پروفایل برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
نادر خرمی راد

نمودارهای دایره‌ای را کنار بگذارید

شما هم از اون گروهی هستین که نمودارهای دایره‌ای زیاد استفاده می‌کنن؟ متاسفم، ولی نمودارهای دایره‌ای معمولا انتخاب خوبی نیستن.

به این نمودار توجه کنین:

pie

نظرتون درباره نمودار چیه؟ به نظرتون به اندازه کافی خوانا هست؟

البته می‌شه به اندازه کافی تو اون دقت کرد و مثلا متوجه شد که چه حدود نسبت‌هایی برقراره، ولی مگه قرار نیست نمودار کار رو راحت‌تر کنه؟

شاید به این فکر کنین که ممکنه این قالب‌بندی بهتر باشه:

pie

الان هم عنوان و هم مقدار قطاع‌ها نوشته شده، در نتیجه لازم نیست که دایما رنگ‌ها رو با راهنما انطباق بدیم. ولی زیاد از حد شلوغ شد.

نموداری که اکثر مواقع نتیجه خوبی می‌ده، نمودار میله‌ایه:

pie

حالا این دوتا نمودار رو با هم مقایسه کنین و ببینین که چقدر خواناییشون با هم فرق می‌کنه.

نمودارهای دایره‌ای دو مشکل کلی دارن:

  • وقتی بیشتر از سه قطاع داشته باشن، نمی‌تونن نسبت‌ها رو خوب نشون بدن.
  • معمولا نسبت اطلاعاتی که ارائه می‌کنن به فضایی که اشغال می‌کنن پایینه.

من خودم گاهی برای مقایسه دو یا سه مقدار از نمودارهای دایره‌ای استفاده می‌کنم (یا شاید بهتر باشه بگم می‌کردم). مثلا همچین چیزی:

pie

از این‌ها به تعداد زیاد استفاده می‌کردم و بعدا تو صفحه راهنما توضیح می‌دادم که سبز پیشرفت واقعیه، قرمز مقدار باقیمانده پیشرفت برنامه‌ریزی شده‌س (یعنی سبز و قرمز با هم می‌شن کل پیشرفت برنامه‌ریزی شده و در شرایط مناسب …

تاریخ‌های موثر در شناوری

همیشه می‌گیم شناوری کل مدت زمانیه که اگه فعالیت به اون اندازه به تاخیر بیفته تاریخ پایان پروژه رو به تاخیر نمیندازه. این تعریف خیلی قدیمیه و باید تعریف کامل‌تری به جاش به کار ببریم.

چیزی که تو تعیین شناوری موثره صرفا تاریخ پایان پروژه نیست؛ تاریخ‌های مهم پروژه‌س. شناوری مدت زمانیه که اگه فعالیت به اون اندازه به تاخیر بیفته، هیچکدوم از تاریخ‌های مهم پروژه به تاخیر نمی‌افتن.

تاریخ‌های مهم این‌ها هستن:

  • تاریخ پایان پروژه
  • تاریخ پایان فعالیت‌هایی که پس‌نیاز ندارن (توضیح 1)
  • فرجه‌ها
  • تاریخ قیدهایی که انعطاف‌پذیر نیستن

توضیح 1: وقتی تاریخ پایان فعالیت‌هایی که پس‌نیاز ندارن در تعیین شناوری‌ها مبنا قرار می‌گیره که گزینه Calculate Multiple Critical Tasks رو تو Tools| Options| Calculation فعال کرده باشین.

حالا ماجرا رو با هم مرور می‌کنیم. برنامه شکل زیر رو ببینین:

float

تو این برنامه سه گروه فعالیت تعریف کردم. هر گروه دو فعالیت داره که با هم لینک هستن. می‌شد مسئله رو روی فعالیت‌های تکی هم نشون داد، ولی من گروه‌های دوتایی استفاده کردم تا سرایت کردن شناوری‌ها رو به عقب هم نشون بدم. برای هرکدوم از این سه گروه نقشه‌هایی کشیدم.

