مهم‌ترین نکته تو مدیریت پروژه اینه که چطوری منابعِ محدودِ پروژه رو به فعالیت‌های مختلف اختصاص بدیم. راهی که اکثر مدیران در پیش می‌گیرن، چندفعالیته کردن منابعه (multi-tasking) که تقریبا معادل می‌شه با fast tracking. آدما تو کارهای شخصیشون هم همین کار رو می‌کنن. چون باید پنج‌تا کار مختلف رو انجام بدن، یه کم از اولی انجام می‌دن، بعد ولش می‌کنن و میرن یه کم رو دومی کار می‌کنن، بعد برمیگردن سر اولی، میرن سراغ پنجمی، …
درست و غلطش رو نمی‌دونم، ولی بچه که بودم تو مجله دانشمند خونده بودم که درصد به نسبت بالایی از سوخت هواپیما صرف بلند شدنش از زمین می‌شه.
شروع کردن کار منبع زیاد مصرف می‌کنه. وقتی فعالیتی رو دایما متوقف می‌کنیم و دوباره شروع می‌کنیم، برای هر بار شروعش ضرر می‌کنیم. پس چرا وقتی می‌تونیم کاری رو تموم کنیم و بعد بریم سراغ کار بعدی، اون‌ها رو با هم مخلوط کنیم؟ سردرگمی و تنش و اشتباه‌کاری رو هم به دلایل اضافه کنین.
چیزایی که گفتم هم به کارهای پروژه مربوط می‌شه و هم به کارهای شخصی. خودم از وقتی یادمه این مسئله رو تو کارهای شخصیم رعایت کردم. کوانتوم زمان برای من نصف روزه (صبح تا موقع ناهار و بعد از ناهار تا عصر)؛ هر کاری رو که شروع می‌کنم اگه تموم نشده باشه تو کمتر از یه نصف روز نمی‌ذارمش کنار.
روش مدیریت زنجیره بحرانی خیلی خوب روی این مسئله تاکید می‌کنه. عملا دشمن multi-tasking …
توصیه اینه که تعداد فعالیت‌های برنامه رو الکی زیاد نکنین و تاجایی که به برنامه‌ریزی (تعیین روابط) و کنترل (تعیین پیشرفت‌ها) صدمه نمی‌زنه، اون رو کم کنین.
واقعیت اینه که اگه برنامه‌تون رو کسی ارزیابی می‌کنه که کارشناس برنامه‌ریزی و کنترل پروژه نیست، کم بودن تعداد فعالیت‌ها رو به ضعیف بودن برنامه تعبیر می‌کنه.
نتیجه اینه که تو تنظیم ساختار شکست کار و تعداد فعالیت‌ها باید به فرهنگ سازمانی هم توجه کنین؛ باید بدونین جایی که برنامتون رو ارزیابی می‌کنه از چه کارشناسایی استفاده می‌کنه و در چه سطحی هستن؛ اگه مهارتشون تو این حوزه به اندازه کافی بالا نبود، خودتون رو مجاز بدونین که تعداد فعالیت‌هاتون رو الکی زیاد کنین!
یه بار رو همین حساب برنامه‌ای که در حالت مناسبش حدود 500 فعالیت می‌شد رو با 17000 فعالیت تحویل دادم! و باورتون نمی‌شد که ارزیابان گرامی تا چه حد خوشحال شده بودن که شرکت ما تا این اندازه به برنامه‌ریزی و کنترل پروژه اهمیت می‌ده. ولی اگه جایی برای من اون برنامه 17000 آیتمی رو برای کنترل بفرسته، بر می‌گردونمش و می‌گم تعداد فعالیت‌ها رو تا حد مناسبی کم کنن.
آموزش و پرورش تصمیم گرفته که کار تهیه کتاب‌های درسیش رو برون‌سپاری کنه. این کار رو از چند وقت پیش شروع کردن و اگه وبلاگم رو دنبال کرده باشین تا حدی ازش اطلاع دارین.
