مطابق رسم همیشگی انتظار می‌ره که توضیح‌هایی درباره تغییرهای نسخه جدید پم‌باک بدم! این دفعه تصمیم گرفتم به این مناسبت نتیجه یه بررسی خیلی مفصل که روی روند تاریخی تغییر فرآیندهای پم‌باک کرده بودم رو در قالب فیلم منتشر کنم. این فیلم جزئی از بخش آخر دوره آموزشی آمادگی آزمون PMP هم هست، جایی که کاربر دیگه به پم‌باک مسلط شده و به این بهانه یک بار از یه زاویه دید خیلی خاص همه چیز رو با هم مرور می‌کنیم.
تو این فیلم کار رو از نسخه اول پم‌باک شروع می‌کنیم و دونه دونه جلو می‌ریم تا برسیم به پم‌باک ۶، که آخرین نسخه‌س.
مدت فیلم حدودا یک ساعته، در نتیجه بهتره زمانی شروع به دیدنش کنین که وقت کافی داشته …
بالاخره AXELOS خبر نسخه جدید PRINCE2 رو منتشر کرد. با این‌که از ابتدا در تیم مشاوره نسخه جدید بودم، به خاطر توافق‌نامه محرمانگی‌ای که امضا شده بود نمی‌تونستم تا الان در موردش توضیحی بدم.
منوآل و آزمون
آخرین پیش‌نویس نسخه جدید در همین روزها در اختیار مدرس‌های رسمی قرار می‌گیره و نسخه جدید منوآل هم تا چند ماه دیگه منتشر میشه. احتمالا از اواسط سال هم نسخه جدید آزمون در دسترس قرار می‌گیره. در کنار اون، آزمون قدیمی تا آخر سال ۲۰۱۷ در اختیار داوطلب‌ها خواهد بود.
تغییرها
متودولوژی پرینس۲ تغییر خاصی نکرده و هرچه بوده درباره شیوه توضیح این متودولوژی تو منوآل رسمی بوده. بعضی متن‌ها بهبود پیدا کردن، بعضی جاها محصول‌های مدیریتی اصلاح‌های جزئی شدن و تو کل منوآل هم احتیاط زیادی به خرج داده شده که چیزی با روش‌های چابک (Agile) تناقض نداشته باشه.
در کنار این‌ها تغییر دیگه‌ای هم بوده که از همه مهم‌تره: در پایان هر بخش منوآل توضیحی هست درباره این‌که چطور میشه اون بخش رو اختصاصی‌سازی کرد.
این کار خیلی مفید بوده، چون بزرگ‌ترین مشکل مخاطبان استاندارد این بوده که مفهوم اختصاصی‌سازی رو به خوبی درک نمی‌کردن یا حتی در نظر نمی‌گرفتن. به همین خاطر پرینس۲ معمولا به نظر خیلی پیچیده، سنگین و پر از کاغذبازی میومده. الان این مشکل خیلی کمتر میشه، چون هم راهنمایی بیشتری در این مورد وجود داره و هم این مهم دایما …
چند روز پیش یکی از بنیانگذاران روشی که الان به عنوان پرینس۲ شناخته میشه، Colin Bentley، تاریخ کامل استاندارد رو که متاسفانه به اندازه کافی مستند نشده برام تعریف کرد. اینجا خلاصه‌ایش رو براتون نقل می‌کنم. البته بخشی از این تاریخچه تو بعضی کتاب‌ها وجود داره، ولی بعضی جاهاش بری من کاملا تازگی داشت.
ایشون همراه با چند نفر دیگه در IBM مدیر پروژه بودن. سال ۱۹۷۵ در IBM و بقیه شرکت‌ها روشی برای مدیریت پروژه وجود نداشت و عملا هرکسی برای خودش به شکلی شهودی پروژه‌ها رو مدیریت می‌کرد. همگی هم آدم‌های فنی بودن که بدون آموزش خاصی تو مدیریت پروژه این مسئولیت رو به عهده گرفته بودن. بالاخره این چند نفر با ایده ساخت یه استاندارد مدیریت پروژه IBM رو ترک می‌کنن و شرکت خودشون رو ثبت می‌کنن: Simpact.
ایده اولیه این بود که سه استاندارد به نام‌های PROMPT I و PROMPT II و PROMPT III به ترتیب برای سه سطح مدیریت تولید، مدیریت پروژه، و مدیریت طرح و استراتژی ساخته بشه. از این بین فقط استاندارد مدیریت پروژه PROMPT II تکمیل میشه و در سال ۱۹۷۹ شروع می‌کنن به ارائه استاندارد به شرکت‌ها. هزینه استفاده از استاندارد برای هر شرکت سالی ۹ هزار پوند بوده. من تو چند سایت تبدیل ارزش پول چک کردم و متوجه شدم که این مبلغ معادل ارزش ۴۰ هزار پوند در حال حاضره.