گروه اول طولانی‌ترین مدت زمان‌ها رو دارن و به همین خاطر بحرانی شدن. فعالیت‌های بحرانی تو این نما با رنگ قرمز دیده می‌شن. شناوری کل فعالیت‌ها هم با خط‌های سبز رنگ باریک نشون داده …

تنظیم صورت جلسات دوره‌ای

هر جلسه‌ای که رسمی باشه صورت جلسه‌ای لازم داره. صورت جلسه مسایلی که تو جلسه بررسی شده و نتایج و تصمیم‌گیری‌ها رو نشون می‌ده. اعتبار صورت‌جلسه به اندازه اعتبار افرادیه که اون رو امضا کردن. اگه به عنوان مثال مدیر پروژه تشکیلاتی صورت جلسه‌ای رو امضا کنه، تمام مواردی که تو اون صورت جلسه اومدن و در حد اختیارات اون بودن، مصوب و قانونی خواهند بود. ولی اگه مثلا یکی از کارشناسای شرکتی اون رو امضا کنه و در اون صورت جلسه تصمیم‌های مهمی گرفته شده باشه، چون تصمیم‌ها در حد اختیارات اون نبودن، قانونی به شمار نمیان. به همین خاطر کسی که جلسه رو مدیریت می‌کنه باید مراقب باشه که مسایلی که در جلسه مطرح می‌شن در حد اختیارات افراد باشن، و اگه قراره مسایل مهمی مطرح بشن از افراد مناسبی که اختیارات کافی داشته باشن دعوت کنه که در جلسه حاضر بشن.

تو این متن درباره جلسه‌های دوره‌ای صحبت می‌کنم. جلسه‌هایی که موردی برگزار می‌شن کمی تفاوت دارن.

یه صورت جلسه باید این قسمت‌ها رو داشته باشه:

  1. مشخصات: تو این قسمت باید حداقل موضوع جلسه، تاریخ، شماره سریال صورت جلسه، ساعت شروع، ساعت پایان و نام شرکت کنندگان رو مشخص کرد.
  2. مقرر شده در جلسه قبل: این قسمت رو باید از “موارد مقرر در این جلسه” صورت جلسه قبل کپی کرد. توضیحات رو در ادامه می‌گم.
  3. تصمیم‌ها و مسایل بررسی شده: هر مسئله مهمی که تو جلسه بررسی می‌شه، چه به نتیجه‌ای برسه …

چطوری برنامه‌ریزی و کنترل پروژه رو یاد بگیرم و وارد بازار کارش بشم؟

بیشترین سوالی که تا حالا از من شده، اینه که چطوری می‌شه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه رو یاد گرفت و وارد این کار شد. زودتر از این‌ها می‌بایست چنین راهنمایی رو بنویسم، ولی چون می‌خواستم مطلب کامل و به‌دردخوری بنویسم تا الان طول کشیده.

خود من اتفاقی وارد این کار شدم. قبل از این‌که به فکر کار بیفتم، یعنی یک هفته بعد از این‌که دانشجوی لیسانس شدم، موقعیت کاری پیش اومد تو یه واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه؛ یعنی واحدی که هیچی ازش نمی‌دونستم. حاضر بودن من رو استخدام کنن، چون تو کار با کامپیوتر سریع و مسلط بودم. اینطوری شد که تو یه هفته هرچی کتاب تو این زمینه دستم اومد خوندم و رفتم شروع به کار کردم: فرودگاه بین‌المللی امام.

تو حدود دو سالی که اونجا کار کردم خیلی چیزها یاد گرفتم، در حدی که دیگه می‌تونستم خودم این کار رو ادامه بدم. با این حال هدفم این نبود که شغل آیندم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه باشه. کمی که گذشت، مطمئن شدم یکی از بهترین کارهایی که می‌تونم انجام بدم و علاوه بر این‌که توش موفق باشم راضی‌م بکنه، همینه. اینطوری شد که این کار رو تو این 12 سال ادامه دادم و الان هم خیلی راضی‌ام. تو این مدت خیلی چیزها یاد گرفتم و از وضعیتم راضی‌ام، ولی بدون تعارف، شدیدا اعتقاد دارم که خیلی چیزهای دیگه رو هم باید یاد بگیرم.

