پروفایل برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
نادر خرمی راد

تفاوت طرح، پروژه و پرتفولیو

چند سوال از من شده بود که مجموعا به این برمی‌گشت که چطوری می‌شه تشخیص داد که یه چیزی پروژه‌س یا طرح و این‌که کلا این برچسب‌ها چه اهمیتی دارن. به همین خاطر می‌خوام ماجرا رو کامل توضیح بدم. در ضمن، اگه سوالی داشته باشین می‌تونین تو بخش جدیدی که سمت چپ همه صفحه‌ها اضافه شده ثبتش کنین که اگه می‌تونست برای عموم مفید باشه این‌جا توضیح بدمش.

تعریف‌هایی که برای سه سطح پروژه، طرح و پرتفولیو تو استانداردهای PMI هست چندان راهگشا نیست و عملا باهاشون نمی‌شه مشخص کرد که چه چیزی پروژه‌س، چه چیزی طرحه، و چه چیزی پرتفولیو. به همین خاطر ماجرا رو بر اساس تعریف استانداردهای AXELOS (پرینس۲ و امثال اون) توضیح می‌دم، که از نظر من خیلی خوش‌ساخت‌تره.

به عنوان مثال، این موارد رو ببینین:

  • ساخت یه سد
  • افزایش تعداد بازدیدکننده یه وب‌سایت

کدوم پروژه‌س و کدوم طرح؟

تعریف سطوح

تعریف AXELOS بر اساس این توالیه:

  1. کارهایی انجام می‌شه،
  2. اون کارها محصولی تولید می‌کنن،
  3. از اون محصول نتیجه‌ای حاصل می‌شه،
  4. از اون نتیجه منافعی به دست میاریم.

مثلا:

  1. انواع کارهای طراحی و تامین و ساخت و نظارت و غیره رو انجام می‌دیم،
  2. و بعد از مدتی یه سد ساخته می‌شه،
  3. و به خاطر وجود اون سد، آبرسانی به مزارع اون محدوده بهتر می‌شه و سیستم آب آشامیدنی هم دیگه دچار کمبود نمی‌شه، که این‌ها خودشون باعث افزایش درآمد ناشی از کشاورزی و کاهش …

انتشار پیش‌نویس پم‌باک ۷

خوب، دیگه پیش‌نویس پم‌باک منتشر شد و از الان همه می‌تونن اون رو بخونن و نظر بدن؛ شما هم اگه مایل باشین می‌تونین این کار رو بکنین. در ادامه مطلب روند ثبت نظرات رو توضیح می‌دم.

پیش‌نویس به مدت یک ماه، یعنی تا ۱۳۹۸/۱۱/۲۵ در دسترس خواهد بود. بعد از اون باید شروع کنیم به بررسی نظرها و اصلاح استاندارد. همونطوری که تو مطلب قبلی توضیح داده بودم، این پیش‌نویس فقط بخش استاندارد کتاب هست و بخش راهنما رو فقط تیمی ۷۰ نفره مرور می‌کنن و در اختیار عموم نخواهد بود.

دسترسی به پیش‌نویس

برای این که بتونین پیش‌نویس رو بخونین باید تو سایت PMI اکانت داشته باشین. اکانت رایگان برای این کار کفایت می‌کنه و نیازی نیست که حق عضویت پرداخت کرده باشین. در نتیجه، اگه اکانت ندارین می‌تونین همین الان به رایگان یه اکانت تو سایت PMI بسازین.

پیش‌نویس در این صفحه قرار داره.

ثبت نظرها و پیشنهادها

تمام بخش‌های پیش‌نویس شماره خط دارن و برای هر کدوم از خط‌ها (یا محدوده‌ای از خط‌ها) که مایل باشین می‌تونین نظر یا پیشنهادی ثبت کنین. اولین باری که بخواین چیزی ثبت کنین ازتون تاییدیه‌ای دریافت می‌شه در مورد این‌که قبول می‌کنین حق نشر اون نظر در اختیار PMI باشه. این کاری بود که ما هم در ابتدای همکاریمون کرده بودیم، چون در غیر این صورت PMI مالک کامل پم‌باک نخواهد بود.

نوع نظرها و پیشنهادها

کلا هر نوع پیشنهادی که مایل …

آماده شدن پیش‌نویس نسخه هفتم پم‌باک

بالاخره پیش‌نویس نسخه هفتم آماده شد و سه چهار روز دیگه در اختیار عموم قرار می‌گیره. بعد از انتشار مطلب دیگه‌ای تو سایت می‌ذارم و توضیح می‌دم که چطوری می‌شه بهش دسترسی پیدا کنین.

الان می‌خوام یه توضیح کلی در مورد نسخه جدید پم‌باک بدم، چون با نسخه‌های قبلی خیلی فرق داره و خیلی‌ها ممکنه با دیدن پیش‌نویس شوکه بشن!