یکی از مشتری‌های Simpact در همون سال‌ها CCTA بوده؛ یکی از …
نسخه جدید پریماورا P6 به تازگی منتشر شده: نسخه 16.1. متاسفانه به نظر من قابلیت چندان هیجان‌انگیزی بهش اضافه نشده.
در ضمن، همونطور که قبلا در مورد شماره نسخه‌ها توضیح داده بودم ،فکر نکنین خیلی از قافله عقب افتادین: اوراکل تصمیم گرفت سیستم شماره‌گذاری رو عوض کنه و به همین خاطر بعد از ۸ پرید به ۱۶.
می‌تونین نرم‌افزار رو بدون محدودیت از سایت اوراکل دانلود کنین. این هم ماجراییه که تا حالا خیلی تو سایت توضیح دادم که پریماورا به آزادی در اختیارتونه و جستجوی نسخه کرک شده اصلا معنی نداره. کسایی که بخوان می‌تونن از سایت اوراکل دانلودش کنن که ببینن به دردشون می‌خوره یا نه. اگه قصد داشته باشن تو شرکتشون استفاده کنن، اونوقت باید بخرنش.
البته در مورد دانلودش یه مشکلی که همیشه وجود داشت این بود که اوراکل به کاربران ایرانی به خاطر تحریم‌ها اجازه دانلود نمی‌داد و راه حلش تغییر آی پی با فیلترشکن بود. نمی‌دونم با تغییرهای اخیر این روال عوض شده یا نه.
منوآلش هم از این لینک قابل دانلوده. البته یه مجموعه HTML خیلی سنگینه (۲۵۰ مگابایت) که شامل همه اطلاعات، مثل ساختار دیتابیس میشه. اگه فقط منوآل کاربر رو بخواین، یه فایل PDF کوچیک داخل اون مجموعه‌س.
با این‌که اخیرا خیلی کمتر کلاس درس می‌دم که بتونم روی تولید محتوا متمرکز باشم، هنوز هم هر دو ماه یک کلاس دارم. همیشه سعی می‌کنم کلاس‌ها رو بهتر از قبل اجرا کنم و یکی از مسایلی که به تازگی حل کردم، سوال و جواب‌های کلاسی بوده.
مشکلی که وجود داره اینه که وقتی سوالی در مورد محتوا می‌پرسم، اگه اون رو از همه بپرسم، معمولا دو سه نفر آدم خیلی فعال تو کلاس هستن که به همه سوال‌ها جواب می‌دن و نوبت به بقیه نمی‌رسه. اگر هم سوال رو از فرد خاصی بپرسم، ممکنه اون فرد حس خوبی پیدا نکنه. بنا بر این تعامل تو کلاس کاملا مناسب نخواهد بود.
به همین خاطر به تازگی برنامه جدیدی گذاشتم: سوال‌ها رو تو یه نرم‌افزار آنلاین آماده می‌کنم و هر موقع که فعالش کنم، شرکت کننده‌ها می‌تونن با موبایل‌هاشون به سوال جواب بدن. وقتی همه جواب بدن، نتیجه رو روی پرده می‌بینیم و درباره‌ش صحبت می‌کنیم.
این روش خیلی خوب جواب داده و به همه کسایی که دوره تدریس می‌کنن هم پیشنهادش می‌دم. ولی در این بین نکته خیلی جالبی هم وجود داره: این‌که به وضوح میشه تاثیر خرد جمعی رو دید.
البته «خرد جمعی» عبارتیه که تو فارسی استفاده میشه و تحقیق کاملی نکردم که دقیقا به چه معنی به کار رفته. من اون رو به عنوان معادل Wisdom of the Crowd به کار می‌برم که یه مفهوم کمابیش علمیه.
