پروفایل برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
نادر خرمی راد

از عناصر تکرارپذیر استفاده کنید

اگر هر بار که قرار است کاری انجام دهید روند آن را دوباره کشف و تدوین کنید، انرژی فراوانی لازم خواهد بود و احتمال اشتباه نیز بالا می‌رود. به جای آن بهتر است که جنبه‌های مشترک کارها را با عناصر تکرارپذیر مستند کرده، به‌تدریج بهبود دهید.

نمونه خوبی برای عناصر تکرارپذیر، چک‌لیست است. برای نمونه، اگر قرار است اسناد مهندسی فراوانی در شرکت ارزیابی شوند، هرآنچه باید چک شود را در چک‌لیستی مستند کنید و هر بار که فرآیند تکرار می‌شود به‌جای اندیشیدن به الزامات کنترلی، از آن لیست کمک بگیرید. در زمان به کارگیری لیست، چه‌بسا موارد بهبودی نیز به ذهنتان برسد که می‌توانید در چک‌لیست اعمال کرده، هم برای مورد در دست اقدام و هم برای موارد آینده به کار ببرید.

نمونه دیگر وجود چرخه‌های تکرارپذیر در متدولوژی‌هایی مانند P3.express است. فعالیت‌هایی که هر ماه یا هر هفته با روند ویژه‌ای تکرار می‌شوند به‌تدریج تبدیل به عادت می‌شوند و توان ذهنی کمتری نیاز خواهند داشت. توانی که اینگونه صرفه‌جویی کرده‌اید را می‌توانید صرف حل مسایل دیگر کنید.