از دو بخش به سه بخش

نسخه‌های قبلی پم‌باک دو بخش کلی داشتن که تمایزشون زیاد مشخص نبود. این تمایز الان خیلی مهم‌تر شده و به جای دو بخش هم سه بخش داریم، برای همین می‌خوام توضیحشون بدم.

دو بخشی که قبلا وجود داشت «استاندارد» و «راهنما» بود. استاندارد بخشی از کتابه که با ضوابط سختگیرانه‌تری تدوین می‌شه و رویکرد اصلی رو نشون می‌ده و راهنما چیزیه که جرئیات بیشتری به اون اضافه می‌کنه. استاندارد بودن بخش اول به معنی تبعیت کردن از تعریف استاندارد انسی (موسسه ملی استاندارد آمریکا) هست. البته به خاطر ماهیت بین‌المللی پم‌باک خیلی بهتر بود که به جای یه مرجع ملی از یه مرجع بین‌المللی، یعنی ایزو، استفاده میشد، که متاسفانه این اتفاق نیفتاده.

تو نسخه‌های قبلی، بخشی که فرآیندها رو از زاویه دید گروه‌های فرآیندی بررسی می‌کرد استاندارد بود و بخشی که اون‌ها رو از زاویه حوزه‌های دانش توضیح می‌داد راهنما بود. تو نسخه‌های اول و دوم این تفکیک و تفاوت ماهیت اون بخش‌ها اصلا مشخص نبود، ولی تو …

تکمیل ویرایش اصول پم‌باک ۷

تدوین اصول نسخه جدید پم‌باک تقریبا تموم شده. برای کسایی که اطلاع ندارن، برنامه اینه که در نسخه بعدی پم‌باک به جای رویکرد فرآیند محور از رویکرد اصل محور استفاده بشه، چون می‌تونه خیلی مفیدتر باشه.

تدوین اصول خیلی کار برد، خصوصا که تعداد افراد زیاده و همفکری بین این عده خودش پروژه‌ایه: دوازده نفر اعضای تیم تدوین استاندارد (شامل من) به اضافه چهار نفر از تیم رهبری. در نهایت به یازده اصل رسیدیم* و به احتمال زیاد این اصول و مفاهیمشون بعد از این ثابت می‌مونه و فقط جزئیاتشون تغییر می‌کنه. بدون اشاره به عنوان اصول (که به احتمال زیاد تغییر می‌کنه)، مفهوم اصول از این قراره:

  • اصلی در مورد مشارکت دادن ذی‌نفعان پروژه؛ این مشارکت از جنبه‌های مختلفی معنی پیدا می‌کنه، هم از جهت مشارکت دایمی اون‌ها در تعیین و تفسیر الزامات پروژه و هم از جهت مشارکتشون در بررسی تحویل‌شدنی‌ها، ارائه راهکار و امثال اون. یکی از چیزهایی که من شخصا سعی می‌کنم تو این اصل منعکس بشه اینه که ارکان پروژه (کارفرما، مشاور و پیمانکار) هدف مشترکی دارن و باید در کنار هم پیش برن و با همکاری مفیدشون احتمال موفقیت پروژه رو بیشتر کنن، نه این‌که به همدیگه به چشم دشمن نگاه کنن.

  • اصلی در مورد رهبری، به مفهوم حمایت از اعضای تیم، ایجاد انگیزه، مربی‌گری و امثال اون؛ البته یه جنبه رهبری چیزیه که از سطوح بالای سازمانی پروژه مثل مدیر پروژه …

تغییرهای PMBOK نسخه هفتم

الان متوجه شدم که با وجود این‌که برای من مثل یه چشم به هم زدن بوده، عملا حدود دو سال از آخرین مطلبی که تو سایت نوشته بودم می‌گذره، که دلیلش هم ترکیبی از مشغله زیاد، تنبلی و فاصله ایجاد شده با محتوای فارسی بوده.

به هر ترتیب، تصمیم گرفتم که دوباره اینجا مطلب منتشر کنم و برای اولین مطلب، چیزی رو انتخاب کردم که خیلی در موردش ازم سوال شده: تغییرهای پم‌باک نسخه هفتم.

روند تالیف پم‌باک نسخه هفتم

برای کسانی که اطلاع ندارن، تالیف نسخه هفتم پم‌باک رو حدودا از یک ماه پیش شروع کردیم. من یکی از دوازده نفری هستم که برای این کار انتخاب شده و بعد از این‌که کارمون تموم بشه، پیش‌نویس به گروهی حدودا هفتاد نفره فرستاده می‌شه تا بررسیش کنن و پیشنهادهای اصلاحی بدن. بعد از این‌که نظرهاشون رو بررسی کنیم و پیش‌نویس رو بهبود بدیم، پیش‌نویس دوم برای عموم منتشر می‌شه و در اون زمان هر کسی که مایل باشه می‌تونه اون رو بخونه و پیشنهادهای اصلاحی بده.

