پروفایل برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
نادر خرمی راد

چاپ کتاب راهنمای فرمول‌نویسی در اکسل

کتاب راهنمای مقدماتی فرمول‌نویسی در اکسل چاپ شد. این کتاب رو خیلی ساده نوشتم و سعی کردم حجمش کم باشه تا کسایی که می‌خوان خیلی سریع و راحت در حدی قابل قبول فرمول‌نویسی رو یاد بگیرن بدون ترس و لرز برن طرفش. کلا فکر می‌کنم تو هدفم موفق بودم.

پینوشت: ظاهرا کتاب پریماورا 6 هم چاپ شده، فقط چند روز بیشتر از این ماجرا نمی‌گذره و علاوه بر این‌که توزیعش هنوز کامل نشده، اطلاعات دقیقش رو هم ندارم که بنویسم. با این حال حداکثر تا یه هفته دیگه باید بتونین به راحتی بخرینش.

معماهای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه

الان که حموم بودم یه دفعه تصمیم گرفتم یه مجموعه مطلب با این عنوانی که می‌بینین شروع کنم. خیلی وقتا تو کارمون به مسایل عجیبی بر می‌خوریم که باید دنبال دلیل و توجیه‌شون بگردیم و این کار شبیهِ حل معماست. بعضی از معماهایی که باهاشون برخورد کردم و می‌کنم رو براتون می‌نویسم.

فرض کنین پیشرفت واقعی و برنامه‌ریزی شده پروژه هر دو در ابتدای سال 50٪‌ بوده. قراره پروژه پایان سال تموم بشه و تا الان که تقریبا نصف سال گذشته، همیشه حساب کتاب کردیم و گزارش کردیم که پیمانکار بین یک سوم تا یک چهارم مقدارهای برنامه‌ریزی شده دوره‌ایش رو انجام داده. الان پیشرفت برنامه‌ریزی شده 90٪ و واقعی 70٪ هست. به نظرتون عجیب نیست؟

تو این مدت قرار بوده پیمانکار کلا 40٪ پیشرفت کنه، در حالی که 20٪‌ پیشرفت کرده؛ یعنی نصف کارهای برنامه‌ریزی شده‌ش رو انجام داده. ولی ما تو این مدت هر هفته داشتیم گزارش می‌کردیم که بین یک سوم تا یک چهارم برنامه‌ریزی محقق شده؛ ماجرا چیه؟ حساب‌هامون اشتباه بوده؟

خوب، نظرتون چیه؟

جوابی به نظرتون می‌رسه؟

این مسئله طبیعیه و هیچ مشکلی نداره. برای این‌که کارکرد همیشه به نوعی تابع یه جور S هست؛ این مسئله یه اجباره، چون هرچی به پایان کار نزدیک‌تر بشیم جبهه‌های کاری کمتر می‌شن و نمی‌شه به اندازه اواسط کار پیشرفت کرد. به همین خاطره که کم کم شیب (سرعت کار)‌ کم می‌شه و قسمت انتهایی S رو می‌سازه.

وقتی …

سندروم دانش‌آموز

یه ماجرایی هست که بهش می‌گن سندروم دانش‌آموز و از مبانی تئوریک سیستم زنجیره بحرانیه (با روش مسیر بحرانی یا CPM فرق داره).

سندروم دانش آموز می‌گه که فرقی نمی‌کنه چقدر به یه دانش آموز وقت بدی، به هر حال کارش رو آخر وقت انجام می‌ده و هرچی به فرجه نزدیک‌تر می‌شه کارش فشرده‌تر می‌شه، در نهایت معمولا یه کمی هم دیرتر تحویل می‌ده. این تاخیر در تحویل با افزایش زمان حل نمی‌شه، چون مشکل سندروم دانش آموزه، نه کمبود وقت.

تو سیستم زنجیره بحرانی سعی می‌کنن مشکلات ناشی از سندروم دانش آموز رو حداقل کنن. اونجا با برنامه‌هایی سر و کار داریم که همه فعالیت‌هاش بحرانی‌ان و مدت زمان پروژه تقریبا نصف مقداریه که تو برنامه‌های معمولی به دست میاد. در عوض نصف باقی‌مونده زمان به صورت بافر تو برنامه درج می‌شه و این‌که پیمانکار در هر زمان چقدر از بافرش رو مصرف کرده باشه معیار مطابقت اون با برنامه‌س، یعنی عملا تنها سیستمیه که وابسته به ضرایب وزنی نیست.

