پروفایل برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
نادر خرمی راد

ده سال فعالیت در حوزه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه

رسیدنم به مرز 10 سال سابقه کار در برنامه‌ریزی و کنترل پروژه رویدادیه که خیلی توجهم رو جلب کرده. البته واقعیت اینه که سه-چهار ماهی تا اون زمان باقی مونده، ولی به هر حال دیشب برای بدرقه مسافری به فرودگاه امام، که اولین تجربه کاریم بود،‌ رفتم. 12 سال پیش، هر روز این مسیرِ طولانی رو می‌رفتم و برمی‌گشتم، و الان به عنوان یه استفاده کننده معمولی می‌رم اونجا. یادِ همکارام افتادم، یاد مدیر پروژه بیچارمون که کمی مونده به کارگاه تو جاده تصادف کرد و مرد، یاد این‌که با ماشین تو باندهای فرودگاه رانندگی می‌کردیم و با خودم فکر می‌کردم که یه زمانی به جای ماشین‌های ما هواپیماهای گنده اینجا رفت و آمد می‌کنن و الان همچین موقعیه… یاد خیلی چیزها افتادم.

نکته مهم اینه که از زمینه کاریم خیلی راضیم؛ برام لذت‌بخشه. به راحتی ادعا می‌کنم که در هیچ حوزه کاری دیگه‌ای نمی‌تونستم به این اندازه خوشحال و سعادت‌مند باشم. این جهت‌گیری هم مثل خیلی دیگه از اتفاقاتی که تو زندگیمون میفته اتفاقی بود؛ یه موقعیت کاری تو فرودگاه برام پیش اومد و من هم استقبال کردم. این موضوع کاری، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بود، که هیچی دربارش نمی‌دونستم. من رو می‌خواستن چون می‌دونستن که تو کارهای نرم‌افزاری می‌تونم بهشون کمک‌های زیادی بکنم. تو هفته‌ای که تا شروع کارم باقی مونده بود هرچی کتاب در این زمینه‌ها وجود داشت رو خوندم و کارم رو شروع …

محاسبه پایان پروژه (2)

تو مطلب محاسبه پایان پروژه شماره 1 توضیح دادم که چطوری می‌شه تاخیر کلاسیک رو به دست آورد. این محاسبات در اکثر نرم‌افزارها وجود دارد و کاملا هم جا افتاده هستن. با این حال تعبیر خاصی دارن که ممکنه برای ما کافی نباشه.

شاید بخوایم بدونیم که اگه پیمانکار با سرعتی کمابیش مشابه سرعتی که از ابتدای پروژه تا الان داشته کارش رو پیش ببره در چه زمانی پروژه رو تموم می‌کنه.

برای این کار می‌تونیم از شیوه محاسبه ES (مخفف Earned Schedule) استفاده کنیم. الان یه تعداد روزی از آغاز پروژه گذشته (مثلا 140 روز) و پیشرفت واقعی پروژه هم مقداری داره (مثلا 30٪). الان باید برین بگردین و ببینین که پیشرفت برنامه‌ریزی شده در چه تاریخی با پیشرفت واقعی کنونی برابر بوده (مثلا روز 100ام). حالا تعداد روز برنامه‌ریزی رو بر تعداد روز واقعی تقسیم کنین تا شاخصی که SPIt نامیده می‌شه رو به دست بیارین. تو عددهایی که تو این مثال گذشتم مقدار SPIt می‌شه حدود 71٪. معنیش اینه که ما عملا داریم با سرعتی معادل 71٪ سرعت برنامه‌ریزی شده پیش می‌ریم. خوب، حالا مدت زمان اولیه پروژه چقدر بوده؟ مثلا 500 روز؟ اون رو بر SPIt تقسیم کنین تا مدت زمان تخمینی پایان پروژه به دست بیاد. تو این مثال می‌شه 704 روز.

پس تو این مثال اگه پروژه با سرعتی کمابیش مشابه سرعت کنونی پیش بره، احتمالا حدود 200 روز بعد از پایان برنامه‌ریزی شده تموم می‌شه.