تغییرهای پم‌باک نسخه هفتم

یکی از قواعد همکاری اینه که مباحث داخل تیم محرمانه تلقی بشه و به همین خاطر متاسفانه نمی‌تونم جزئیات همه تغییرها رو اعلام کنم. با این حال یه تغییر خیلی زیربنایی وجود داره و قرار شده به طور عمومی اعلام بشه و اون چیزیه که الان می‌خوام توضیح بدم.

تمام نسخه‌های قبلی پم‌باک مبتنی بر فرآیندها بودن؛ فرآیندهای که انواع اقدام‌های مدیریت پروژه و …

بهبود روش‌های تصمیم‌گیری در مدیریت پروژه

یکی از خواننده‌ها سوالی از من کرده بود و دیدم بهتره اینجا جواب بدم که همه بتونن استفاده کنن. خودش بهانه‌ای هم می‌شه برای به‌روزرسانی سایت که مدت‌هاست به خاطر مشغله‌های دیگه‌ای که داشتم به تاخیر افتاده بود. کلا هم در مورد وضعیت کاری من، چون عده‌ای سوال کرده بودن، خدمات مشاوره‌ای و تدریس دوره رو به جز برای موارد خاص کنار گذاشتم و کاملا متمرکزم روی ساخت دوره‌های الکترونیکی و سخنرانی در کنفرانس‌ها.

تفاوت روش‌های تصمیم‌گیری در پروژه و در سایر موارد

به طور کل تفاوتی وجود نداره. همون روش‌هایی که برای تصمیم‌گیری صحیح تو پروژه به کار می‌ره می‌تونه تو انواع کارهای دیگه و حتی به طور کلی در زندگی فردی به کار بره. در عین حال، بعضی‌ها احتمالا دیدین که من تا حالا کارگاه‌ها و سخنرانی‌هایی در مورد روش‌های تصمیم‌گیری در پروژه‌ها داشتم، و اتفاقا یکیش آخری همین هفته تو یکی از کنفرانس‌های PMI هست. این ماجرا عمدتا روی مثال‌ها و تمرین‌ها اثر می‌ذاره، نه چیز دیگه.

قدم اول: گردآوری و ارزیابی داده‌ها

اولین قدم در تصمیم‌گیری گردآوری و ارزیابی داده‌های مرتبطه و مهم‌ترین مشکلی که وجود داره داده‌های نادرسته. نمونه ساده‌ش انواع و اقسام اخبار و توصیه‌هاییه که تو اینترنت و خصوصا جاهایی مثل فیس‌بوک می‌بینین و اکثرا یا نادرستن، یا طوری قالب‌بندی شدن که نتایج نادرست ازشون ایجاد می‌شه. می‌شه یه مدت برای تمرین …

دعوت به به‌روزرسانی کتاب راهنمای جامع پراجکت

مدتیه که نسخه جدید پراجکت منتشر شده و برنامه من این بود که به تناظر اون نسخه جدیدی از کتاب راهنمای جامع پراجکت رو تهیه کنم. با این حال مرور زمان و روبرو شدن با واقعیت بهم نشون داد که فعلا به خاطر مشغولیت‌های دیگه امکانش رو ندارم. به همین خاطر به انتشارات دیباگران که ناشر کتاب‌های من بوده اجازه دادم که با کمک فرد دیگه‌ای کتاب رو به‌روزرسانی و منتشر کنن. انتشارات برای پیدا کردن فرد مناسب از من کمک خواسته و من هم قبول کردم.

به این ترتیب، اگه علاقه‌مند باشین می‌تونین برای این کار اعلام آمادگی کنین. نسخه قبلی کتاب در اختیارتون قرار می‌گیره که اون رو به‌روزرسانی کنین. تصاویر و گاهی اوقات روند اجرای دستورها باید اصلاح بشه و علاوه بر اون قابلیت‌های جدید هم باید پوشش داده بشن. چون امکان نظارت بر کیفیت کار رو ندارم، کتاب صرفا با نام خودتون منتشر می‌شه و نه به طور مشترک. قراردادتون هم مستقیما با انتشارات خواهد بود و من دخالتی نخواهم داشت.

اگه مایل به این کار هستین لطفا یه راهنمای کوتاه (همراه با عکس) تهیه کنین که توش شیوه ساخت یک فیلد اختصاصی برای نمایش مقدار گرد شده مدت زمان رو توضیح می‌ده و اون رو حداکثر تا پایان تیرماه در قالب PDF برای من بفرستین. از بین نمونه‌های دریافت شده سه‌تا که از همه بهتر باشن رو به انتشارات معرفی می‌کنم و از اون به بعد دیگه نقشی در این ماجرا نخواهم داشت.