یه سوال رایج اینه که وقتی چند شرکت تو یه پروژه مشغول به کار هستن ساختار تیمی که تو پرینس۲ توضیح داده شده چطور شکل می‌گیره. برای جواب به این سوال از روش جدیدی …
پیش‌نویس پم‌باک ۶ آماده شده و در آینده نزدیک نهایی و منتشر میشه. تغییرهای این نسخه نسبتا از نسخه قبل کمتر بود و صادقانه بگم، به اندازه دفعه قبل هیجان‌انگیز هم نبود. مهم‌ترین اتفاقی که از نظر من تو نسخه قبل افتاد این بود که وجود برنامه‌های مدیریتی تو هر حوزه کاملا شفاف شد. با این حال مثلا یکی از پیشنهادهای اولیه من برای این نسخه که متاسفانه تایید نشد شفافیت بیشتر این مفهوم بود. ماجرایی که وجود داره اینه که الان دو نوع برنامه مدیریتی تو پم‌باک وجود داره، چیزی که من بهش می‌گم برنامه مدیریتی ناب، مثل برنامه مدیریت زمانبندی، که فقط شیوه مدیریت زمانبندی رو توضیح می‌ده و نوع دوم برنامه‌های مدیریتی غیر ناب که علاوه بر قواعد بازی، بخشی از برنامه‌ریزی عملیاتی هم باهاشون مخلوط شده، مثل برنامه مدیریت ارتباطات. پیشنهاد من این بود که همه برنامه‌ها ناب بشن و عناصر و فرآیندهای دیگه‌ای برای برنامه‌های عملیاتی در نظر گرفته بشه. با این کار هم استاندارد سازمان‌یافته‌تر و مرتب‌تر میشه و هم جایگاه و اهمیت هر عنصر بهتر از قبل مشخص میشه.
حالا بریم سراغ بررسی تغییرهای نسخه جدید.
تفکیک استاندارد به دو کتاب
این ماجرا هنوز قطعی نشده، ولی طبق چیزی که یکی از اعضای کمیته به من گفت، احتمال داره که پم‌باک به دو بخش تقسیم و در قالب دو کتاب جداگانه منتشر بشه:
تقریبا ۴ ماه پیش تمرین ویژه‌ای برای کسایی که اون زمان دوره آشنایی با مفهوم چابکی در پروژه رو تموم کرده بودن فرستاده شد و ازشون خواسته شد که جواب‌هاشون رو ارسال کنن. سوال این بود:
آبراهام لینکلن یه جمله داره که خیلی ازش خوشم میاد و خیلی قدیم هم تو سایت نوشته بودمش. می‌گه: اگه به من ۶ ساعت وقت بدین که درختی رو قطع کنم، چهار ساعت اولش رو صرف تیز کردن تبرم می‌کنم.
این حرف برای کسایی مثل ما که تو پروژه‌ها کار می‌کنن یادآور اهمیت برنامه‌ریزیه. این‌که اول درست و کامل برنامه‌ریزی کنیم و بعد بریم سراغ اجرا، نه این‌که بریم جلو ببینیم چی میشه. حالا نکته‌ای که هست اینه که این توصیه به نظر با رویکرد چابک متضاد میاد؛ تو پروژه‌های چابک برنامه‌ریزی اولیه به این شکل نمی‌کنیم. یعنی اگه فرض کنیم می‌خوایم تو ۶ ساعت یه درخت رو قطع کنیم، فقط دو دقیقه اول رو صرف تیز کردن تبرمون می‌کنیم.
نظرتون در مورد این تضاد چیه؟
جواب‌ها تو یه فرم گوگل دریافت می‌شدن که هم کار برای من راحت بشه و هم برای کسایی که جواب می‌دن. این همون روش مناسب پرسشنامه فرستادنه که قبلا هم توضیح داده بودم.
تو فرم سه سوال وجود داشت…
سوال ۱: کلا چقدر با حرف لینکلن موافقین؟
جواب‌هایی که تو فرم‌های گوگل وارد می‌شن تو یه فایل spreadsheet (مشابه فایل‌های اکسل) ذخیره می‌شن. تو همون فایل به سادگی میشه با دو کلیک نمودار هیستوگرام جواب‌ها رو …
GAO (سازمان مسئول بازرسی تو دولت فدرال آمریکا) به تازگی کتاب راهنمایی در مورد ارزیابی برنامه‌های زمانبندی منتشر کرده که به نظرم مطالعه‌ش می‌تونه براتون مفید باشه.
یه دوره ایمیلی جدید منتشر کردیم در مورد مدیریت ریسک پروژه، که مثل دوره مفهوم چابکی مبتنی بر ایمیله. هر روز یه درس کوتاه و ساده براتون ایمیل میشه و بعد از ۶ هفته آشنایی کافی با مدیریت ریسک پیدا می‌کنین.
این دوره اولین محصولیه که در همکاری مشترک جامعه مهندسان مشاور ایران و شرکت ما، یعنی Management Plaza تهیه شده و قراره که در آینده نزدیک دوره‌های مقدماتی و جامع متعددی تو این طرح تدوین بشه.
