پروفایل برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
نادر خرمی راد

نمایش اطلاعات 6

فرض کنین می‌خوایم مقدار دوره‌ای بتن‌ریزی رو تو دوره‌های مختلف نشون بدیم. تو این مثال دوره‌ها رو با A، B، C و امثال اون‌ها نشون دادم. چنین نموداری رو گاهی اینطوری ترسیم می‌کنن:

r6

ولی چرا؟

انواع و اقسام نمودارها وجود داره و تقریبا می‌شه از هرکدوم برای نمایش هر اطلاعاتی استفاده کرد، ولی این به این معنی نیست که خودمون رو مجاز به این کار بدونیم؛ نوع نمودار با دو فاکتور مشخص می‌شه:

  1. نوع اطلاعاتی که قراره ارائه بشه
  2. تصویری که انتظار داریم با دیدن اون اطلاعات در ذهن مخاطب نقش ببنده

نمودارهای خطی نوعی پیوستگی رو به ذهن القا می‌کنن و در نتیجه برای ارائه اطلاعاتی مناسب هستن که جنبه تجمعی داشته باشن. مثلا اگه بخوایم مقدار تجمعی بتن‌ریزی رو نشون بدیم، احتمالا بهترین نمودار همون نمودار خطیه. ولی در مورد مقادیر دوره‌ای اینطور نیست؛ مقادیر دوره‌ای پیوستگی مقادیر تجمعی رو ندارن؛ مقادیر مستقلی هستن که کارکرد دوره‌های مختلف رو نشون می‌دن. با توجه به این مسایل، بهتره که برای این اطلاعات از نمودار میله‌ای استفاده بشه:

r6

این نمودار توزیع بتن‌ریزی دوره‌ها رو به خوبی نشون می‌ده و تصویر نادرستِ وجود “روند” و پیوستگی رو هم در ذهن مخاطب به وجود نمیاره.

گفتم که علاوه بر اطلاعات، ذهنیتی که قصد داریم به وجود بیاد هم اهمیت داره. مثلا فرض کنین می‌خوایم نشون بدیم که از بتن‌ریزی‌های این دوره‌ها، چه سهمی به هر …

نمایش اطلاعات 5

فرض کنین می‌خوایم اطلاعات پیشرفت دوره‌ای رو گزارش کنیم. من معمولا برای هر دوره سه عدد رو گزارش می‌کنم:

  1. حد اول برنامه‌ریزی، حدیه که اگه پیشرفت دوره‌ای واقعی به اون حد برسه، انحراف‌ها افزوده یا کاسته نمی‌شن.
  2. حد دوم برنامه‌ریزی، حدیه که اگه پیشرفت دوره‌ای واقعی به اون حد برسه، تمام انحراف‌های قبلی از بین می‌رن و واقعیت بر برنامه‌ریزی منطبق می‌شه.
  3. آخری هم که قطعا پیشرفت واقعیه.

پس برای هر دوره سه عدد داریم. نمودار ساده‌ای که به طور پیش‌فرض با اکسل ترسیم می‌شه اینه:

r5

این نمودار زیاد جالب نیست. میله‌ها خوانا نیستن و ماهیت خودشون رو به راحتی نشون نمی‌دن. من برای این کار این نوع نمودار رو ترجیح می‌دم:

r5

حدهای اول و دوم با میله‌های پهنی که پشت قرار گرفتن مشخص می‌شن و مقدار واقعی با میله باریک‌تری که جلو قرار گرفته. این نمودار امتیازهای مختلفی داره:

  1. میله‌های هر دوره کاملا در هم ادغام شدن و به طرز واضحی یک گروه رو تشکیل دادن.
  2. تفاوت مقدارهای برنامه‌ریزی شده و واقعی خیلی واضحه.
  3. رنگ‌ها با شهودِ مخاطب هماهنگ‌ترن. مقدار واقعی پررنگ‌ترین عنصره و برنامه‌ریزی‌ها کمرنگن.
  4. مقایسه خیلی بهتری بین برنامه‌ریزی و واقعی انجام می‌شه. وقتی میله‌های برنامه‌ریزی عقب‌تر و پهن‌تر باشن، خیلی خوب نشون می‌دن که حدودی برای واقعی هستن.
  5. این نمودار کمی کمتر از نمودار قبلی جا می‌گیره.