خوب، بریم سر اصل مطلب. اگه تصمیم گرفتین که تو حوزه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه کار …

میانبرهای نمایش سطوح در پراجکت 2007

نرم‌افزارهای خوب همیشه میانبرهای صفحه کلیدی فراوانی برای دستورهای پرکاربردشون دارن. استفاده از این میانبرها سرعت کار رو خیلی زیاد می‌کنه. خود من انقدر به میانبرها عادت دارم که اگه لازم باشه به جای اون‌ها دستور رو با ماوس توی منوها اجرا کنم باید کلی توی منوها دنبال دستور بگردم.

یه میانبر خوب، که البته متاسفانه محدود به پراجکت 2007 می‌شه و تو 2010 معادلی براش پیدا نکردم، میانبریه که تعداد سطوحِ نمایش داده شده را تعیین می‌کنه. منظورم همون دستورهاییه که از تو منوی Show تو نوارابزار انتخاب می‌کنیم.

میانبر اینه که کلید Alt رو نگه دارین، بعد از اون S و عددِ سطحی که در نظر دارین رو بزنین و در آخر Alt رو رها کنین. اگه مثلا می‌خواین برنامه تا دو سطح باز باشه، Alt رو نگه دارین و S و بعد از اون 2 رو بزنین و Alt رو رها کنین.

اگه می‌خواین میانبرهای مشابه رو پیدا کنین، توجه کنین که زیر کدوم حرف هر دستور خط کشیده شده. اون حرف میانبر آلتیِ اون دستوره.

یه میانبر مشابه، اینه که Alt و نگه دارین و دو بار P رو بزنین. با این کار Project Information باز می‌شه. من چون زیاد Status Date رو عوض می‌کنم عادت دارم که دایما از این میانبر استفاده کنم.

تا صحبت از میانبره، میانبر مورد علاقه‌م رو هم بگم: F3

این میانبر فیلترها رو برمی‌داره. هروقت یه برنامه‌ای می‌رسه دستم که باید کنترلش کنم، بلافاصله بعد از باز کردنش …

لذت مدیریت منابع با پراجکت 2010

پراجکت 2010 یه قابلیت جالب به اسم Team Planner داره که فقط یه دلیل داره زودتر از اینا دربارش ننوشتم: فکر می‌کردم قبلا نوشتم!

res

جدول سمت چپ این نما مثل Resource Usage هست، یعنی منابع رو نشون می‌ده و تخصیص‌ها زیرمجموعه‌شونه. سمت راست یه نمودار زمان‌منده که هرکدوم از تخصیص‌ها مثل یه فعالیت توش نمایش داده شدن. علاوه بر این‌که می‌تونین توزیع تخصیص‌ها رو خیلی خوب ببینین، می‌تونین اون‌ها رو دستی تسطیح هم بکنین! خیلی راحت می‌تونین روی تخصیص کلیک کنید و اون رو جابجا کنین و در این حالت تخصیص، و به تناسب اون فعالیت، جابجا می‌شه.

res

تو این شکل یکی از تخصیص‌ها رو کشیدم بردم تو یه زمان دیرتر. هروقت هم منبعی اضافه تخصیص داشته باشه، نوارهای قرمز باریکی بالا و پایین اون زمان‌ها نشون داده می‌شه.

نمای سه‌گانه در پرجکت 2010

وقتی پراجکت 2010 رو نصب کنین، اولین نکته‌ای که نظرتون رو جلب می‌کنه تایم‌لاینیه که بالای صفحه‌س. نمای پیش‌فرض پراجکت 2010 نمای گانت+تایم‌لاین هست.

views

ماجرای ناراحت‌کننده‌ اینه که این نما، یه نمای دوتاییه، یعنی بالاش تایم‌لاینه و پایینش گانت؛ در نتیجه نمی‌تونین پایین صفحه فرم اضافه کنین، چون این کار رو زمانی می‌کردیم که نمای بالا گانت بود و پایینیش فرم، و نما هم سه‌تایی نمی‌شه! حالا راه حلی که داره اینه که نمای گانت+فرم رو باز کنین، بعد یه پنجره جدید برای پروژه باز کنین، پنجره‌ها رو بذارین کنار هم و … همین دیگه، شد یه نمای سه‌تایی که هم تایم‌لاین داره و هم فرم.

views