حالا همه این‌ها رو گفتم که یه نمونه‌ای از سندروم دانش‌آموز رو بگم. همکارای ما تو سیستم پیمانکار قراره مجموعه کارهایی رو انجام بدن و هر هفته سه‌شنبه‌ها راس ساعت 2 بیان دفتر ما تا همراه با ارائه اون‌ها جلسه‌ای هم داشته باشیم. همیشه بین 20 دقیقه تا نیم ساعت تاخیر داشتن. دو هفته پیش پیمانکار و مشاور به من اصرار کردن که جلسه رو بذاریم ساعت 3 تا این مشکل حل شه. حدس …

ترسیم نمودارهای ترکیبی در اکسل

یه قابلیت خوبِ اکسل اینه که می‌شه توش نمودارهایی ترسیم کرد که ترکیبی از چند نوع نمودار مختلفه. مثلا فرض کنین می‌خوایم پیشرفت‌های برنامه‌ریزی شده تجمعی و دوره‌ای رو تو یه نمودار نشون بدیم. بهتره که مقادیر تجمعی با نمودار خطی و مقادیر دوره‌ای با نمودار میله‌ای ترسیم بشن. بنا بر این باید یه نمودار ترکیبی بسازیم.

جدول زیر اطلاعات خام رو نشون می‌ده:

comb

حالا باهاش یه نمودار از نوع میله‌ای یا خطی می‌کشیم:

comb

خوب، الان مقدارهای تجمعی با نوعِ نمودار مناسب نمایش داده شدن. روی خط مقدارهای دوره‌ای کلیک کنین تا انتخاب بشن؛ می‌دونین که وقتی انتخاب شده باشد با گیره‌های کوچکی که دور همه نودها نمایش داده می‌شن می‌شه شناختشون. بعد از اون از تب Design اکسل 2007 روی Change Chart Type کلیک کنید. با این کار یه کادر محاوره باز می‌شه و انواع نمودار رو نشون می‌ده؛ یکی از نمودارهای میله‌ای مناسب رو انتخاب کنین و کادر محاوره رو تایید کنین تا ازش خارج بشین. در نظر داشته باشین که هر نموداری رو نمیشه با نمودار دیگه ترکیب کرد؛ مثلا نمی‌تونین یه نمودار دو بعدی و یه نمودار سه‌بعدی رو ترکیب کنین. شکل زیر نتیجه فعلی رو نشوه می‌ده:

comb

خوب، نمودار ترکیبی ساخته شد. ولی کارمون تموم نشده؛ باید اون رو بهتر کنیم. چه چیزهایی برای بهتر کردنش به نظرتون می‌رسه؟ پیش از هر چیز یه سری کارهایی که تو مطالب مجموعه “نمایش اطلاعات” نوشتم رو …

نمایش اطلاعات 8

بعضی وقتا تو نمودارها زیاد از حد اطلاعات ارائه می‌شه، مثل این نمودار:

r8

هدف از ارائه نمودار اینه که اطلاعات رو تصویری نمایش بدیم، اگه قرار باشه دوباره انبوهی از اطلاعات غیر تصویری رو بهش اضافه کنیم، ترکیب عجیبی به وجود میاد.

مشکل اول اینه که وقتی اطلاعات تصویری وجود داره، نیازی به اطلاعات انشایی و عددی نباید باشه. اگه قراره اطلاعات در حد چند رقم اعشار در اختیار بیننده قرار بگیره، احتمالا ارائه نمودار معنی نداره. ولی اکثر مواقع نیازی به این دقت نیست و دریافت ساده‌ای که از نمودار می‌شه کافیه.

اگه آدم مجبور باشه که اطلاعات عددی رو هم به نمودار اضافه کنه، باید تا جای ممکن صرفه‌جویی کنه. اطلاعات اضافه‌ای مثل Series Name و Category Name به هیچ وجه نباید تو نمودار باشه و Value هم اگه قراره باشه، باید با تعداد ارقام اعشار مناسب، اندازه کوچیک و کمرنگ‌تر درج بشه.