تو این نمودار راهنما رو حذف …

نمایش اطلاعات 4

فرض کنین تعدادی دوره داریم و برای هرکدوم مقدار پیشرفت دوره‌ای برنامه‌ریزی شده و واقعی. اگه نمودار اون‌ها رو تو اکسل رسم کنین، احتمالا نموداری شبیه شکل زیر دستتون رو می‌گیره:

r2

خیلی‌ها نمودار رو همین شکلی ارائه می‌کنن؛ ولی خیلی حیفه. اگه از من می‌شنوید، هیچوقت نمودارها رو با تنظیم‌های پیش‌فرض اکسل ارائه نکنین.

اولین مرحله اینه که نمودار رو کمی شهودی‌تر کنیم. رنگ‌ها و روشنایی‌ها هرکدوم معنایی دارن که باید از اون‌ها کمک بگیریم. چه دلیلی داره که مقدارهای واقعی قرمز و برنامه‌ریزی شده آبی باشن؟ من دوست دارم اطلاعاتی که ارائه می‌کنم سیاه و سفید باشن، رنگ‌ها رو میذارم برای روز مبادا. مقدارهای برنامه‌ریزی به انتظار ما و به نوعی به رویاهامون ربط دارن، پس خیلی شهودی‌تره که اون‌ها رو کمرنگ‌تر نشون بدیم و مقدارهای واقعی که “واقعیت” هستن رو پر رنگ.

من ترجیح می‌دم به جای این‌که مقدارهای برنامه‌ریزی شده رو کمرنگ کنم، با خاکستری تیره، ولی با شفافیت بالا نشونشون بدم. تو این حالت میله‌ها عملا کمرنگ می‌شن، ولی فرقش اینه که خط‌های راهنما از پشت اون‌ها دیده می‌شن.

r2

راهنمای نمودار هم اگه سمت راست باشه، بی‌دلیل جای زیادی رو اشغال می‌کنه؛ همیشه می‌شه داخل نمودار جایی خالی براش پیدا کرد.

اون توصیه همیشگی هم تو این نمودار رعایت شده: کمرنگ کردن خط‌های راهنما.

خوب، راه دیگه‌ای برای بهبود نمودار به …

نمایش اطلاعات 3

خیلی پیش میاد که فاجعه‌ای مثل شکل زیر رو به جای یه جدول ارائه کنن:

r3

چرا این جدول مناسب نیست؟

کادرها هم مثل رنگ‌ها و روشنایی‌ها اهمیت زیادی دارن و باید از اون‌ها به تناسب استفاده کرد. کادرها توجه بیننده رو به خودشون جلب می‌کنن و هرچه زخیم‌تر باشن، توجه بیشتری جلب می‌کنن. برای کارهای معمولی باید از ظریف‌ترین کادرهای ممکن استفاده کرد و کادرهای ضخیم رو محدود به استفاده‌های خاص کرد. گذشته از این موضوع، تعدادِ زیادِ خط‌های ضخیمی که تو این جدول وجود دارن به عددها غلبه می‌کنن و بیننده نمی‌تونه حواسش رو جمعِ دیدن عددها کنه.

جدول زیر تا حدی بهتره:

r3

این جدول بهتره، به این خاطر که از خط‌های ضخیمِ کمتری استفاده کرده. خط‌های بیرونی ضخیم‌ترن (هرچند که هنوز هم زیاد از حد ضخیمن) و توجه بیننده رو به داخل جدول جلب می‌کنن، ولی داخل جدول خط‌ها نازک‌تر هستن و باعث می‌شه که اعداد بهتر دیده بشن.

ولی چه دلیلی داره که از این همه خط توی جدول استفاده کنیم؟

اگه ردیف‌ها خط نداشته باشن معمولا بیننده نمی‌تونه ترتیب و ساختار جدول رو به خوبی ببینه، ولی ستون‌ها معمولا اینطوری نیستن. به این خاطره که معمولا می‌تونیم برای مجزا کردن ستون‌ها از خط استفاده نکنیم و به این ترتیب جدول با کادرهای بسته تشکیل نمی‌شه و ذهن رو کمتر به خودش جلب می‌کنه. تو این شرایط می‌تونیم از عنصرِ قویِ کادر برای متمایز کردن اطلاعات حساس …

نمایش اطلاعات 2

تو کارهامون نمودارهایی شبیه نمودار زیر رو زیاد می‌بینیم:

r2

به نظرتون نمودار بدی نیست؟ بهتر نیست نمودار به صورت زیر ارائه بشه؟

r2

نمودار اول دو مشکل داره:

