پروفایل برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
نادر خرمی راد

prev next

میزان پیچیدگی

سیستم مدیریت ریسک را با میزان پیچیدگی متفاوتی می‌توان پیاده‌سازی کرد. برای نمونه، در سیستم مینیمالیستی P3.express یک سند به نام فهرست پیگیری وجود دارد که برای ذخیره‌سازی اطلاعات ریسک‌ها، مسایل، درخواست‌های تغییر، برنامه‌های بهبود، و درس آموخته‌ها به کار می‌رود. این رویکرد که با رویکرد بسیاری از متدولوژی‌ها متفاوت است به دو دلیل انتخاب شده است:

  1. می‌توان از فرآیندی همسان برای پیگیری همه آن موارد استفاده کرد، بدون این‌که وارد جزئیاتی شد که وابسته به نوع اقلام قابل‌پیگیریست.
  2. اقلام قابل‌پیگیری نوع ثابتی ندارند، بلکه معمولا از نوعی به نوع دیگر تبدیل می‌شوند. برای نمونه، یکی از اقلام می‌تواند درباره رویدادی در آینده پروژه باشد که رخ دادنش قطعی نیست. این قلم در زمان تدوینش ریسک به شمار می‌رود. با این‌همه، وقتی جلوتر برویم و واقعا روی دهد، همان قلم ناگهان از ریسک تبدیل به مسئله می‌شود. وقتی مسئله را پیگیری کنیم و دیر یا زود ببندیم، تبدیل به درس آموخته می‌شود.

چنین روشی برای بسیاری از پروژه‌ها مناسب‌تر از روش‌های پیچیده است، ولی، چه‌بسا در پروژه‌های بسیار بزرگ پاسخگو نباشد و لازم باشد درجه پیچیدگی سیستم را افزایش داده، برای هرکدام از انواع اقلام قابل‌پیگیری اسناد و فرآیندهای جداگانه‌ای بسازید.

پرینس۲ و بسیاری دیگر از متدولوژی‌ها سندی با نام فهرست ریسک (risk register) برای ذخیره‌سازی اطلاعات ریسک‌ها و برنامه‌های واکنشی‌شان دارند. این فهرست را می‌توانید به شکل جدولی در اکسل و نرم‌افزارهای مشابه بسازید.

هر ریسک می‌تواند بیش از یک واکنش برنامه‌ریزی‌شده داشته باشد و هر واکنش می‌تواند برای بیش از یک ریسک به کار رود. از این رو، اگر مایل باشید سیستم مدیریت ریسک پیشرفته‌تری داشته باشید می‌توانید اطلاعات ریسک را در یک جدول و واکنش‌ها را در جدول دیگری ذخیره کرده، ارتباطی چند-به-چند میان آن‌ها ایجاد کنید.

از سوی دیگر، هر ریسک نتیجه رابطه‌ای علی است و تحلیل این روابط در مدیریت ریسک اهمیت فراوانی دارد زیرا علتی یکه می‌تواند بیش از یک معلول (ریسک) داشته باشد و بنابراین با هدف قرار دادن چنان علتی می‌توان چندین ریسک را هم‌زمان پوشش داد. افزون بر این‌که یک علت می‌تواند چند معلول داشته باشد، هر پدیده‌ای نیز می‌تواند معلول چند علت باشد. بنابراین، در گام بعدی می‌توان علت‌ها را هم از جدول اطلاعات ریسک جدا کرده، ارتباطی چند به چند میان آن‌ها برقرار کرد. یک گام فراتر این است که شبکه علی را به‌جای دو جدول در قالب یک گراف بازسازی کنید تا به واقعیت نزدیک‌تر باشد.

در عمل نهایتی برای افزایش پیچیدگی سیستم مدیریت ریسک وجود ندارد و نمی‌توان حد مشخصی از پیچیدگی هم در نظر گرفت که برای همه پروژه‌ها مناسب باشد. سیستمی مانند P3.express حد پیچیدگی بسیار کمی را به پروژه‌های مخاطب خود پیشنهاد می‌کند، پرینس۲ حدی بالاتر، منابع تخصصی مدیریت ریسک هم معمولا بالاتر از همه. مطابق معمول، باید شرایط پروژه خود را بسنجید و تصمیم بگیرید که سیستم پیش‌فرض متدولوژیتان برای پروژه مناسب است یا باید آن را ساده‌تر یا پیچیده‌تر کرد. هرگاه در چنین تصمیم‌گیری‌ای دودل بودید، گزینه ساده‌تر را انتخاب کنید.


ادامه: تحلیل کمی