گرفتن برآوردهای درست از کارشناس‌ها
خیلی‌ها این مشکل رو دارین که لازمه برآوردهایی از کارشناس‌ها دریافت کنین و برآوردها خیلی دست بالا هستن. حالا مسئله اینه که چطوری می‌شه برآوردهای واقع‌بینانه‌تری دریافت کرد.
همیشه باید قبل از انتخاب راه حل، مسئله رو ریشه‌یابی کرد. چرا برآوردها دست بالا هستن؟
دلیلش اینه که می‌رین مثلا از یه طرح می‌پرسین چقدر طول می‌کشه فلان کار رو انجام بدی، اون هم مثلا می‌گه بیست روز، بعد اگه بشه بیست و یه روز و هنوز تموم نکرده باشه می‌رین سرزنشش می‌کنین که چرا عقبی. خوب، اون هم خیال خودش رو راحت می‌کنه و از اول می‌گه سی و پنج روز!
به این می‌گن حاشیه اطمینان موضعی (padding) و خیلی چیز بدیه، چون کنترل شده نیست (هیچوقت همه کارهای پروژه در بدبینانه‌ترین حالت ممکن تموم نمی‌شن).
پرده اول
خوب، حالا چطوری می‌شه این مشکل رو حل کرد؟ قطعا اولین و مهم‌ترین قدم اینه که سرزنش کردن رو از برنامه کاریمون حذف کنیم تا خیال همه راحت باشه و احساس نکنن لازمه که حاشیه اطمینان به برآوردهاشون اضافه کنن. مثلا وسط پروژه می‌تونین یکی از دو قضاوت زیر رو در مورد واحد طراحی سازه داشته باشین:
- شما کارتون عقبه و پروژه رو به تاخیر انداختین! چرا؟
- الان عملکرد شما مهم‌ترین عاملیه که جلوی بیشتر به تاخیر افتادن پروژه رو می‌گیره. چیکار می‌تونیم بکنیم که کارتون سریع‌تر پیش بره؟
این دوتا عملا یکی هستن، ولی اولی سازنده نیست، فقط سرزنشه و معمولا نتیجه‌ای نمی‌ده، در حالی که دومی هم فرهنگ مناسب‌تری به وجود میاره که یکی از تبعاتش اینه که بعدا برآوردهای درست‌تری می‌تونین بگیرین و هم این‌که نتیجه‌بخش‌تره.
پرده دوم
حاشیه اطمینان چیز بدی که نیست هیچ، کاملا هم لازمه. مشکل، حاشیه اطمینان‌های کنترل نشده موضعی هستن. برنامه‌ریزی هم چیزی نیست که منزوی انجام بشه و اعضای تیم پروژه کارشون فقط برآورد دادن نیست، باید خیلی بیشتر تو برنامه‌ریزی مشارکت داشته باشن. پس باید متوجهشون کنین که برای بخش‌های کاری مختلف باید حاشیه اطمینان‌های کلی هم در نظر بگیرین و بهشون بگین که منشا اون حاشیه اطمینان‌ها چیه و چطوری به کار میاد. در نهایت از خودشون بخواین که تو تعیین این حاشیه اطمینان‌ها بهتون کمک کنن.
وقتی چنین اتفاقی بیفته خیلی کمتر احساس می‌کنن لازمه به برآوردهای تک تک فعالیت‌هاشون حاشیه اطمینان موضعی اضافه کنن.
پرده سوم
چیز دیگه‌ای که خیلی کمک می‌کنه، برآورد سه نقطه‌ایه. به جای این‌که ازشون یه مقدار به عنوان برآورد بخواین، بگین که مقدار رو در حالت بدبینانه، معمولی و خوشبینانه بدن. اونوقت خودتون می‌تونین با فرمول استاندارد پرت یا احیانا فرمول‌های خاصی که فکر می‌کنین برای خودتون مناسب‌تره، مقدار نهایی رو از روی اون‌ها استخراج کنین.
یه کارشناس که تو حالت معمولی حاشیه اطمینان موضعی در نظر می‌گیره و مقدار ۳۵ روز رو بهتون می‌ده، وقتی ازش مقدار سه نقطه‌ای بخواین احتمالا توضیح می‌ده که مقدار بدبینانه ۴۰ روزه، معمولی ۲۰ روز و خوشبینانه مثلا ۱۵ روز. بعد با فرمول پرت که حساب کنین می‌رسین به مقدار حدود ۲۲ روز، که خیلی منطقی‌تر از ۳۵ روزیه که تو حالت تک نقطه‌ای بهتون داده شده. مسئله اینه که وقتی مقدار تک نقطه‌ای گرفته می‌شه همه ناخودآگاه زیاد از حد می‌رن به سمت حالت بدبینانه.