  1. فاصله بین خط‌های راهنمای افقی خیلی کمه. این خط‌ها قراره راهنمایی باشن برای این‌که بشه ارتفاع میله‌ها رو با هم مقایسه کرد، ولی اگه تعدادشون زیاد باشه نه تنها راهنمایی نمی‌کنن، که خوانایی نمودار رو هم کم می‌کنن. همیشه باید فاصله مناسبی رو برای خطوط در نظر بگیرین و تو اکسل وارد کنین.
  2. رنگ‌ها اهمیت زیادی دارن، خیلی زیاد. هر رنگ و هر مقدار روشنایی از هر رنگ، به اندازه‌ای جلب توجه می‌کنه. هرچی عنصر پر رنگ‌تر باشه، بیشتر جلب توجه می‌کنه. این مسئله باید متناسب با عناصر نمایشی باشه. هر عنصری که اهمیت بیشتری داره باید با رنگی نمایش داده بشه که بیشتر جلب توجه می‌کنه. خط‌های راهنما اهمیتی کمتر از میله‌ها دارن، پس باید کمرنگ‌تر باشن. تو نمودار اول خط‌ها مشکی هستن، به همین خاطر توجه رو به خودشون جلب می‌کنن و بیننده نمی‌تونه به راحتی با نمودار ارتباط برقرار کنه. خط‌های راهنمای نمودار دوم از نظر میزان جلب توجه در حدی مناسب خودشون قرار گرفتن.

نمایش اطلاعات 1

می‌خوام بعد از این مطالبی در مورد شیوه‌های ارائه اطلاعات بنویسم، و این مجموعه مطالب رو با این پست شروع می‌کنم.

به نمودار زیر نگاه کنین:

r1

به نظرتون نمودار چه اشکالی داره؟

هر نمودار تصویری از اطلاعات ارائه می‌کنه و این نمودار هم نسبتی بین این سه مقدار رو تو ذهن تصویر می‌کنه. آیا این نسبت درسته؟ مثلا به نظر میاد که B بیشتر از دو برابر A باشه، ولی آیا همینطوره؟ نه، اینطور نیست. حداقل مقدار محور عمودی صفر نیست، 110 حداقل مقداره. به این خاطره که نسبت‌ها تو نمودار به هم خوردن. نمودار صحیح تو شکل زیر نشون داده شده:

r1

محور عمودی این نمودار از صفر شروع شده و به همین خاطر نسبت اطلاعات رو به درستی نشون می‌ده. نمودار اول غلط نیست، ولی به شدت گمراه کنندس؛ اطلاعات ارائه شده نباید گمراه کننده باشن.

وابسته نبودن تاخیر و انحراف پیشرفت

این رو دارم می‌نویسم، چون خیلی‌ها در موردش اشتباه می‌کنن.

فرض کنین پروژه‌ای صد روزه باشه، پیشرفت برنامه‌ریزی شده صد درصد باشه و 80٪ پیشرفت واقعی کرده باشیم. مقدار تاخیر چقدره؟ خیلی‌ها به این سوال جواب می‌دن که 20 روز. چنین جوابی اصلا درست نیست؛ در واقع هیچ رابطه مستقیم و ساده‌ای بین انحراف پیشرفت و تاخیر وجود نداره.

ممکنه پیشرفت واقعی بیشتر از برنامه‌ریزی باشه، ولی تاخیر داشته باشیم. این اتفاق زمانی می‌افته که فعالیت‌های بحرانی انجام نشده باشن، ولی مقدار زیادی از فعالیت‌های غیر بحرانی انجام شده باشن. معنیش هم اینه که وضعیت پروژه خوب نیست، چون انجام نشدن فعالیت‌های بحرانی باعث می‌شه که جبهه‌های کاری بسته بشه و به تدریج پیشرفت واقعی هم از پیشرفت برنامه‌ریزی شده عقب بیفته.

ممکنه پیشرفت واقعی کمتر از پیشرفت برنامه‌ریزی شده باشه، ولی تاخیری به وجود نیومده باشه. این ترکیب زمانی اتفاق می‌افته که تمام فعالیت‌های بحرانی انجام شده باشن، ولی مقداری از فعالیت‌های غیر بحرانی طبق برنامه پیش نرفته باشن. البته وقتی فعالیتی، هرچند غیر بحرانی، مقدار زیادی به تاخیر بیفته، احتمال بحرانی شدنش زیاده؛ به همین خاطر این حالت زیاد اتفاق نمی‌افته، مگر این‌که منطق اجرایی طور عجیبی باشه یا برنامه خیلی بد نوشته شده باشه.

شکل زیر این حالت رو نشون می‌ده:

delay

فرض کنین در زمانی که خط عمودی قرمز رنگ نشون می‌ده …