محاسبه پایان پروژه (1)

وقتی برنامه رو بعد از وارد کردن اطلاعات واقعی Reschdule کنین، زمان‌بندی جدیدی به دست میارین. این زمان‌بندی وضعیت پروژه رو در شرایط وارد شده نشون می‌ده. یکی از چیزهایی که معلوم می‌شه، تاریخ پایان پروژه‌س که از فیلد Finish خلاصه فعالیت پروژه خونده می‌شه. این تاریخ احتمالا با تاریخ قبل فرق می‌کنه. اگه خط‌مبنا (baseline) ذخیره کرده باشین، می‌تونین این تفاوت رو در فیلد Finish Variance بخونین. مثلا این فید می‌گه که پایان پروژه 30 روز به تاخیر افتاده.

حالا این مقدار تاخیر و این تاریخ پایان جدید چیه؟

اگه پیمانکار ادامه کارش رو از همین لحظه تا پایان کاملِ پروژه با توانی دقیقا برابر با مقدار برنامه‌ریزی شده انجام بده، پروژه در اون تاریخ و با اون مقدار تاخیر تموم می‌شه؛ معنیش اینه.

پس همین‌طوری که دیدین این مقدار کمابیش خوشبینانه‌س و باید همیشه با توجه داشتن به تعبیرش اون رو معنی کرد.

چاپ کتاب راهنمای فرمول‌نویسی در اکسل

کتاب راهنمای مقدماتی فرمول‌نویسی در اکسل چاپ شد. این کتاب رو خیلی ساده نوشتم و سعی کردم حجمش کم باشه تا کسایی که می‌خوان خیلی سریع و راحت در حدی قابل قبول فرمول‌نویسی رو یاد بگیرن بدون ترس و لرز برن طرفش. کلا فکر می‌کنم تو هدفم موفق بودم.

پینوشت: ظاهرا کتاب پریماورا 6 هم چاپ شده، فقط چند روز بیشتر از این ماجرا نمی‌گذره و علاوه بر این‌که توزیعش هنوز کامل نشده، اطلاعات دقیقش رو هم ندارم که بنویسم. با این حال حداکثر تا یه هفته دیگه باید بتونین به راحتی بخرینش.

معماهای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه

الان که حموم بودم یه دفعه تصمیم گرفتم یه مجموعه مطلب با این عنوانی که می‌بینین شروع کنم. خیلی وقتا تو کارمون به مسایل عجیبی بر می‌خوریم که باید دنبال دلیل و توجیه‌شون بگردیم و این کار شبیهِ حل معماست. بعضی از معماهایی که باهاشون برخورد کردم و می‌کنم رو براتون می‌نویسم.

فرض کنین پیشرفت واقعی و برنامه‌ریزی شده پروژه هر دو در ابتدای سال 50٪‌ بوده. قراره پروژه پایان سال تموم بشه و تا الان که تقریبا نصف سال گذشته، همیشه حساب کتاب کردیم و گزارش کردیم که پیمانکار بین یک سوم تا یک چهارم مقدارهای برنامه‌ریزی شده دوره‌ایش رو انجام داده. الان پیشرفت برنامه‌ریزی شده 90٪ و واقعی 70٪ هست. به نظرتون عجیب نیست؟

تو این مدت قرار بوده پیمانکار کلا 40٪ پیشرفت کنه، در حالی که 20٪‌ پیشرفت کرده؛ یعنی نصف کارهای برنامه‌ریزی شده‌ش رو انجام داده. ولی ما تو این مدت هر هفته داشتیم گزارش می‌کردیم که بین یک سوم تا یک چهارم برنامه‌ریزی محقق شده؛ ماجرا چیه؟ حساب‌هامون اشتباه بوده؟

خوب، نظرتون چیه؟

جوابی به نظرتون می‌رسه؟

این مسئله طبیعیه و هیچ مشکلی نداره. برای این‌که کارکرد همیشه به نوعی تابع یه جور S هست؛ این مسئله یه اجباره، چون هرچی به پایان کار نزدیک‌تر بشیم جبهه‌های کاری کمتر می‌شن و نمی‌شه به اندازه اواسط کار پیشرفت کرد. به همین خاطره که کم کم شیب (سرعت کار)‌ کم می‌شه و قسمت انتهایی S رو می‌سازه.

