه رو توضیح بدم: قالب‌بندی پرسشنامه الکترونیکی.
یه نکته خیلی مهم در مورد پرسشنامه اینه که مخاطبتون رو نباید خسته کنین. باید کوتاه باشه و جواب دادن تا جای ممکن راحت. خیلی از کسایی که پرسشنامه‌تون رو پر می‌کنن از نسخه‌های الکترونیکی استفاده می‌کنن و در این صورت اگه می‌خواین طرف مقابلتون رو خسته و کلافه کنین تا بدترین نتیجه ممکن رو بگیرین، حتما یه فایل PDF که قابل ویرایش نیست براش بفرستین!
بهترین راه ارائه پرسشنامه الکترونیکی
بهترین راه اینه که پرسشنامه با گوگل فرمز یا نرم‌افزاری مشابه اون تنظیم شده باشه. لینک رو برای مخاطب می‌فرستین و اون هم خیلی راحت با چنتا کلیک جواب می‌ده. جواب‌ها هم خیلی خوب و تر و تمیز می‌رن تو یه فایل مشابه فایل‌های اکسل می‌شینن، آماده این‌که برین سراغشون.
راه حل بعدی
اگه به هر دلیلی نمی‌خواین از راه حل قبل استفاده کنین، حتما از «فیلد»های ورد استفاده کنین. باهاش می‌تونین مشخص کنین که چه جاهایی قراره مقداری وارد بشه …
می‌دونم که تا حالا خیلی در این مورد نوشتم، ولی واقعا به نظر من روزمرگی یکی از وحشتناک‌ترین اتفاق‌هاییه که برای کسی می‌تونه بیفته و کسای زیادی رو می‌بینم که کارشون برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌ش و این کار براشون چیزی بیشتر از روزمرگی نیست.
شاید این ماجرا برای بعضی‌ها مطلوب باشه که در این صورت دیگه به من ربطی نداره. با این حال خیلی‌ها هم هستن که گرفتار روزمرگی می‌شن، در حالی که خودشون دوست ندارن و دلشون می‌خواد تغییرش بدن؛ مخاطب من اون‌ها هستن. البته کسی که تو گروه اول باشه (علاقه‌مند به روزمرگی) اصولا خواننده سایت هم نیست.
یکی از بزرگ‌ترین قدم‌ها برای مبارزه با روزمرگی اینه که تو کارتون تحویل‌شدنی‌های مشخص داشته باشین. این ماجرا برای پروژه‌ها هم مهمه: این‌که چطوری بتونیم یه محصول بزرگ رو به اجزای معنی‌دار کوچیک بشکنیم و به تدریج تکمیلشون کنیم. وقتی اجزا کوچک و در عین حال معنی‌دار باشن، تکمیل شدنشون پیشرفت واقعیمون رو نشون می‌ده. این ماجرا برای پروژه‌های چابک خیلی مهم‌تر هم هست، چون با تحویل‌شدنی‌های معنی‌دار بازخورد دریافت می‌کنیم و این بازخورده که ادامه کار رو مشخص می‌کنه.
تو زندگی حرفه‌ایمون هم مسئله همینطوره. اگه تحویل‌شدنی‌های مشخصی نداشته باشین، امکان و احتمال روزمرگی خیلی زیاد می‌شه. اگه بتونین تحویل‌شدنی‌های مناسب برای خودتون بسازین، به احتمال زیاد می‌تونین از اون وضعیت نجات …
به لطف این واقعیت که ایرانی‌ها روز به روز بیشتر دارن به کشورهای مختلف مهاجرت می‌کنن، این هم داره به یه سوال رایج تبدیل می‌شه که من فلان کشور زندگی می‌کنم، کدوم گواهی رو بگیرم برای آینده شغلیم بهتره.
الان می‌خوام به جای جواب معمولی، یه مقدار «ماهی‌گیری» رو تو این ماجرا توضیح بدم.
قدم اول: پیدا کردن اون چیزایی که مهمه
اولین قدم اینه که این دو کار رو بکنین:
تو سایت‌های مختلف آگهی‌های استخدام مرتبط با شغلتون که برای اون کشور هست رو پیدا کنین و ببینین چه قابلیت‌ها و مهارت‌ها و گواهی‌هایی انتظار دارن.
برین تو لینکدین آدم‌هایی که تو اون کشور تو حوزه کاری شما فعال هستن رو پیدا کنین و ببینین که چه قابلیت‌ها و مهارت‌ها و گواهی‌هایی دارن.
