ترتیب اجرای فرآیندهای PMBOK
یه سوال همیشگی اینه که ترتیب فرآیندهای PMBOK چیه و اگه مثلا بخوایم اجراش کنیم باید چطوری پیش بریم. قبلا تو خیلی از نوشته‌ها مستقیم یا غیر مستقیم درباره‌ش توضیح دادم، ولی الان می‌خوام به طور خاص در مورد این ماجرا صحبت کنم.
فرآیندهای PMBOK ترتیب ندارن!
اولین نکته اینه که باید بدونین فرآیندهای پم‌باک ترتیب ندارن. بله، پم‌باک قصد نداشته براشون ترتیب مشخص کنه.
حالا احتمالا فکر کنین که اگه قراره ترتیب برای فرآیندها ارائه نشده باشه، پس اون همه فلش‌هایی که تو پم‌باک از یه فرآیند به فرآیند دیگه می‌ره چیه. اون روابط تو پم‌باک نشون‌دهنده ترتیب اجرا نیستن، نشون‌دهنده اینن که فرآیندها چطوری با هم یکپارچه می‌شن، که این از مهم‌ترین مفاهیم پم‌باکه.
این یکپارچگی نشون می‌ده که چه نوع وابستگی‌هایی بین فرآیندها هست و اگه بخوایم یه فرآیند خاص رو خوب و کامل و موثر اجرا کنیم، باید از چه چیزهایی تاثیر بگیره و بر چه چیزهایی تاثیر بذاره. اگر تاثیرپذیری کامل نباشه، نتیجه‌ش قابل اطمینان نیست و اگه تاثیرگذاریش کامل نباشه، نتیجه‌ش درست استفاده نشده. تو هر دو حالت دچار مشکل می‌شیم. چرا فرآیندهای PMBOK ترتیب ندارن؟
حالا چرا فرآیندهای پم‌باک ترتیب ندارن؟
می‌شه مثلا به PRINCE2 نگاه کنین. فعالیت‌های پرینس۲ کمابیش معادل فرآیندهای پم‌باک هستن و بین اون‌ها هم فلش‌هایی وجود داره، روابطی وجود داره. ولی این روابط تو پرینس۲ نشون‌دهنده ترتیب اجرا هستن.
یعنی از یه جای خاص می‌شه شروع کرد، مسیر کمابیش خطی و ساده‌ای رو تو مسیر راه‌اندازی و آغازش طی کرد و بعد رسید به یه چرخه‌ای از فعالیت‌ها که به تعداد مرحله‌های اجرایی تکرار می‌شه و بعد هم می‌رسه به فعالیت‌های خاتمه. یعنی اگه فرض کنیم پروژه‌موت تعداد مرحله خاصی داره، می‌تونیم خودکار رو بذاریم روی اولین فعالیت و مسیر رو باهاش خط بکشیم و بریم جلو، چرخه‌ها رو تکرار کنیم و در نهایت برسیم به نقطه پایان.
دلیل این‌که پرینس۲ ترتیب ارائه می‌کنه و پم‌باک نمی‌کنه به نظرتون چیه؟
دلیلش اینه که پرینس۲ متودولوژیه، قراره به ما بگه که چطوری پروژه رو اجرا کنیم، مرحله به مرحله چیکار کنیم، چه کسی مسئول چه کاریه و امثال اون. ولی پم‌باک متودولوژی نیست و قرار نیست به ما چنین چیزهایی بگه. پم‌باک فقط می‌خواد مشخص کنه که هر کاری رو چطوری باید انجام داد که موثر باشه، یعنی چطوری فعالیت‌های مدیریتی پروژه رو یکپارچه کرد.
