مشارکت دادن ذی‌نفعان
بر پایه اصل‌های NUPP، باید برای هر کاری که انجام می‌دهیم هدفی داشته باشیم. هدف از مشارکت دادن ذی‌نفعان چیست؟
مشارکت دادن ذی‌نفعان چندین هدف دارد:
- می‌خواهیم همه الزامات پروژه را در زمان مناسب کشف کنیم (نمونه پناهگاه کوهستانی).
- می‌خواهیم اعتبار خود را حفظ کنیم و گرفتار نشویم (نمونه پیشین درباره خریداران خشمگین).
- می‌خواهیم از پشتیبانی ذی‌نفعان بهره ببریم.
- و …
برخی ذی‌نفعان از آغاز جبهه‌گیری مثبتی نسبت به پروژه دارند، ولی بازهم باید از آن‌ها مراقبت کرد که همچنان مثبت باقی بمانند. برخی دیگر جبهه‌گیری منفی دارند و شاید بتوانیم با اقدام‌های سنجیده تغییرشان دهیم.
زمانی مسئول پیاده‌سازی سیستم مدیریت پرتفولیو در سازمانی بزرگ بودم. در میانه کار باخبر شدم که یکی از مدیران ارشد با کارمان موافق نیست و با آن دشمنی می‌کند. درباره‌اش پرس و جو کردم و به من توضیح دادند که او همیشه فردی منفی‌نگر است و با بیشتر کارها مخالفت می‌کند. از سوی دیگر، برخلاف بسیاری از مدیران و کارکنان دیگر که پس‌زمینه فنی یا کسب و کار داشتند، پس‌زمینه‌ای سیاسی داشت و پس از سال‌ها کار در پارلمان اروپا جذب این سازمان شده بود که در تصمیم‌گیری‌های بین‌المللی و سیاسی کمک کند. به دلیل پس‌زمینه‌اش، از سایر افراد شرکت جدا افتاده بود.
با این‌که دیدگاه همگی این بود که نباید به دشمنی‌اش اهمیت داد، با او تماس گرفتم و درخواست جلسه کردم. در آغاز جلسه به او گفتم که ما در حال گردآوری فهرستی از مواردی هستیم که می‌توانند به موفقیت پروژه آسیب بزنند و این‌که اگر می‌تواند موارد بیشتری در اختیارمان بگذارد. در طول جلسه به‌دقت به گفته‌هایش گوش کردم و یادداشت برداشتم و بااین‌که برخی از ریسک‌هایی که مطرح می‌کرد پاسخ‌هایی داشتند، هیچ چیز نگفتم. فقط گاهی برای برخی موارد درخواست توضیح بیشتر می‌کردم. در پایان سپاسگزاری و جلسه را ترک کردم. در این جلسه توانستم دو ریسک تازه به کمک او پیدا کنم که خود نتیجه‌ای با ارزش بود، ولی هدف اصلی من بهبود روابط بود.
هفته بعد درخواست جلسه دیگری کردم. در جلسه توضیح دادم که به همراه تیم واکنش‌هایی برای ریسک‌های فهرست شده تعریف کرده‌ایم، ولی مطمئن نیستم که کارایی درخور داشته باشند. گفتم که اگر امکان‌پذیر باشد واکنش‌های ریسک را همراه هم مرور کنیم و نظرش را درباره آن‌ها بگوید. این بار وضعیت گفتگو وارونه شد و تمرکزش معطوف ارائه انواع راهکار برای ریسک‌ها شد.
این روند به شکل‌های مختلف ادامه پیدا کرد و او پس از یک ماه تبدیل به یکی از بزرگ‌ترین پشتیبانان پروژه شد. با پشتیبانی‌هایش منابع فراوانی در اختیار پروژه قرار گرفت و کمک بزرگی به پیروزی پروژه کرد. افزون بر آن، این موفقیت از سوی او به گوش برخی از اعضای پارلمان اروپا هم رسید و فرصت‌های بیشتری برای پروژه‌های مشابه فراهم کرد.