ارتباطات
همیشه باید زمان و توان بایسته صرف شناسایی و مشارکت دادن ذی‌نفعان پروژه کنیم. گام نخست، یعنی شناسایی ذی‌نفعان، کار ساده‌ای نیست و باید برایش از اعضای تیم کمک بگیرید. همان‌گونه که در اصل پیش بررسی کردیم، این کار را به شکلی انجام دهید که کارکرد تیم‌سازی هم داشته باشد.
باید با ذی‌نفعان شناسایی‌شده به شکل‌های مختلف ارتباط برقرار کرد. نوع مناسب ارتباط بستگی به نوع ذی‌نفع دارد. گاهی ارتباط رسمی مناسب‌تر است و گاهی غیررسمی. گاهی ارتباط باید با جزئیات فراوان باشد و گاهی کلان. گاهی باید جنبه‌های پیچیده فنی را در ارتباط وارد کنید و گاهی باید از آن خودداری کنید.
یکی از راه‌های ارتباط که برای بسیاری از ذی‌نفعان کاربرد دارد، فرستادن گزارش است. به یاد داشته باشید که گوناگونی افراد بیش از آن است که یک نوع گزارش برای همه آن‌ها مناسب باشد و درنتیجه بهتر است بیشتر از یک نوع گزارش طراحی کنید.
فردی آغاز به ساخت و پیش‌فروش مجموعه آپارتمانی بزرگ و کمابیش کم‌هزینه‌ای کرده بود. پس از فراری شدن سازنده مشخص شد که حدود ۵۰۰ آپارتمانی که در حال ساخت بود (اگر شمارشان را درست به یاد بیاورم) به هزاران نفر پیش‌فروش شده بود! خریدارانی که بیشتر اندوخته مالی خود را در اختیار این کلاه‌بردار قرار داده بودند بسیار آزرده و خشمگین بودند و به‌تدریج درگیر تحصن و اعتراض شدند. قوه قضائیه برآن شد که پادرمیانی کند. برنامه این بود که بودجه لازم فراهم شود و به شمار پیش‌فروش شده آپارتمان‌هایی ساخته شده، در اختیار خریداران قرار بگیرد. برای این کار مناقصه‌ای عمومی برگزار شد و پیمانکاران خصوصی رتبه بالا به آن دعوت شدند.
یکی از شرکت‌های همکارم برنده مناقصه شد. از آغاز، نگرانی اصلی من مدیریت هزاران ذی‌نفع زخم‌خورده و خشمگین پروژه بود! برنامه‌ای که در نظر گرفتیم این بود که سایتی اینترنتی ساخته شود که خریداران هر زمان که مایل بودند بتوانند وضعیت پیشرفت آپارتمان خود را در آن ببینند. افزون بر آن، قرار شد اتاقکی در ورودی پروژه ساخته شود، همراه با فردی که مسئول پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی و مراجعه‌کننده‌های حضوری باشد. همچنین، برنامه‌ریزی کردیم که ماهی یک‌بار امکان بازدید از پروژه نیز برای همگان فراهم باشد.
این موارد از این رو لحاظ شدند که همیشه این ریسک وجود داشت که با وجودی که پیمانکار شرکتی معتبر بود و در این پروژه زیرنظر قوه قضائیه کار می‌کرد، خریداران خشم خود را معطوف به او کنند یا حتی او را هم به کلاه‌برداری متهم کنند.
به یاد داشته باشید که خوب کار کردن کافی نیست و باید به ذی‌نفعان نشان دهید که خوب کار می‌کنید.