فرآیند
در P3.express مجموعه فعالیت‌هایی برای آغازش پروژه و پایان پروژه وجود دارد. در میان این دو، چرخه‌هایی ماهانه برای انجام کار پروژه وجود دارد، با گروه فعالیت‌هایی برای آغازش ماهانه و پایان ماهانه. درون چرخه‌های ماهانه نیز فعالیت‌هایی برای مدیریت هفتگی و مدیریت روزانه وجود دارد. پس از پایان پروژه شماری فعالیت مدیریت پساپروژه برای ارزیابی منافع پروژه و طراحی اقدام‌های تازه وجود دارد.
برای آغازش پروژه باید اعضای کلیدی تیم منصوب و به کمک آن‌ها برنامه‌ای کلان آماده شود. برنامه برای حامی پروژه فرستاده می‌شود تا درباره اجرا کردن یا نکردن پروژه تصمیم بگیرد.
ترجیح بر این است که برنامه نخستین کلان باشد و سپس در هر آغازش ماهانه بازبینی شده، برای ماه پیش رو تفصیلی شود. اطلاعات بازبینی و تفصیلی شده در پایان آغازش ماهانه برای حامی پروژه فرستاده می‌شوند تا درباره ادامه دادن یا متوقف کردن پروژه تصمیم بگیرد.
در طول ماه بر روی محصول پروژه کار می‌کنیم و هر هفته پیشرفت آن را ارزیابی کرده، به انحراف‌ها واکنش نشان می‌دهیم. فعالیت‌هایی روزانه نیز برای تایید تحویل‌شدنی‌های کامل شده و پیگیری اقلام قابل‌پیگیری (ریسک‌ها، مسایل، درخواست‌های تغییر، برنامه‌های بهبود، و درس آموخته‌ها) وجود دارد.
در زمان پایان ماهانه، رضایت ذی‌نفعان را ارزیابی کرده، بر آن پایه برنامه‌هایی برای بهبود پروژه در ماه بعد طراحی می‌کنیم.
وقتی محصول پروژه کامل شود یا قرار باشد آن را متوقف کنیم، فعالیت‌های پایان پروژه را اجرا می‌کنیم تا تشریفات پایانی را انجام دهند، رضایت ذی‌نفعان را ارزیابی کنند، محصول را به کارفرما تحویل دهند، اسناد را بایگانی کنند و …
چرخه مدیریت پساپروژه بسته به نوع محصول و محیط آن هر ۳ تا ۶ ماه به مدت ۱ تا ۵ سال تکرار می‌شود. در این چرخه منافع برآمده از محصول پروژه را ارزیابی می‌کنیم و بر آن پایه کارهای اضافه‌ای که شاید منافع را افزایش دهند شناسایی می‌کنیم. انجام فعالیت‌های خرد بر دوش تیم‌های عملیاتی گذاشته می‌شود و برای فعالیت‌های بزرگ‌تر پروژه‌های تازه می‌سازیم.
هرکدام از هفت گروه فرآیندی گفته شده به‌جز مدیریت روزانه با فعالیتی به نام ارتباط متمرکز پایان می‌یابد. در این فعالیت پیامی حاوی اطلاعات ویژه برای ذی‌نفعان از پیش تعیین شده فرستاده می‌شود تا همگان از وضعیت پروژه آگاه باشند.
در آغازش پروژه و آغازش ماهانه فعالیتی با نام همتاداوری (peer review) وجود دارد که نقشی کلیدی در P3.express دارد. در این فعالیت از یکی دیگر از مدیران پروژه‌های سازمان درخواست می‌کنید که کارهایی را که در طی آن مدت انجام داده‌اید بررسی کرده، نظر بدهد. اگر می‌توانید، هر بار از فرد متفاوتی برای همتاداوری کمک بگیرید. این فعالیت هم احتمال رخ دادن اشتباه را کاهش می‌دهد و هم روش بسیار خوبیست برای این‌که این دو نفر از یکدیگر بیاموزند.
محصول‌های مدیریتی P3.express از این قرارند:
- شرح پروژه: اطلاعات پایه‌ای پروژه ازجمله دلیل انجام، بودجه، فرجه، الزامات، و فهرست ذی‌نفعان در آن قرار دارند.
- نقشه تحویل‌شدنی‌ها: این محصول فهرستی سلسله‌مراتبی از اجزای سازنده محصول پروژه (تحویل‌شدنی‌ها) است. بهتر است که این نقشه در قالب mind map ساخته شود. هر تحویل‌شدنی نیز باید یک متولی (custodian) داشته باشد که وضعیت آن را پیگیری کند.
- فهرست پیگیری: همه ریسک‌ها، مسایل، درخواست‌های تغییر، برنامه‌های بهبود، و درس آموخته‌ها در این فهرست قرار می‌گیرند، به آن‌ها متولی اختصاص داده می‌شود، و وضعیتشان پیگیری می‌شود تا زمانی که به سرانجام برسند.
- فهرست سلامت: این سند نتیجه همتاداوری‌ها و ارزیابی‌های رضایت ذی‌نفعان را در خود جای می‌دهد.