پروفایل برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
نادر خرمی راد

مشکلات کتاب ریتا

قسمت مدیریت زمان کتاب راهنمای آزمون PMP ریتا مثال‌های زیادی داره، که کاربردی هم هستن. ولی متاسفانه به نظر من اشکالات زیادی هم داره (الان نصف فصل رو ترجمه کردم).

یکی دو جا فرض‌هایی که برای حل مسئله کرده کافی نیست و ساده‌انگارانه‌س. مثلا چون فعالیت‌ها با مدت زمان‌های expected بحرانی بودن، فرض کرده که با حدهای بالا و پایین هم بحرانی هستن و مسئله رو حل کرده (و این فرض رو در صورت مسئله نیاورده)، در حالی که وقتی به جای مقادیر expected از مقادیر دیگه‌ای استفاده کنیم می‌تونه مسیر بحرانی دیگه‌ای به وجود بیاد. خوب، این ماجرا رو با اضافه کردن توضیح حل کردم.

کمی که جلوتر میایم، می‌خواد مدت زمان‌های کل پروژه رو به همین ترتیب حساب کنه و قطعا باید جز به کل حساب کرد. ولی روشی که استفاده کرده به نظر من غلطه (صفحه 193).

باز جلوتر میایم و می‌خواد چیزی رو با مثال قبل توضیح بده. نتایج حل مثال قبل این بود که مدت زمان expected فعالیت‌های A و B به ترتیب 28 و 62 روزه. انحراف معیارشون هم به ترتیب 5.5 و 8 روزه. این دوتا فعالیت بالاترین انحراف معیارها رو دارن. حالا سوال اینه که ریسک کدوم فعالیت بیشتره. نظر شما چیه؟

ریتا می‌گه فعالیت B بیشتره، چون انحراف معیارش بالاتره. ولی به نظر من درست نمیاد و لازمه که نسبت انحراف معیار رو به مدت expected بسنجیم، که در این صورت ریسک A بالاتر خواهد بود. مسئله ساده‌ایه، فرض …

تحلیل پیشرفت

خیلی وقتا وضعیت پروژه رو اونطوری تعبیر می‌کنیم که دلمون می‌خواد، یا اونطوری که به نظر میاد، نه اونطوری که هست. این نمودار رو ببینین:

فرض کنین این نمودار رو جلسه‌ای ارائه شده. حالا قطعا کسایی پیدا می‌شن (عمدتا تو تشکیلات پیمانکار) که بگن “به به، این دو ماه اخیر پیشرفت پیمانکار خیلی بیشتر شده، نشون می‌ده که وضعشون داره بهتر می‌شه”.

نظرتون چیه؟

یه بار باید برگردیم عقب. پیشرفت واقعی از کجا اومده؟

یه عددیه که کاملا وابستس به ضرایب وزنی. حالا اگه الان نوبت اجرا به فعالیت‌هایی رسیده باشه که ضریب وزنیاشون خیلی بالا باشه و زمان اجراشون کوتاه، پیشرفت فیزیکی یه دفعه‌ای رشد می‌کنه.

حالا الان باید چیکار کنیم؟

خوب قطعا می‌شه رفت لیست فعالیت‌ها و ضرایبشون و پیشرفتاشون رو نگاه کرد و دید که پیشرفت از کجا اومده. ولی قبل اون خیلی کارهای دیگه هم می‌شه با همین یه دونه نمودار کرد. به خصوص که ممکنه تو جلسه به اطلاعات تفصیلی دسترسی نداشته باشیم. اولیش اینه که نمودار پیشرفت برنامه‌ریزی شده رو نگاه کنیم. برای اون چه اتفاقی افتاده؟ با یه شیبی جلو رفته، بعد یه دفعه‌ای شیبش زیاد شده. این اتفاق به احتمال زیاد به این معنیه که فعالیت‌هایی با وزن زیاد و تو زمان کم تو اون موقع بودن. ممکنه الان تو واقعیت هم به همون حد رسیده باشیم؟

بیاین یه کم نمودار رو خط خطی کنیم:

دوتا خط کشیدم، یکی از نقطه عطف به سمت …

مقایسه پراجکت و پریماورا

این مطلب رو چند وقت پیش برای فصلنامه مدیریت پروژه نوشته بودم، که چون شماره جدید فصلنامه چاپ نشده و ظاهرا هم خبری از چاپش نیست، اینجا منتشرش می‌کنم.

منظور از پریماورا، نرم‌افزار Project Management شرکت پریماورا است. مباحث عمدتا معطوف به نسخه خاصی از نرم‌افزارها نیست، ولی مبنا نسخه 2007 پراجکت و نسخه 6 پریماورا است.

