بیشترین سوالی که تا حالا از من شده، اینه که چطوری می‌شه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه رو یاد گرفت و وارد این کار شد. زودتر از این‌ها می‌بایست چنین راهنمایی رو بنویسم، ولی چون می‌خواستم مطلب کامل و به‌دردخوری بنویسم تا الان طول کشیده.
خود من اتفاقی وارد این کار شدم. قبل از این‌که به فکر کار بیفتم، یعنی یک هفته بعد از این‌که دانشجوی لیسانس شدم، موقعیت کاری پیش اومد تو یه واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه؛ یعنی واحدی که هیچی ازش نمی‌دونستم. حاضر بودن من رو استخدام کنن، چون تو کار با کامپیوتر سریع و مسلط بودم. اینطوری شد که تو یه هفته هرچی کتاب تو این زمینه دستم اومد خوندم و رفتم شروع به کار کردم: فرودگاه بین‌المللی امام.
تو حدود دو سالی که اونجا کار کردم خیلی چیزها یاد گرفتم، در حدی که دیگه می‌تونستم خودم این کار رو ادامه بدم. با این حال هدفم این نبود که شغل آیندم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه باشه. کمی که گذشت، مطمئن شدم یکی از بهترین کارهایی که می‌تونم انجام بدم و علاوه بر این‌که توش موفق باشم راضی‌م بکنه، همینه. اینطوری شد که این کار رو تو این 12 سال ادامه دادم و الان هم خیلی راضی‌ام. تو این مدت خیلی چیزها یاد گرفتم و از وضعیتم راضی‌ام، ولی بدون تعارف، شدیدا اعتقاد دارم که خیلی چیزهای دیگه رو هم باید یاد بگیرم.
خوب، بریم سر اصل مطلب. اگه تصمیم گرفتین که تو حوزه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه کار …
نرم‌افزارهای خوب همیشه میانبرهای صفحه کلیدی فراوانی برای دستورهای پرکاربردشون دارن. استفاده از این میانبرها سرعت کار رو خیلی زیاد می‌کنه. خود من انقدر به میانبرها عادت دارم که اگه لازم باشه به جای اون‌ها دستور رو با ماوس توی منوها اجرا کنم باید کلی توی منوها دنبال دستور بگردم.
یه میانبر خوب، که البته متاسفانه محدود به پراجکت 2007 می‌شه و تو 2010 معادلی براش پیدا نکردم، میانبریه که تعداد سطوحِ نمایش داده شده را تعیین می‌کنه. منظورم همون دستورهاییه که از تو منوی Show تو نوارابزار انتخاب می‌کنیم.
میانبر اینه که کلید Alt رو نگه دارین، بعد از اون S و عددِ سطحی که در نظر دارین رو بزنین و در آخر Alt رو رها کنین. اگه مثلا می‌خواین برنامه تا دو سطح باز باشه، Alt رو نگه دارین و S و بعد از اون 2 رو بزنین و Alt رو رها کنین.
اگه می‌خواین میانبرهای مشابه رو پیدا کنین، توجه کنین که زیر کدوم حرف هر دستور خط کشیده شده. اون حرف میانبر آلتیِ اون دستوره.
یه میانبر مشابه، اینه که Alt و نگه دارین و دو بار P رو بزنین. با این کار Project Information باز می‌شه. من چون زیاد Status Date رو عوض می‌کنم عادت دارم که دایما از این میانبر استفاده کنم.
تا صحبت از میانبره، میانبر مورد علاقه‌م رو هم بگم: F3
این میانبر فیلترها رو برمی‌داره. هروقت یه برنامه‌ای می‌رسه دستم که باید کنترلش کنم، بلافاصله بعد از باز کردنش …
پراجکت 2010 یه قابلیت جالب به اسم Team Planner داره که فقط یه دلیل داره زودتر از اینا دربارش ننوشتم: فکر می‌کردم قبلا نوشتم!
جدول سمت چپ این نما مثل Resource Usage هست، یعنی منابع رو نشون می‌ده و تخصیص‌ها زیرمجموعه‌شونه. سمت راست یه نمودار زمان‌منده که هرکدوم از تخصیص‌ها مثل یه فعالیت توش نمایش داده شدن.
علاوه بر این‌که می‌تونین توزیع تخصیص‌ها رو خیلی خوب ببینین، می‌تونین اون‌ها رو دستی تسطیح هم بکنین! خیلی راحت می‌تونین روی تخصیص کلیک کنید و اون رو جابجا کنین و در این حالت تخصیص، و به تناسب اون فعالیت، جابجا می‌شه.
تو این شکل یکی از تخصیص‌ها رو کشیدم بردم تو یه زمان دیرتر.
هروقت هم منبعی اضافه تخصیص داشته باشه، نوارهای قرمز باریکی بالا و پایین اون زمان‌ها نشون داده می‌شه.
وقتی پراجکت 2010 رو نصب کنین، اولین نکته‌ای که نظرتون رو جلب می‌کنه تایم‌لاینیه که بالای صفحه‌س. نمای پیش‌فرض پراجکت 2010 نمای گانت+تایم‌لاین هست.
