اقلام قابل‌پیگیری
در حال اجرای پروژه با انواع اقلام قابل‌پیگیری (follow-up item) روبرو خواهید شد که باید آن‌ها را ثبت و مدیریت کنید. منظور از اقلام قابل‌پیگیری، عناصر زیر است:
- ریسک‌ها: ریسک به پیشامدهایی که ممکن است در آینده روی دهند و اثری مثبت یا منفی بر پروژه بگذارند گفته می‌شود. در زمان اجرای پروژه، به دلیل نزدیکی بیشتر به کار، امکان بیشتری برای شناسایی ریسک‌ها خواهید داشت. بسیاری از سیستم‌های چابک جلسه‌هایی روزانه دارند که همه اعضای تیم گرد هم می‌آیند و در مدت ۱۵ تا ۲۰ دقیقه، هرکدام از اعضای تیم پاسخ سه پرسش را می‌دهد: از دیروز تا امروز چه کرده‌ام؟ از امروز تا فردا چه خواهم کرد؟ برای انجام کارهایم با چه دشواری‌هایی ممکن است روبرو شوم؟ چنین جلسه‌هایی فرصت خوبی برای شناسایی ریسک‌هاییست که در آینده نزدیک وجود خواهد داشت و با کمی کوشش بیشتر شاید بتوانید آن را به ریسک‌های دورتر هم تسری دهید. چنین جلسه‌ای برای پروژه‌های بسیار کوچک مناسب است، ولی در سایر پروژه‌ها هم می‌توان شکل‌های اختصاصی‌سازی‌شده‌ای از آن را به وجود آورد.
- مسایل: به طور کلی، هرچه خلاف برنامه‌ها پیش رفته باشد «مسئله» نامیده می‌شود. مشکل‌هایی که در هنگام کار روی می‌دهند و ریسک‌هایی که عینیت پیدا می‌کنند نمونه‌هایی از مسایل هستند.
- برنامه‌های بهبود: بهتر است رضایت ذی‌نفعان را دوره‌ای ارزیابی کرده، بر پایه آن برنامه‌هایی برای بهبود کار طراحی کنید.
- درخواست‌های تغییر: هرگاه کارفرما یا ذی‌نفع دیگری درخواست تغییری بفرستد، باید اثر آن را بر گستره، زمان، هزینه، و سایر متغیرهای پروژه سنجید و بر آن پایه یک یا چند پیشنهاد برای پذیرش آن آماده و برای لایه‌های تصمیم‌گیرنده فرستاد. فقط پس از انتخاب رسمی یکی از پیشنهادها تغییر را در پروژه اعمال کنید. تغییر ذاتا عنصری منفی نیست، بلکه فقط تغییری که یکپارچه (بر پایه همه متغیرها) کنترل نشده باشد تاثیری منفی دارد.
- درس آموخته‌ها: هرچه در پروژه می‌آموزیم می‌تواند در آینده کارگشا باشد. بهتر است این موارد را برای پروژه‌های بعدی ثبت و نگهداری کنیم.
فرقی نمی‌کند که پروژه تا چه اندازه ساده و کوچک باشد، بازهم باید این موارد را به محض شناسایی ثبت کرد، وگرنه هم امکان فراموش‌کاری وجود دارد و هم این‌که به خاطر سپردن آن‌ها بی‌دلیل بخشی از توان ذهنی‌تان را صرف خود خواهد کرد. پس از ثبت باید آن‌ها را پیگیری کرد، تا زمانی که بسته شوند.
در P3.express یک سند با نام فهرست پیگیری (follow up register) برای همه این موارد وجود دارد، ولی بسیاری از متدولوژی‌ها اسناد جداگانه‌ای برای این موارد دارند. در این متدولوژی، هر عنصری در این سند نیاز به یک متولی (custodian) دارد که وضعیت آن را پیگیری کرده، گزارش دهد. همانند آن، هرکدام از تحویل‌شدنی‌های پروژه نیز باید یک متولی داشته باشند.