از توان و منابع به شکل بهینه استفاده کنید
همانند منابع پروژه که محدودند، توان اندیشیدنمان هم محدود است. همان‌گونه که کوشش می‌کنیم از منابع پروژه بهینه استفاده کنیم، باید مراقب استفاده از توان اندیشیدنمان هم باشیم. در نقش مدیر پروژه باید به اعضای تیم پروژه نیز کمک کنید تا از توان ذهنی خود بهینه استفاده کنند.
اگر خود را درگیر ریزه‌کاری‌های پروژه و جنبه‌های فنی کنید، بخشی از توان اندیشیدنتان صرف خواهد شد و توان کمتری برای وظایف واقعیتان باقی می‌ماند. البته به جز آن دشواری‌های دیگری هم ایجاد می‌شود که پیش از این بررسیشان کردیم. فرض کنید توان اندیشیدنتان مبلغ محدودیست و برآنید که آن را در بهترین حوزه‌ها سرمایه‌گذاری کنید.
آیا قاعده ۸۰/۲۰ را می‌شناسید؟ بر پایه این قاعده، حدود ۸۰ درصد منافع بسیاری از دامنه‌ها با حدود ۲۰ درصد عناصرش به وجود می‌آیند. به آنچه شخصا در پروژه‌ها انجام می‌دهید بیندیشید: احتمالا حدود ۸۰ درصد نتایج مناسبی که می‌گیرید با ۲۰ درصد از کارهایی که کرده‌اید به دست آمده‌اند. بنا بر این، شاید بتوانید در فعالیت‌های خود بازبینی کنید و با حذف برخی از آن‌ها که نتیجه چندانی در بر ندارند، عناصر پربار را تقویت کنید.
قاعده ۸۰/۲۰ یکی از راهنماهای تدوین متدولوژی P3.express هم بوده است. به‌جای هدف قرار دادن ۱۰۰ درصد منافع مدیریت پروژه ساخت‌یافته با ۱۰۰ درصد کوشش، سیستمی ساخته شده است که با کمک آن بتوانید ۸۰ درصد منافع را با صرف ۲۰ درصد کوشش به دست آورید. از این روست که استفاده از P3.express بسیار ساده‌تر از بسیاری متدولوژی‌های دیگر است.