مدیریت اسناد پروژه‌ها
یکی از خواننده‌ها از من در مورد منابع مفید برای بهبود مدیریت اسناد پروژه‌ها پرسیده بود، و این البته اولین باری نیست که چنین سوالی از من پرسیده می‌شه.
جواب من معمولا اینه که نمی‌تونین تو منابع معتبر دنبال چیزهایی باشین که تو خیلی از پروژه‌های ایرانی استفاده می‌شه و انتظار دارن. مثلا حتی عبارت DCC (مخفف document control center یا یه چیزی شبیه اون) که تو خیلی از پروژه‌های ایرانی به عنوان یه عبارت استاندارد استفاده می‌شه هم به هیچ وجه رایج نیست و تو متون به چشم نمی‌خوره. تو چنین فضاهایی، مسئله اصلی یه دانش جامع و عمیق نیست؛ بخش عمده‌ایش در مورد عرف کاریه و بخش دیگه‌ایش در مورد فرآیندهایی که مثلا تو بخش مهندسی وجود داره. بهترین منبع برای یادگیری همه این‌ها هم خود محیطیه که توش کار می‌کنین. یعنی از یه طرف باید با مدیران واحدهای مهندسی صحبت کنین و با فرآیند کارشون آشنا بشین و از طرف دیگه با کسایی که تو بخش مدیریت اسناد کار می‌کنن صحبت کنین و عرف‌هاشون رو بشناسین.
سیستم‌های رایجی که برای مدیریت اسناد تو شرکت‌های ایرانی استفاده می‌شه به اندازه کافی موثر نیست. برای آزمایش می‌تونین چک کنین که سیستمتون می‌تونه خیلی سریع جواب چنین سوال‌هایی رو بهتون بده یا نه:
- کدوم اسناد تا الان تکمیل شدن، ولی هنوز تایید نشدن؟
- جواب کدوم نامه‌ها رو باید حداکثر تا پایان امروز بدیم؟ جواب کدوم نامه‌ها به تاخیر افتاده؟
- تا الان چه مکاتباتی در مورد فلان نقشه‌ها شده و نتیجه‌هاشون چی بوده؟
- چطوری می‌تونم یه مجموعه کامل از آخرین ریویژن نقشه‌های مکانیکی فلان بخش پروژه داشته باشم؟
اگه جواب فقط یکی از این سوال‌ها و سوال‌های مشابه رو نتونین به خوبی از سیستم بگیرین، مشکل دارین و باید به فکر حلش باشین.
حالا چطور می‌شه دانشمون رو در این مورد بهبود بدیم؟
از نظر من اگه می‌خواین این سیستم رو بهبود بدین، باید روی مدیریت پیکره‌بندی تمرکز کنین و مدیریت اسناد پروژه رو هم به عنوان زیرمجموعه‌ای از سیستم مدیریت پیکره‌بندی شکل بدین. برای این کار هم انواع و اقسام کتاب‌ها وجود دارن و حتی PMI هم یه استاندارد عملی داره. اصولا هم بهترین منبع برای این موضوع استاندارد ITIL هست که البته بیشتر جنبه عملیاتی داره، ولی از اصولش برای مدیریت پیکره‌بندی پروژه هم می‌شه استفاده کرد.