تاریخچه و زمینه

می‌توان ادعا کرد که بازار نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه ایران در انحصار پراجکت و پریماورا است. مشابهِ این وضعیت در جهان نیز برقرار است، هرچند که سهم آن‌ها در جهان کمتر از سهمشان در ایران است. در نقاط دیگرِ جهان که نرم‌افزارها به شیوه‌ای قانونی خریداری می‌شوند، قیمت به نسبت بالای این دو نرم‌افزار عاملی برای مطرح شدن نرم‌افزارهای ارزان‌تر است. از سوی دیگر، نرم‌افزارهای پیشرفته و گران‌قیمتِ دیگری نیز با سهمی کمتر در بازارهای خارجِ ایران وجود دارند که برای ایرانیان شناخته شده نیستند.

اولین نسخه پراجکت در 1984، در یکی از شرکت‌هایی که به مایکروسافت خدمات نرم‌افزاری می‌داد تهیه شد. یک سال بعد، مایکروسافت امتیاز نرم‌افزار را خرید و پس از آن به توسعه و انتشار آن ادامه داد. نسخه‌های سازگار با Mac OS این نرم‌افزار نیز تولید می‌شوند.

شرکت پریماورا در سال 1983 پایه‌گذاری شد و کمی پس از آن نرم‌افزارهای خود را منتشر کرد. چندی پیش شرکت اوراکل پریماورا را خرید و …

99٪ خوبه یا بد؟

واقعا آدم‌ها با فهم و درک درصد مشکل دارن. این از دو نظر برای شغل ما اهمیت داره:

1. جلوی اشتباه‌ها و سو تعبیرها رو بگیریم
2. اگه زمانی لازم شد، به هر دلیلی (امیدوارم لازم نشه) واقعیتی رو جلوه ندیم، می‌تونیم بدون این‌که رسما دروغ گفته باشیم از این کمبود استفاده (=سو استفاده) کنیم.

اولی که کار همیشگی منه؛ اشتباه‌های مردم رو تو این حوزه پیدا کنم و بهشون توضیح بدم. دومی رو هم اعتراف می‌کنم که هر از چندی مجبورم استفاده کنم.

حالا اصلا منظورم چیه…

فرض کنین دارین تو خیابون می‌رین، یه دفعه‌ای همچین چیزی رو می‌بینین:

افزایش سقف صادرات به تولید تا 20٪

حالا بگذریم که مشخص نیست که مثلا منظورش اینه که قبلا 50٪ تولیدشون رو صادر می‌کردن و الان شده 70٪ یا قبلا 17٪ تولید می‌کردن و الان رسیده به 20٪. اگه دومی باشه هم معلوم نیست که 1٪ بوده که شده 20٪ یا 19٪‌ بوده و شده 20٪. به هر حال منظورش اینه که این نسبت زیاد شده.

حالا این خوبه یا بد؟

فرض کنین قبلا 10 واحد صادر می‌کردن و 90 واحد داخل مصرف می‌شده. حالا الان دارن 8 واحد صادر می‌کنن و 32 واحد برای مصرف داخل تولید می‌کنن. تو این سناریو نسبت صادرات از 10٪ رسیده به 20٪. این خوبه؟ قطعا نیست.

یه مقاله بود درباره این‌که 99٪ مبتلایان به ایدز از راه جنسی مبتلا می‌شن، و کلی گفته بود درباره این که این چقدر بده که تو این حوزه به اندازه کافی آموزش نمی‌دن (که فکر …

تعداد ارقام اعشار در پراجکت

چطوری می‌شه درصد پیشرفت رو با دو رقم اعشار نشون داد؟

این سوال و سوال‌های شبیه اون زیاد مطرح می‌شه. جواب همه اون‌ها مشابهه و چیزیه که می‌خوام توضیح بدم. البته من توضیحات رو درباره Complete % می‌دم، ولی مطمئنم که خودتون می‌تونین اون رو به بقیه هم ربط بدین؛ به خصوص به Work Complete %.

اعشاری که لازم دارین وجود داره، ولی Complete % نشونش نمی‌ده. این فیلد رو طوری طراحی کردن که مقادیر رو گرد شده نشون بده تا خوانایی بیشتر باشه. فکر درستی هم هست، ولی خوب من هم قبول دارم که بعضی‌ها نیازهایی دارن که باعث می‌شه نیاز به اعشار هم داشته باشن.

