از چرا تا چگونه
یه مشکل خیلی رایج وجود داره که فقط هم در مورد پروژه‌ها نیست، در مورد مدیریت عملیات هم وجود داره و حتی تو مدیریت زندگی شخصی: این‌که قبل از فکر کردن به سوال‌هایی از نوع «چرا» به سوال‌هایی از نوع «چگونه» فکر می‌کنیم. مثلا وقتی قراره پروژه‌ای رو انجام بدیم، فقط داریم به این فکر می‌کنیم که چطوری باید انجامش بدیم و برنامه‌های ناقصی می‌ریزیم برای «کار» کردن.
حدس می‌زنین چرا به جای کار نوشتم «کار»؟
کسایی که PRINCE2 خونده باشن می‌دونن که یکی از اصول زیربناییش اینه که باید به جای «کار» روی «محصول» متمرکز بشیم. هدف کار کردن نیست، محصول تولید کردنه. این تمرکز روی کار مشکلای خیلی زیادی به وجود میاره؛ مثلا:
- فکر می‌کنیم زیاد کار کردن ارزشه؛ در نتیجه دایما سعی می‌کنیم بیشتر و بیشتر کار کنیم و هرچقدر بیشتر کار کنیم، کیفیت کارمون کمتر می‌شه و ذهنمون بیشتر از محصول فاصله می‌گیره. در نهایت کیفیت محصول هم به تبع کیفیت کار افت می‌کنه.
- انقدر برای کار ارزش قایلیم که اون رو به نوعی مقدس می‌دونیم؛ تغییرش نمی‌دیم. در حالی که وقتی تمرکزمون روی محصول باشیم، اون نقطه ثابت به جای کار تبدیل می‌شه به محصول و آماده‌ایم که روش کار کردمون رو هر وقت که لازم بود عوض کنیم، طوری که بهتر به محصول برسیم. نتیجه‌ش می‌تونه کیفیت بالاتر، سرعت بیشتر، هزینه کمتر و به طور کلی منافع بیشتر باشه.
پیشنهاد می‌کنم هروقت چنین چیزی به ذهنتون اومد که «من که انقدر زیاد کار می‌کنم چرا…» بلافاصله خودتون رو انتقاد کنین، چون زیاد کار کردن ارزش نیست. شاید دارین تو مسیر نادرستی پیش می‌رین. وقتی مسیرتون درست نباشه فرقی نداره چقدر سریع برین.
حالا مسئله از تمرکز بر کار یا محصول هم بالاتره. تمرکز بر محصول تو مدیریت پروژه اصل و ارزشه، ولی حتی تو مدیریت طرح و پرتفولیو هم ارزش نیست. همونطوری که تو مدیریت پروژه سعی می‌کنیم به جای کار روی محصول تمرکز کنیم، تو مدیریت طرح هم سعی می‌کنیم به جای کار و محصول روی نتایج تمرکز کنیم. نتیجه چیزیه که از محصول پروژه به وجود میاد. مثلا تو پروژه ساخت یه بیمارستان، محصول یه ساختمون مشخصه با کارکرد تعریف شده و نتیجه‌ش می‌شه فراهم شدن امکانات درمانی. تو یه سطح بالاتر، یعنی مدیریت پرتفولیو، سعی می‌کنیم به جای کار، محصول و نتیجه، روی منافع تمرکز کنیم؛ یعنی درآمدی که به دست میاریم، اعتباری که به دست میاریم، فرصت‌های بیشتری که برامون فراهم می‌شه، دانشی که تو سازمانمون ذخیره می‌شه و امثال اون.
خیلی خوبه اگه تمایز این موارد، یعنی کار، محصول، نتیجه و منافع رو همیشه در نظر داشته باشین. اگه این موضوع براتون جالب باشه، باید بدونین که یه مفهوم دیگه هم تو این حوزه داریم: ارزش. ارزش می‌شه نسبت منافعی که به دست اومدن به منابعی که مصرف کردیم. قطعا می‌تونین خودتون نتیجه‌گیری کنین که حداکثر کردن منافع هدف نیست؛ هدف حداکثر کردن ارزشه.