من کارم رو با کتاب مبانی رایانه شروع کردم که برای فنی و حرفه‌ای بود. این کتاب هنوز تکلیفش مشخص نیست که تایید شده یا رد شده. بعد از اون یه کتاب درباره اکسل یا به قول خودشون صفحه گسترده نوشتم که تایید شد و چاپ شد و الان دست دانش‌آموزاس. کتاب دوم برای کار دانش بود.
چند وقت پیش چنتا مراسم گرفتن و از مولف‌های کتاب‌های درسی تقدیر کردن؛ حسابی هم خجالت دادن آدمو. این تصویر تقدیرنامه‌هاس:
یه عنصر مهم که باید تو گزارش‌ها ارائه کنیم، مقدار تاخیر پروژه و اجزای اصلی اونه. بهتره تاخیر رو بر حسب روز بگیم.
اگه برنامه جبرانی تصویب شده باشه، عملا تاخیرها در زمان تصویب برنامه جبرانی صفر می‌شن. به همین خاطر بهتره که همیشه مشخص کنیم که تاخیرهای گزارش شده از چه تاریخی به بعد هستن. مثلا بگیم که در مدت 85 روز، 14 روز تاخیر به وجود اومده، و حتی می‌تونیم بگیم که این مقدار معادل چند درصد اون زمانه، ولی اگه این کار رو بکنیم مقدار اطلاعاتِ گزارش زیاد می‌شن و این هم خودش نکته منفی‌ایه.
برای هر گزارش باید یه برگ راهنما هم تهیه کنین و اون رو در ابتدای انتشار مجموعه گزارش‌ها ارائه کنین. نیازی نیست که راهنما رو داخل خود گزارش بذارین یا هر دفعه ارائه کنین، فقط کاری کنین که مطمئن باشین همه بهش دسترسی دارن.
باید مفهوم و عملکرد تمام عناصر گزارش رو هم تو راهنما مشخص کنین. در مورد تاخیر می‌تونین همچنین چیزی بنویسین:
تاخیر: اگر ادامه کار با سرعتی معادلِ سرعت برنامه‌ریزی پیش برود (و نه سرعت کنونی)، پایان پروژه به اندازه‌ای که در کادر تاخیر مشخص شده است دیرتر از تاریخ برنامه‌ریزی شده پایان خواهد یافت.
خیلی‌ها فکر می‌کنن که تاخیر به این معنیه که اگه پیمانکار با روند کنونی کارش رو ادامه بده به اون اندازه دیرتر تموم می‌کنه، که خیلی اشتباهه.
یکی از بزرگ‌ترین محصول‌های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، ارائه گزارش‌های وضعیت یا به عبارت دیگه گزارش‌های پیشرفته. این گزارش‌ها باید به بهترین شکلِ ممکن وضعیت پروژه رو نشون بدن تا انواع مدیران بتونن بر اساس این اطلاعات پروژه رو راهبری و مدیریت کنن.
تو یه سری مطلب که با این پست شروع شده، درباره عناصر مفیدی که می‌تونن تو گزارش‌هامون باشن صحبت کنم.
قبل از هر چیز هم باید توضیح بدم که وقتی درباره گزارش پیشرفت صحبت می‌کنم، به هیچ وجه یه گزارش 20 تا 50 صفحه به سبک رایج در نظرم نیست. گزارش پیشرفت از نظر من یک صفحه A4 هست، که معمولا سعی می‌کنم یک رو باشه و گاهی که مجبور باشم از دو طرفش استفاده می‌کنم. دلیلم هم اینه که هرچی گزارش خلاصه‌تر باشه، تاثیرگذاری بیشتری خواهد داشت. البته شکی نیست که از مطالبی که گفته می‌شه می‌تونیم برای اون گزارش‌های گنده هم استفاده کنیم.