کمرنگ بودن اطلاعات اضافی اهمیت زیادی داره؛ اگه اعداد پررنگ باشن، زیاد از حد جلب توجه می‌کنن و تمرکز روی عناصر تصویری نمودار کم می‌شه.

r8

نمایش اطلاعات 7

نظرتون در مورد نمودار پایین چیه؟

r7

این نمودار مقادیر تجمعی بتن‌ریزی، آرماتوربندی و قالب‌بندی رو تو دوره‌های مختلف نشون می‌ده و متاسفانه امثال این نمودار رو زیاد می‌بینم. در مورد نسبت عددها سخت‌گیری نکنین، چون رندم مقدار گرفتن.

مشکل این نمودار اینه که سه ماهیت مختلف، با سه واحد متفاوت، در یک نمودار و با یک محور عمودی ترسیم شده. به عنوان مثال عدد 1000 در محور عمودی نمودار هم به معنی هزار کیلوگرم آرماتور، هم هزار متر مربع قالب‌بندی و هم هزار متر مکعب بتن‌ریزی به کار رفته.

این شیوه ارائه اطلاعات خیلی بده، چون وقتی چنین نموداری ارائه می‌شه، مخاطب ناخودآگاه مقایسه‌ای بین مقادیر سه خط انجام می‌ده، در حالی که این مقایسه در این شرایط کاملا بی‌معنیه. پایین‌تر بودن خط قالب‌بندی به معنی کار کمتر در حوزه قالب‌بندی نیست، چون قالب‌بندی نرم‌ها و واحدهای دیگه‌ای داره.

اگه قرار باشه سه ماهیت متفاوت رو در یک نمودار قرار بدیم، حتما باید واحدهاشون رو یکسان کنیم. چطوری می‌شه واحدهای این سه ماهیت رو یکسان کرد؟ ساده‌ترین راه اینه که تمام مقادیر رو بر برآورد کلیشون تقسیم کنیم و نشون بدیم که چه درصدی از کل بتن‌ریزی، کل آرماتوربندی و کل قالب‌بندی انجام شده. به این ترتیب همه مقادیر با واحد درصد هستن و نشون دادنشون تو یک نمودار منطقی‌تره.

حالا از همه این‌ها که بگذریم، چه دلیلی داره که همزمان هر سه مقدار رو نشون …

نمایش اطلاعات 6

فرض کنین می‌خوایم مقدار دوره‌ای بتن‌ریزی رو تو دوره‌های مختلف نشون بدیم. تو این مثال دوره‌ها رو با A، B، C و امثال اون‌ها نشون دادم. چنین نموداری رو گاهی اینطوری ترسیم می‌کنن:

r6

ولی چرا؟

انواع و اقسام نمودارها وجود داره و تقریبا می‌شه از هرکدوم برای نمایش هر اطلاعاتی استفاده کرد، ولی این به این معنی نیست که خودمون رو مجاز به این کار بدونیم؛ نوع نمودار با دو فاکتور مشخص می‌شه:

  1. نوع اطلاعاتی که قراره ارائه بشه
  2. تصویری که انتظار داریم با دیدن اون اطلاعات در ذهن مخاطب نقش ببنده

نمودارهای خطی نوعی پیوستگی رو به ذهن القا می‌کنن و در نتیجه برای ارائه اطلاعاتی مناسب هستن که جنبه تجمعی داشته باشن. مثلا اگه بخوایم مقدار تجمعی بتن‌ریزی رو نشون بدیم، احتمالا بهترین نمودار همون نمودار خطیه. ولی در مورد مقادیر دوره‌ای اینطور نیست؛ مقادیر دوره‌ای پیوستگی مقادیر تجمعی رو ندارن؛ مقادیر مستقلی هستن که کارکرد دوره‌های مختلف رو نشون می‌دن. با توجه به این مسایل، بهتره که برای این اطلاعات از نمودار میله‌ای استفاده بشه:

r6

این نمودار توزیع بتن‌ریزی دوره‌ها رو به خوبی نشون می‌ده و تصویر نادرستِ وجود “روند” و پیوستگی رو هم در ذهن مخاطب به وجود نمیاره.

گفتم که علاوه بر اطلاعات، ذهنیتی که قصد داریم به وجود بیاد هم اهمیت داره. مثلا فرض کنین می‌خوایم نشون بدیم که از بتن‌ریزی‌های این دوره‌ها، چه سهمی به هر دوره …