یه دوره ایمیلی جدید منتشر کردیم در مورد مدیریت ریسک پروژه، که مثل دوره مفهوم چابکی مبتنی بر ایمیله. هر روز یه درس کوتاه و ساده براتون ایمیل میشه و بعد از ۶ هفته آشنایی کافی با مدیریت ریسک پیدا می‌کنین.
متاسفانه دوره فعلا به خاطر مشکل‌های فنی ارائه نمی‌شه.
یکی از بهترین انجمن‌های آنلاین برای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه سایت Planning Planet هست. چند سال پیش طرحی با پشتیبانی این سایت راه‌اندازی شد که مجموعه‌ای از استانداردها برای برنامه‌ریزی پروژه تهیه کنه. تفاوت اصلی این استاندارد با نمونه‌های دیگه‌ای که می‌شناسین، مثل پم‌باک و پرینس۲، اینه که بر خلاف بستر کلان مدیریت پروژه، روی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه متمرکزه؛ یعنی همون چیزهایی که اکثر شماها باهاش سر و کار دارین.
تیم مرکزی استاندارد لطف داشت و نظر من رو هم در خلال کار جویا شد و باعث خوشوقتیه که خیلی از پیشنهادهام، که عموما برای مطابقت بیشتر استاندارد با نیازهای روزمره متخصصان برنامه‌ریزی بود، تو پیش‌نویس اعمال شده.
در هر حال، پیش‌نویس استاندارد الان در دسترسه و می‌تونین تو این آدرس به رایگان مطالعه‌ش کنین. فکر می‌کنم برای دسترسی به مطالب باید اول عضو انجمن بشین، که اون هم رایگان و ساده‌س.
چند روز پیش قرار بود جایی درباره بهبود سیستم‌های مدیریت پروژه صحبت کنم که یه دفعه‌ای مثالی به ذهنم رسید و براشون تعریف کردم. یادم نمیاد این داستان رو کجا شنیده بودم، یا حتی این‌که جک بوده یا یه داستان برای رسوندن مفهوم مشابه؛ ولی به هر حال اینطوریه:
یه بیمار روانی ادعا می‌کرده که حالش خوب شده و می‌تونه از بیمارستان مرخص بشه. پزشک‌ها صحت این ادعا رو اینطوری آزمایش می‌کنن: بیمار رو می‌برن تو یه اتاق که وانی پر از آب توش بوده. به بیمار یه چنگال، یه قاشق و یه سطل می‌دن و می‌گن آب وان رو خالی کن.
شما باشین چیکار می‌کنین؟
اون بیمار چنگال، قاشق و سطل رو می‌ندازه کنار و می‌ره درپوش دریچه وان رو برمی‌داره. تو چند ثانیه آب وان خالی میشه.
گزینه‌ها
یه مشکل بزرگ تو تصمیم‌گیری‌هامون، چه مربوط به پروژه باشه و چه مربوط به زندگی شخصی، اینه که بی‌دلیل گزینه‌های خودمون رو محدود می‌کنیم. درسته که یه چنگال و یه قاشق و یه سطل آب بهمون دادن و می‌تونیم یکیشون رو که از همه بهتره انتخاب کنیم، ولی همیشه جا داره به این فکر کنیم که گزینه‌های دیگه‌ای هم وجود داره یا نه.
خیلی از شرکت‌هایی که برای بهبود سیستم‌هاشون به من مراجعه می‌کنن از این گلایه می‌کنن که سیستم مدیریت پروژه‌شون کارآمد نیست و مشکل‌های خیلی زیادی تو تخصیص نیرو و تکمیل به موقع پروژه‌ها دارن. وقتی وضعیت رو از نزدیک می‌بینم، متوجه می‌شم که یه شرکت …
پروژه تدوین نسخه جدید PRINCE2 از حدودا سه هفته دیگه با جلسه‌ای در لندن رسما شروع میشه. نسخه قبلی سال ۲۰۰۹ منتشر شده بود و به این ترتیب اگه حدودا یک سال برای پروژه در نظر بگیریم، ۷ سال بین دو نسخه فاصله می‌افته. مدت کم نیست و قطعا انتظارها به همون تناسب بالا می‌ره.
برای تیم این پروژه از من هم دعوت شده، که خیلی باعث خوشوقتیه. البته متاسفانه با خیلی از مواردی که تو mandate (جرقه پروژه) ذکر شده مخالفم و امیدوارم بر خلاف پروژه تدوین PRINCE2 Agile بتونم نظرهام رو به تایید گروه برسونم.