یه لیست از این موارد بسازین.
قدم دوم: اولویت‌بندی لیست
حالا بر اساس بسامد اون موارد تو آگهی‌ها و پروفایل‌ها و همینطور سادگی یا مشکل بودن به دست آوردن اون مهارت یا گواهی، رده‌بندی‌شون کنین. برای این‌که مثلا بدونین گرفتن هر گواهی چقدر مشکله هم قاعدتا باید تو اینترنت جستجو کنین. چون فرض بر اینه که ایران زندگی نمی‌کنین خوشبختانه کار کردن بدون مشقت با اینترنت امکان‌پذیر خواهد بود.
وقتی لیست رو اولویت‌بندی می‌کنین رتبه‌ها رو از ۳ شروع کنین. رتبه ۱ همیشه تسلط به زبان و رتبه ۲ آشنایی با فرهنگ کشور مقصده.
تا حالا یادداشت‌های زیادی در مورد پیشرفت اینجا بوده. مثلا توصیه همیشگی من که هیچوقت کاری رو دو بار یه جور انجام ندین. هر وقت کاری روتین مثل تهیه گزارش باید انجام بدین به این فکر کنین که چطوری می‌شه یه کم روش کار رو بهتر از دفعه قبل کرد.
یه نکته دیگه که از زاویه دیگه‌ای می‌تونه به پیشرفت کمک کنه اینه که هروقت کسی ازتون می‌خواد کاری رو انجام بدین، یه قدم اضافه بر اون چیزی که ازتون خواسته شده هم بردارین. مثلا اگه ازتون خواستن گزارش خاصی تهیه کنین با محتوای مشخص، می‌شه در کنارش یه گزارش تک صفحه‌ای خلاصه هم براش تهیه کنین تا برای مخاطب‌های خاص مفید باشه. یا در کنار تحلیل‌هایی که ازتون خواستن انجام بدین یه تحلیل اضافه هم که به نظرتون برای هدفشون مناسبه انجام بدین و نتیجه رو اعلام کنین.
وقتی می‌خواین این کار رو بکنین حتما دو نکته رو در نظر داشته باشین:
اون محصول اضافه نباید تداخلی با محصول اصلی داشته باشه. یعنی محصول اصلی به همون شکلی که انتظار داشتن باید تهیه شده باشه و یه محصول مرتبط جانبی کنارش قرار بگیره. در هر حال ممکنه اون محصول جانبی بر خلاف انتظار شما همسو با نیازها و انتظارهاشون نباشه.
وقت خیلی زیادی نباید صرف محصول جانبی بکنین، چون به هر حال وقت و انرژی شما برای مجموعه مهمه و ترجیح می‌ده تو مسیری که تشخیص می‌دن برای پروژه مناسبه بره و ممکنه ایده شما همیشه همسو نباشه. پیشنهاد من …
مدتیه که انرژی زیادی روی مبحث اشتباه‌های تصمیم‌گیری و اثری که روی مدیریت پروژه می‌ذارن گذاشتم که هم موضوع بعضی دوره‌های آموزشیم برای مدیران رده بالای شرکت‌ها بوده و هم سخنرانی تو کنفرانس‌های PMI. بحث خیلی جالبیه که اثرش هم اصلا محدود به مدیریت پروژه نیست و به شکلی خیلی موثر و جدی کل زندگیمون رو تحت تاثیر می‌ذاره. کلا هم مطالعه در مورد این مبحث رو شدیدا به همه توصیه می‌کنم، هم برای بهتر شدن تو مدیریت پروژه و هم برای داشتن زندگی بهتر.
یکی از اشتباه‌ها، توهم کنترله. آزمایش کلاسیکش اینه که عده‌ای رو تک تک می‌برن تو یه اتاق و یه سری سیم بهشون وصل می‌کنن و توضیح می‌دن که هدف آزمایش اینه که آستانه تحمل آدم‌ها در برابر شوک الکتریکی اندازه‌گیری بشه. به آدم‌ها می‌گن که شوک رو از مقدار خیلی کم شروع می‌کنن و به تدریج بالا می‌برن و طرف هروقت که دید دیگه نمی‌تونه تحمل کنه اعلام کنه که بلافاصله آزمایش قطع بشه.