حالا از این بحث که موضوع اصلی نبود، ولی بی‌ربط هم نبود، برمی‌گردیم به ماجرای اصلی. فرض کنین هدفی تعریف شده به شکل عملیات، پروژه، طرح یا هر چیز دیگه. الان چیکار می‌کنین؟ تو مواردی که تو زندگیتون تجربه کردین دقیقا چه روندی رو طی کردین؟ فرض کنین مثلا قرار بوده یه مهمونی بگیرین. اولین فکرهایی که به ذهنتون رسیده بوده چیا بودن؟
خیلی از آدم‌ها تو این شرایط به چگونگی اجرا فکر می‌کنن. مثلا این‌که برای این مهمونی نیاز به خرید چه چیزهایی و انجام چه هماهنگی‌هایی دارن. با این حال توصیه اکید تو همه سیستم‌های مدیریتی، از حالت پروژه‌ای گرفته یا عملیات، اینه که کار رو با این سوال شروع نکنیم. سوال اول همیشه اینه: چرا می‌خوام به این هدف برسم؟ بعد از این‌که به این سوال خوب جواب بدیم می‌تونیم به سوال‌هایی که به چگونگی مربوط می‌شن جواب بدیم.
خوب، حالا چرا باید اینطور باشه؟ دلیلش چیه که توصیه می‌شه اول به چرایی فکر کنیم و بعد به چگونگی؟ این توصیه دو دلیل کلی داره:
- شاید برای چرایی جواب خوبی نداشته باشیم. در این صورت بهتره که اصلا اون کار رو نکنیم. انرژی، زمان و هزینه خیلی زیادی دایما صرف کارهایی می‌شه که توجیه‌پذیر نیستن، صرفا به این خاطر که از ابتدا انرژی کافی صرف فکر کردن به چرایی اون‌ها نشده.
- ولی ماجرا به اون ختم نمی‌شه. وقتی پاسخ به چرایی به خوبی تو ذهنمون شکل بگیره، تو تعیین چگونگی خیلی موفق‌تر خواهیم بود. مثال ساده‌ای که معمولا تو کلاس‌هام می‌زنم اینه: دوتا پروژه داریم انجام می‌دیم که از هر جهت مثل هم هستن، به جز یک چیز: این‌که پروژه اول رو برای سود مالی داریم انجام می‌دیم و پروژه دوم رو برای کسب اعتبار و به دست آوردن فرصت‌های جدید انجام می‌دیم. همه چیزهای دیگه مثل هم هستن. حالا هردوتا پروژه به تاخیر افتادن و به دلایلی امکان‌پذیر نیست که اون‌ها رو دیر تموم کنیم. وقتی دنبال راه حل گشتیم دوتا راه حل ممکن پیدا کردیم که برای هر دو پروژه قابل اعمال هستن. یه راه حل اینه که بیشتر هزینه کنیم (یعنی کمتر سود کنیم) و پروژه رو به برنامه برسونیم، و راه حل دیگه اینه که کیفیت رو تا حداقلی پذیرفتنی کاهش بدیم تا با هزینه ثابت به برنامه برسیم. برای هرکدوم از پروژه‌ها کدوم راه حل رو انتخاب می‌کنین؟ قطعا برای پروژه‌ای که برای سود انجام می‌شه کیفیت رو کاهش می‌دیم و برای پروژه‌ای که برای کسب اعتبار انجام می‌شه هزینه رو بالا می‌بریم. این دو پروژه کاملا مثل هم بودن و این تفاوت رو فقط «چرایی» پروژه‌ها به وجود آوردن؛ همون چیزی که همیشه باید حواسمون بهش باشه.
باز هم تاکید می‌کنم: این ماجرا صرفا در مورد مدیریت پروژه و عملیات نیست؛ تمرین کنین ببینین تو زندگی شخصیتون تا چه حد معنی داره.