وقتی …

سندروم دانش‌آموز

یه ماجرایی هست که بهش می‌گن سندروم دانش‌آموز و از مبانی تئوریک سیستم زنجیره بحرانیه (با روش مسیر بحرانی یا CPM فرق داره).

سندروم دانش آموز می‌گه که فرقی نمی‌کنه چقدر به یه دانش آموز وقت بدی، به هر حال کارش رو آخر وقت انجام می‌ده و هرچی به فرجه نزدیک‌تر می‌شه کارش فشرده‌تر می‌شه، در نهایت معمولا یه کمی هم دیرتر تحویل می‌ده. این تاخیر در تحویل با افزایش زمان حل نمی‌شه، چون مشکل سندروم دانش آموزه، نه کمبود وقت.

تو سیستم زنجیره بحرانی سعی می‌کنن مشکلات ناشی از سندروم دانش آموز رو حداقل کنن. اونجا با برنامه‌هایی سر و کار داریم که همه فعالیت‌هاش بحرانی‌ان و مدت زمان پروژه تقریبا نصف مقداریه که تو برنامه‌های معمولی به دست میاد. در عوض نصف باقی‌مونده زمان به صورت بافر تو برنامه درج می‌شه و این‌که پیمانکار در هر زمان چقدر از بافرش رو مصرف کرده باشه معیار مطابقت اون با برنامه‌س، یعنی عملا تنها سیستمیه که وابسته به ضرایب وزنی نیست.

حالا همه این‌ها رو گفتم که یه نمونه‌ای از سندروم دانش‌آموز رو بگم. همکارای ما تو سیستم پیمانکار قراره مجموعه کارهایی رو انجام بدن و هر هفته سه‌شنبه‌ها راس ساعت 2 بیان دفتر ما تا همراه با ارائه اون‌ها جلسه‌ای هم داشته باشیم. همیشه بین 20 دقیقه تا نیم ساعت تاخیر داشتن. دو هفته پیش پیمانکار و مشاور به من اصرار کردن که جلسه رو بذاریم ساعت 3 تا این مشکل حل شه. حدس …

ترسیم نمودارهای ترکیبی در اکسل

یه قابلیت خوبِ اکسل اینه که می‌شه توش نمودارهایی ترسیم کرد که ترکیبی از چند نوع نمودار مختلفه. مثلا فرض کنین می‌خوایم پیشرفت‌های برنامه‌ریزی شده تجمعی و دوره‌ای رو تو یه نمودار نشون بدیم. بهتره که مقادیر تجمعی با نمودار خطی و مقادیر دوره‌ای با نمودار میله‌ای ترسیم بشن. بنا بر این باید یه نمودار ترکیبی بسازیم.

جدول زیر اطلاعات خام رو نشون می‌ده:

comb

حالا باهاش یه نمودار از نوع میله‌ای یا خطی می‌کشیم:

comb

خوب، الان مقدارهای تجمعی با نوعِ نمودار مناسب نمایش داده شدن. روی خط مقدارهای دوره‌ای کلیک کنین تا انتخاب بشن؛ می‌دونین که وقتی انتخاب شده باشد با گیره‌های کوچکی که دور همه نودها نمایش داده می‌شن می‌شه شناختشون. بعد از اون از تب Design اکسل 2007 روی Change Chart Type کلیک کنید. با این کار یه کادر محاوره باز می‌شه و انواع نمودار رو نشون می‌ده؛ یکی از نمودارهای میله‌ای مناسب رو انتخاب کنین و کادر محاوره رو تایید کنین تا ازش خارج بشین. در نظر داشته باشین که هر نموداری رو نمیشه با نمودار دیگه ترکیب کرد؛ مثلا نمی‌تونین یه نمودار دو بعدی و یه نمودار سه‌بعدی رو ترکیب کنین. شکل زیر نتیجه فعلی رو نشوه می‌ده:

comb

خوب، نمودار ترکیبی ساخته شد. ولی کارمون تموم نشده؛ باید اون رو بهتر کنیم. چه چیزهایی برای بهتر کردنش به نظرتون می‌رسه؟ پیش از هر چیز یه سری کارهایی که تو مطالب مجموعه “نمایش اطلاعات” نوشتم رو …