آدم‌ها تو این آزمایش دو دسته می‌شن، به یه گروهشون می‌گن که هروقت نمی‌تونستی تحمل کنی برای ما دست تکون بده تا بلافاصله آزمایش رو قطع کنیم. برای گروه دوم اوضاع متفاوته. جلوی دست این آدم‌ها یه دکمه قرمز بزرگ هست و بهشون می‌گن هروقت نمی‌تونستی تحمل کنی این دکمه رو فشار بده تا آزمایش بلافاصله قطع بشه.
استاندارد پرینس۲ نقش‌ها و مسئولیت‌ها رو خیلی دقیق تعریف می‌کنه، چون یه متودولوژیه. نقش‌هایی که تعریف کرده رو هم با رعایت شرایطی می‌شه تغییر داد. مثلا می‌شه بعضی‌هاشون رو شکست به چنتا، یا برعکس، چنتاشون رو با هم ترکیب کرد. مثلا دو نقش مدیر پروژه و مدیر تیم اجرایی رو می‌شه با هم ترکیب کرد؛ اگه پروژه کوچیک و ساده باشه. با این حال بعضی‌ها رو نمی‌شه با هم ترکیب کرد، مثلا مدیر ارشد (حامی) و مدیر پروژه.
تو حالت کلی کمترین تعداد افرادی که می‌تونیم تو تیم مدیریت پروژه‌مون داشته باشیم دوتاس، مدیر پروژه و مدیر ارشد. بقیه رو می‌شه کامل با این دوتا ترکیب کرد. حالا سوال خیلی‌ها اینه که چرا نمی‌شه این دوتا رو با هم ترکیب کرد. مثلا اگه پروژه خیلی خیلی ساده و کوچیک باشه، چه دلیلی داره که دو نفر مسئولیت مدیریتی براش داشته باشن؟
جواب همیشگی من اینه: مسئولیت مدیر ارشد جنبه‌های کلان پروژه و مسئولیت مدیر پروژه مسایل جزئی‌تر و نسبتا روزمره‌س. طبیعت آدم اینه که اگه دو نوع مسئولیت متفاوت به این شکل داشته باشه، ناخودآگاه اونی که انتزاعی‌تر و کلان‌تره رو فراموش می‌کنه و فقط متمرکز می‌شه روی مسایل روزمره. به همین خاطر اگه پروژه کوچیک باشه و این دو نفر رو تبدیل کنیم به یه نفر، به اندازه کافی به جنبه‌های کلان پروژه توجه نمی‌شه و از این بابت دچار مشکل می‌شیم.
یه آزمایش خیلی سال پیش‌ها انجام شده بود که الان خیلی …
به این سوال راحت نمی‌شه جواب داد، چون PMO تعریف مشخصی نداره. معمولا کسایی که چنین سوالی می‌پرسن قصد دارن سیستم‌های مدیریتی مربوط به پروژه رو بهبود بدن و به همین خاطر هم به این سوال که کامل‌تره جواب می‌دم.
روند کلی کار اینه که اول باید وضعیت فعلی رو ارزیابی کنیم. برای این کار باید با افراد کلیدی شرکت مصاحبه کرد، اسناد رو بررسی کرد، حتی اگه امکانش باشه با ذی‌نفعان خارجی مصاحبه کرد و امثال اون. از مدل‌های بلوغ مدیریت پروژه یا مدل‌های سلامت مدیریت پروژه هم می‌شه برای این کار کمک گرفت. قطعا اگه کسی از نیروهای داخلی شرکت این مسئولیت رو به عهده داشته باشه خیلی کار سریع‌تر می‌شه، ولی نباید میانبر زد. از طرف دیگه، معمولا مشاورهای خارج شرکت بهتر می‌تونن تو این زمینه کمک کنن، چون از یه طرف با دید باز و بی‌طرفانه وارد شرکت می‌شن و از طرف دیگه، تجربه بیشتری می‌تونن تو این ماجرا داشته باشن؛ هرچی باشه کسی که تو یه شرکت کار می‌کنه مشغول مسئولیت‌های مدیریتیه، نه طرح‌های بهبود سیستم‌های مدیریتی. در هر حال، من معمولا وقتی چنین مسئولیتی دارم بین یک تا سه ماه زمان صرف گردآوری اطلاعات می‌کنم، که به نظر شرکت‌ها زیاد میاد، ولی کاملا لازمه. نباید سریع نتیجه‌گیری کرد. اگه کسی خیلی سریع بعد از چند هفته شروع به «طراحی» و پیاده‌سازی کنه مسلما داره یه نسخه بی‌ربط می‌پیچه.