خوب، تو این مطلب اول می‌خوام درباره یه چیز خیلی ساده صحبت کنم: تعداد روزهای باقی مونده.
داده ساده‌ایه، ولی خیلی دیدِ خوبی می‌ده. تو هر گزارشی باید مشخص کنیم که چقدر تا پایان برنامه‌ریزی شده پروژه وقت داریم. اگه بلوک‌ها یا فاز‌ها یا ناحیه‌های مختلفی داریم که جداگانه تو گزارش میان و نمی‌تونن از شناوری کل استفاده کنن و حتما باید در تاریخ‌های دیگه‌ای تموم بشن، باید مدت زمان باقیمونده اون‌ها رو هم گزارش کنیم.
ممکنه فرضتون این باشه که گزارشی که تهیه می‌کنین رنگی پرینت می‌شه و واقعا هم این‌طور باشه. ولی این واقعیت رو قبول کنین که از هر گزارشی که تهیه شده باشه نسخه‌های سیاه و سفیدی هم تولید می‌شه؛ مثلا ممکنه در آینده کسایی که به فایل دسترسی ندارن گزارش رو فتوکپی کنن، یا نسخه‌ای که برای کاری دم دستی لازم هست رو پرینت سیاه و سفید کنن تا صرفه جویی کنن.
پس حتی وقتی که گزارشی رو رنگی آماده می‌کنین، طوری طراحیش کنین که سیاه و سفیدش هم خوانا باشه. مهم‌ترین عنصر در این موارد رنگه. سیاه و سفید بعضی رنگ‌ها تمایز کافی ندارن و نباید از اون‌ها استفاده کنین. مثلا آبی و قرمز با این‌که وقتی رنگی هستن کاملا از هم متمایز می‌شن، وقتی سیاه و سفید بشن زیاد با هم فرق نمی‌کنن؛ این در حالیه که مثلا آبی و سبز چنین حالتی ندارن.
رسیدنم به مرز 10 سال سابقه کار در برنامه‌ریزی و کنترل پروژه رویدادیه که خیلی توجهم رو جلب کرده. البته واقعیت اینه که سه-چهار ماهی تا اون زمان باقی مونده، ولی به هر حال دیشب برای بدرقه مسافری به فرودگاه امام، که اولین تجربه کاریم بود، رفتم. 12 سال پیش، هر روز این مسیرِ طولانی رو می‌رفتم و برمی‌گشتم، و الان به عنوان یه استفاده کننده معمولی می‌رم اونجا. یادِ همکارام افتادم، یاد مدیر پروژه بیچارمون که کمی مونده به کارگاه تو جاده تصادف کرد و مرد، یاد این‌که با ماشین تو باندهای فرودگاه رانندگی می‌کردیم و با خودم فکر می‌کردم که یه زمانی به جای ماشین‌های ما هواپیماهای گنده اینجا رفت و آمد می‌کنن و الان همچین موقعیه… یاد خیلی چیزها افتادم.
نکته مهم اینه که از زمینه کاریم خیلی راضیم؛ برام لذت‌بخشه. به راحتی ادعا می‌کنم که در هیچ حوزه کاری دیگه‌ای نمی‌تونستم به این اندازه خوشحال و سعادت‌مند باشم. این جهت‌گیری هم مثل خیلی دیگه از اتفاقاتی که تو زندگیمون میفته اتفاقی بود؛ یه موقعیت کاری تو فرودگاه برام پیش اومد و من هم استقبال کردم. این موضوع کاری، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بود، که هیچی دربارش نمی‌دونستم. من رو می‌خواستن چون می‌دونستن که تو کارهای نرم‌افزاری می‌تونم بهشون کمک‌های زیادی بکنم. تو هفته‌ای که تا شروع کارم باقی مونده بود هرچی کتاب در این زمینه‌ها وجود داشت رو خوندم و کارم رو شروع …