در هر حال، اعضا علاوه بر نظر کارشناسی خودشون قراره گزیده‌ای از نظرهای دست‌اندرکاران محدوده جغرافیاییشون رو هم منعکس کنن. من قصد دارم علاوه بر دیدگاه‌های متخصص‌های بلژیکی که قراره به اونجا ببرم، دیدگاه‌های ایرانی‌ها رو هم ببرم. البته دومی قاعدتا تو برنامه نیست، ولی فکر می‌کنم جای مطرح کردنش وجود داشته باشه. در نتیجه اگه با پرینس۲ آشنایی کامل دارین و خصوصا اگه ازش تو پروژه‌هاتون استفاده کردین و نظر خاصی دارین که می‌خواین منعکس بشه به من ایمیل بزنین.
وقتی لیستی از کارها داریم که پیش‌نیازی چندانی ندارن، انتخاب ترتیب مناسب خیلی مهمه. حالا این‌که ترتیب مناسب چیه بحث داره. مثلا یه پیشنهاد که تو کتاب پرفروش و عامه‌پسند «قورباغه را قورت بده» هست اینه که سخت‌ترین کار رو اول انجام بده که خیالت راحت بشه و بعد بری سراغ بقیه چیزها.
من با این توصیه موافق نیستم. حالا می‌خوام چراییش رو توضیح بدم.
جنبه منطقی
دلیل اول اینه که ترتیب مناسب تو شرایط ایده‌آل اینه که به ترتیب ارزش کارها رو انجام بدیم؛ هرچی کاری با ارزش‌تره زودتر انجام بشه. دلیلش هم اینه که خیلی از کارها رو وقت نمی‌کنیم به موقع انجام بدیم و قطعا تو این شرایط بهتره که کارهای کم‌ارزش‌تر به آینده موکول بشن (قانون ۲۰/۸۰ هم که یادتون هست). توجه هم داشته باشین که فوریت و ضرورت کارها، در صورتی که واقعی باشن، تو «ارزش» کار منعکس می‌شن و اگه ارزش رو درست در نظر گرفته باشیم دیگه نیازی نیست که در کنارش عامل دیگه‌ای هم بذاریم.
«ارزش» هر چیز میشه منافعی که ازش حاصل میشه، تقسیم بر هزینه‌ای که انجامش داره. هزینه خیلی وقت‌ها ممکنه صرفا تبدیل بشه به زمانی که برای کارها می‌ذاریم. هرچقدر که کاری ساده‌تر باشه، عملا سریع‌تر (کم‌هزینه‌تر) انجام میشه و احتمالا ارزشش می‌ره بالاتر. به عبارت دقیق‌تر، اگه دو کار داشته باشیم با منافع یکسان، اونی که ساده‌تره «ارزش» بالاتری داره. در نتیجه تو این حالت باید کار …
یکی از کارهایی که قدیم تو پروژه‌هامون با علاقه زیاد انجام می‌دادم عکاسی بود. در کنار عکس‌های معمولی که از روند کار می‌گرفتم، نقطه‌هایی رو هم در خارج محیط پروژه در نظر می‌گرفتم که می‌دونستم تا پایان کار دید خوبی به محصول دارن و مثلا ماهی یه بار از همون نقطه ثابت و با زاویه مشابه عکسی می‌گرفتم. در کنار این‌که چنین چیزی می‌تونه روند پیشرفت رو به شکل جالبی نشون بده، همیشه دلم می‌خواست بتونم با کنار هم گذاشتنشون یه جور فیلم هم درست بکنم که توش محصول پروژه تو کمتر از یک دقیقه از روز اول تا آخر نشون داده بشه و بشه کامل شدنش رو دید. خوب، این ایده زیاد عملی نشد، چون لازمه‌ش اینه که زاویه عکس‌ها دقیقا مثل هم باشه و این در عمل خیلی سخته.
به هر حال، یکی دیگه از کارها این بود که یه نقطه نسبتا بلند پیدا کنم و از اون‌ها عکس‌هایی بگیرم که به همه کارگاه مسلط باشه. این کار خیلی سخت بود، ولی وقت‌هایی که موفق می‌شدم نتیجه واقعا عالی می‌شد.
الان که droneها رایج شدن، اولین چیزی که همیشه به ذهنم می‌رسه اینه که داشتن این‌ها چقدر برای تهیه عکس و فیلم از پروژه‌ها عالیه.
اگه یکی از این موجودات کوچیک داشته باشین راحت می‌تونین چند وقت یه بار بالای کارگاه پروازش بدین و باهاش از وضعیت فیلم و عکس بگیرین. حتی تو مراحل نهایی که پیشرفت بیشتر شده باشه می‌تونین باهاش به فضاهای داخلی هم برین.