ماجرای ناراحت‌کننده اینه که این نما، یه نمای دوتاییه، یعنی بالاش تایم‌لاینه و پایینش گانت؛ در نتیجه نمی‌تونین پایین صفحه فرم اضافه کنین، چون این کار رو زمانی می‌کردیم که نمای بالا گانت بود و پایینیش فرم، و نما هم سه‌تایی نمی‌شه!
حالا راه حلی که داره اینه که نمای گانت+فرم رو باز کنین، بعد یه پنجره جدید برای پروژه باز کنین، پنجره‌ها رو بذارین کنار هم و … همین دیگه، شد یه نمای سه‌تایی که هم تایم‌لاین داره و هم فرم.
یه قابلیت جالب تو پراجکت 2010 هست که بهش می‌گن Smart Copy & Paste…
ماجرا اینه که پراجکت 2010 انواع ساختارهای سلسله مراتبی رو می‌تونه تشخیص بده. مثلا فرض کنین یه همچین چیزی تو ورد داشته باشین:
این یه مجموعه بولته که سلسله مراتب داره. حالا کلش رو انتخاب می‌کنیم، می‌ریم تو پراجکت 2010، یکی از سلول‌های Name رو انتخاب می‌کنیم و بدون این‌که زحمت خاصی بکشیم پیست می‌کنیم. نتیجه می‌شه این:
یعنی خیلی راحت سلسله مراتب رو ترتیب می‌کنه به ساختار شکست کار. خیلی راحت می‌تونین منابع اطلاعاتی‌ای که تو نرم‌افزارهای دیگه‌ای تهیه شده رو به پراجکت منتقل کنین.
حالا عکس این کار رو هم می‌شه کرد. مثلا می‌شه همون‌ها رو کپی کنیم و ببریم تو اکسل پیست کنیم؛ نتیجه می‌شه این:
من همیشه برای این‌که همچین کاری کنم، علاوه بر اسم‌ها، فیلدهای Ouline Level و Summary رو هم کپی می‌کردم و همچین لیستی را با فرمول و قالب‌بندی خودکار می‌ساختم. حالا از این به بعد دیگه کارم راحت می‌شه.
من همیشه چیزی رو به دوستان و همکاران توصیه کردم، چیزی که بهش می‌گم قاعده ردیابی:
باید گزارش‌ها طوری تنظیم بشن که اگه یک برگشون جدا بشه و جایی تو دنیا پیدا بشه، امکان ردیابی اون و رسیدن به فایل و مشخصات وجود داشته باشه.
این یعنی این‌که مشخصات پروژه، شرکتی که گزارش رو تهیه کرده، اسم فایل، تاریخ و زمان چاپ تو تمام صفحه‌ها باشه. تو فایل‌ها هم باید متادیتای کافی وجود داشته باشه. سیاست خوبی هم برای مدیریت فایل‌ها باشه. مثلا اگه گزارشی رو چاپ کردین تا کسی، حتی از همکارانتون، اون رو کنترل کنه و بعد اصلاحاتی در اون وارد کردین، بلافاصله اون رو با نام جدیدی ذخیره کنین تا فایل قبلی تو جای خودش باقی بمونه (خوشبختانه هارد ارزون‌تر از اونی شده که بخواد معیار قرار بگیره). بهتره انتهای نام هر فایل دو شماره باشه، اولی نسخه فایل و دومی زیرنسخه اون. شماره دوم اونیه که مثل نقل و نبات قراره بره بالا، و اولی اونیه که برای تغییرات اصلی که معمولا همراه با ارائه هست اضافه می‌شه.
احتمالا می‌دونین که پراجکت قابلیتی برای تحلیل پرت داشت. با کمک اون می‌تونستین مدت زمان‌ها رو سه‌نقطه‌ای وارد کنین (مدت زمان خوشبینانه، محتمل و بدبینانه) و بعد دستوری رو اجرا می‌کردین تا مدت زمان اصلی فعالیت با ترکیب دلخواهی از اون سه مدت زمان به دست بیاد. حالت پیش‌فرض میانگینی وزنی از اون سه‌تا بود که وزن مدت محتمل بیشتر بود. علاوه بر اون دو حالت کاملا بدبینانه و کاملا خوشبینانه هم بود.
این تحلیل خیلی ابتداییه و محصول چندانی نداره. می‌شه با داده سه‌نقطه‌ای تحلیل‌های خیلی کامل‌تری تو پرت‌مستر انجام داد. پرت‌مستر می‌تونه با محاسبه مونت‌کارلو ترکیب‌های آماری مقادیر رو محاسبه کنه و با ترکیب اون‌ها توزیع واقعی مدت زمان خلاصه‌فعالیت‌ها و پروژه رو محاسبه کنه. علاوه بر اون‌ها، شناوری‌ها و بحرانی بودن‌ها و خیلی فاکتورهای دیگه رو هم آماری مشخص می‌کنه. ولی هیچکدوم از این خروجی‌ها تو تحلیل پرت پراجکت وجود ندارن.
به هر حال، نکته‌ای که می‌خواستم بگم اینه که الان متوجه شدم این قابلیت از پراجکت 2010 حذف شده! این حذف شدن تو سایت مایکروسافت هم تایید شده، ولی هیچ توضیحی دربارش نیست.