این برنامه مثالمون:

الان اگه به t1 پیشرفت 15٪ بدیم، s1 باید چه مقداری داشته باشه؟

می‌دونین که Complete % پیشرفت فعالیت‌ها رو با وزن Duration ترکیب می‌کنه و به وزن خلاصه فعالیت‌ها می‌رسه. تو این مثال t1 نصف وزن رو داره و در نتیجه پیشرفت 15٪ اون باعث 7.5٪ پیشرفت خلاصه فعالیت مادرش می‌شه:

ولی Complete % اون رو گرد کرده و شده 8٪. حالا می‌خوایم همین مقدار رو با دو رقم اعشار به دست بیاریم. راه اینه که یه فیلد اختصاصی بسازیم که مقدار پیشرفت زمانی رو با همون روشی که پراجکت حساب می‌کنه حساب کنه و اون رو با قالب‌بندی ما نشون بده.

پیشرفت زمانی حاصل تقسیم Actual Duration بر Duration هست. پس فیلدی، مثلا از نوع Number برای این کار می‌سازیم:

مقدار رو در 100 هم ضرب کردم …

آیا فرق پروژه و عملیات رو می دونیم؟

وقتی آدما تعریف پروژه و عملیات رو می‌خونن خیلی راحت از کنارش می‌گذرن و واقع هم باید قبول کرد که مسئله پیچیده‌ای نیست؛ ولی در عمل اون رو در نظر نمی‌گیرن و مشکلات زیادی به وجود میاد.

تمام مسایلی که درباره پروژه مطرح می‌شه، از جمله برنامه زمان‌بندی و کنترل (به سبک کنترل پروژه) مال پروژه‌س، نه عملیات. نمی‌شه اون‌ها رو برای عملیات به کار برد.

فرض کنین قراردادی برای نظارت عالیه یه پروژه بستین. خدمات شما اینه که کیفیت، روند کارکرد و چیزهایی از این دست رو کنترل کنین. حالا کارفرما از شما می‌خواد که برنامه زمان‌بندی تفصیلی خدمات خودتون رو بدین. چی رو؟ مگه ما داریم پروژه انجام می‌دیم که برنامه زمان‌بندی بدیم؟ کاری که ما می‌کنیم به یه پروژه مربوط می‌شه، ولی خودش پروژه نیست؛ مثل کار تولید یک کارخونه‌س، محصولی تکراری، بدون شروع و پایانی که وابسته به خودش باشه، که دایما تکرار می‌شه. هر روز کیفیت کار پیمانکار طبق روندی کنترل می‌شه، هر هفته یا هر ماه کارکرد پیمانکار ارزیابی و گزارش می‌شه، هر ماه راهکارهایی که برای بهبود لازم هست گزارش داده می‌شه. این‌ها همه عملیاتن و هیچکدوم برنامه زمان‌بندی ندارن.

نکته‌ای در قالب‌بندی نمودار گانت پراجکت

گاهی لازمه میله فعالیت‌های خاصی رو با قالب‌بندی متمایزی نمایش بدیم. در این صورت معمولا روی میله دابل کلیک می‌کنن تا کادر محاوره تنظیم‌ها باز بشه و تنظیم‌ها رو مشخص می‌کنن.

این روش پویایی کافی نداره، چون اگه مثلا لازم باشه فعالیت دیگه‌ای رو هم همونطور نشون بدیم، باید مراحل رو تکرار کنیم. اگه تصمیم بگیریم فعالیتی رو از اون حالت در بیاریم باز هم باید کارهای زیادی انجام بدیم. از همه این‌ها بدتر اینکه اگه تصمیم بگیریم اون قالب‌بندی متمایز رو عوض کنیم، باید تک تک فعالیت‌هایی که اونطوری نشون داده شده بودن رو اصلاح کنیم.

راه بهتر اینه که یه چیزی مثل استایل‌هایی که تو ورد و اتوکد هست برای این کار بسازیم.

برای شروع Format| Bar Styles رو اجرا می‌کنیم تا کادر محاوره تنظیم‌های عمومی نمودار گانت باز بشه.

حالا یه عنصر نمایشی جدید با قالب‌بندی‌ای که دوست داریم می‌سازیم. قسمت Show for … tasks مشخص می‌کنه که اون عنصر برای کدوم فعالیت‌ها نمایش داده بشه. من اینجا فیلدی اختصاصی مثل flag1 رو می‌ذارم.

یادتون باشه که این عنصر رو پایین‌تر از تمام عناصر بسازین، چون عناصر به ترتیبی که تو این لیست هستن ترسیم می‌شن و در نتیجه عناصر پایین آخر ترسیم می‌شن و اگه فعالیتی بیشتر از یه شیوه نمایشی داشته باشه، اونی که آخر ترسیم می‌شه روی بقیه قرار می‌گیره. تو این حالت شیوه نمایشی معمولی فعالیت‌ها هم برای اون‌هایی که …