به عنوان مثال یه فرآیند ساده مثل شناسایی ذی‌نفعان رو در نظر بگیریم. به جز عوامل محیطی سازمان و سرمایه‌های فرآیندی سازمان که ورودی همه فرآیندها هستن، دو ورودی داره:
- منشور پروژه
- اسناد تدارکاتی
اولین باری که فرآیند رو اجرا می‌کنیم و تو زمان آغازش پروژه‌س، عملا تنها چیزی که در اختیارمون هست تعریف پروژه یا همون منشور پروژه‌س و کار رو با همون پیش می‌بریم. بعد که جلوتر می‌ریم دوباره باید شناسایی ذی‌نفعان رو تکرار کنیم، چون هم شناختمون از پروژه بیشتر شده و هم این‌که بعضی از برنامه‌ریزی‌ها رو ذی‌نفعان اثر می‌ذاره. مثلا اگه تصمیم بگیریم یه کاری رو برون‌سپاری کنیم، عملا اون فرد یا گروهی که قراره کار رو به عهده بگیره ذی‌نفع ما می‌شه، پس باید تمام برنامه‌ریزی‌هایی که به ذی‌نفعان مربوط می‌شه و عملا با شناسایی ذی‌نفعان شروع می‌شه رو تکرار کنیم.
حالا خود شناسایی ذی‌نفعان روی خیلی از برنامه‌ریزی‌ها اثر می‌ذاره؛ خصوصا روی برنامه‌ریزی ارتباطات. این تغییرها روی همه برنامه‌ها می‌تونن اثر بذارن و در نتیجه عملا همه برنامه‌ریزی‌ها بعدش تکرار می‌شن، از جمله خود برنامه‌ریزی تدارکات که منجر به تغییر اسناد تدارکات هم می‌تونه بشه.
روندی که الان توضیح دادم یه رابطه دوریه، یعنی بعضی چیزها هم ورودی شناسایی ذی‌نفعان هستن و هم خروجیش. همه جای پم‌باک پر از روابط دوریه و به همین خاطره که حتی اگه سعی کنیم هم نمی‌تونیم ترتیب خاصی برای فرآیندها استخراج کنیم. موقع اجرا هم اتفاقی که می‌افته اینه که برای هر تغییر باید احتمالا چند بار برنامه‌ریزی رو اجرا کنیم تا به تدریج همه چیز با هم سازگار بشه. تو خود پم‌باک هم توضیح می‌ده که برنامه‌ریزی پم‌باک iterative هست (هر بار به دفعات تکرار می‌شه).
خوب، پس چطوری می‌شه پم‌باک رو اجرا کرد؟
پس وقتی که فرآیندهای پم‌باک ترتیب ندارن، چطوری می‌شه پم‌باک رو اجرا کرد یا به عبارت دیگه چطوری می‌شه پم‌باک رو مستقر کرد؟
جواب خیلی ساده‌س و خیلی هم تا حالا تکرارش کردم: اصولا نمی‌شه پم‌باک رو اجرا یا مستقر کرد! کاری که می‌شه کرد اینه که از پم‌باک برای ساخت سیستم مدیری پروژه‌مون کمک بگیریم و بعد اون سیستم رو به اجرا در بیاریم. این دوتا خیلی با هم فرق می‌کنن.
برای این که سیستم مدیریت پروژه‌مون رو بسازیم علاوه بر دانشی مثل پم‌باک، نیاز به متودولوژی‌ای مثل پرینس۲ هم داریم و این چیزیه که خود پم‌باک هم تو مقدمه‌ش خیلی روش تاکید می‌کنه. قسمت اصلی اجرا کردن و مستقر کردن با متودولوژی مشخص می‌شه و پم‌باک نمی‌تونه (و نمی‌خواد) تو این حوزه کاری کنه.
حتی خود پرینس۲ رو هم نمی‌شه اون طوری که هست «اجرا» کرد. پرینس۲ رو هم اول باید اختصاصی‌سازی (tailor) کرد، باهاش سیستم مدیریت پروژه رو ساخت (برای ساختش از پم‌باک هم کمک می‌گیریم) و بعد اون سیستم رو مستقر کرد. یک راه برای این کار چیزیه که من اسمش رو گذاشتم co-tailoring و تو کنفرانس PMI هم توضیحش داده بودم.