گزارش‌های پیشرفت: نگاه به گذشته یا نگاه به آینده
تو هر پروژه‌ای به طور دوره‌ای ارزیابی انجام می‌دیم و بر اون اساس گزارش‌هایی می‌دیم. اطلاعاتی که تو گزارش‌ها داده می‌شه رو می‌شه به دو دسته تقسیم کرد:
- مربوط به گذشته (مثل درصد پیشرفت، بخش‌های تکمیل شده، هزینه صرف شده و مقدار تاخیری که تا حالا روی مسیر بحرانی پیش اومده)
- مربوط به آینده (مثل تاریخ پایان تخمینی پروژه و هزینه تخمینی پروژه)
اطلاعات گروه اول ارزش دارن، ولی فقط ارزش محاسباتی دارن، برای این‌که برسیم به اطلاعات گروه دوم. چیزی که واقعا به درد مدیران می‌خوره و به طور کلی چیزی که می‌تونه مبنای تصمیم‌گیری‌ها قرار بگیره اطلاعات گروه دومه. چیزایی که تو گروه اول قرار می‌گیرن حتی زیاد از جنس «اطلاعات» نیستن، بیشتر «داده» خام به حساب میان که باید پردازش بشن.
متاسفانه انواع اطلاعاتی که تو گزارش‌ها ارائه می‌شه از گروه اوله. پیشرفت کل پروژه و پیشرفت اجزای اون، به تفکیک واقعی و برنامه‌ریزی شده و تجمعی و دوره‌ای و امثال اون‌ها، با چیزهایی که دوباره مشابه اون‌ها هستن، یعنی بخش‌های تکمیل شده و مایل‌ستون‌های محقق شده و عقب افتاده، و چیزی که واقعا کاربرد مدیریتی نداره، یعنی تاخیر روی مسیر بحرانی.
وقتی یه مدیر چنین اطلاعاتی رو دریافت می‌کنه ممکنه اعتراض نکنه که کافی نیستن، چون بهشون عادت کرده. اون آدم ناخودآگاه سعی می‌کنه با این اطلاعات وضعیت آینده رو پیش‌بینی کنه و بر اون اساس تصمیم‌گیری کنه. حالا چطوری پیش‌بینی می‌کنه؟ معمولا با روش‌هایی که چندان مناسب نیستن. شما به عنوان تحلیل‌گر متخصص باید این نقش رو به عهده بگیرین و محاسبات رو با روش مناسب انجام بدین و در اختیارشون بذارین؛ مشخص کنین که مثلا:
- پروژه احتمالا در چه زمانی تموم می‌شه و به عبارت دیگه با چه مقدار تاخیر تموم می‌شه (بهترین ابزارش تحلیل زمان کسب شده‌س)
- احتمال تکمیل پروژه در تاریخ مقرر چقدره (وقتی می‌تونین چنین کاری کنین که یه مدل‌سازی ریسک کمی تو نرم‌افزار مناسبی مثل پرت‌مستر کرده باشین)
- احتمالا پروژه با چه هزینه‌ای تموم می‌شه
- احتمال تکمیل پروژه با هزینه مقرر چقدره (باز هم مدل‌سازی ریسک لازم داره)
در کنار این‌ها، کل تیم باید توجه کافی به ریسک‌ها هم داشته باشه که اصولا متعلق به آینده هستن. باید دایما ریسک‌های جدید رو شناسایی کنین و براشون برنامه‌ریزی کنین. اصولا بحث و تبادل نظر در مورد ریسک‌های پروژه مهم‌ترین موضوع برای جلسه‌های دوره‌ایه.
کلا نگاه باید به آینده باشه و از گذشته فقط برای کمک به تصمیم‌گیری‌های مربوط به آینده کمک می‌گیریم. هر نگاهی که اصل رو گذشته بدونه و مثلا دنبال نشون دادن این باشه که پیمانکار مقصر هست یا نیست کاربرد نداره. این نگاه به آینده که قطعا گوشه چشمی به گذشته هم داره می‌تونه اطلاعاتی تولید بکنه واقعا کاربرد داره. مثلا می‌تونیم عملکرد واقعی هر دوره رو با عملکرد برنامه‌ریزی شده ترکیبی همون دوره مقایسه کنیم و به مقداری برسیم که من معمولا بهش می‌گم میزان تحقق. حالا این میزان تحقق رو با سیاست‌های مختلف پروژه مقایسه می‌کنیم. مثلا می‌بینیم که میزان تحقق معمولا ۸۰ درصد بوده، ولی تو دوره‌ای که توجه بیشتری به ارتباطات پروژه کرده بودیم به نزدیک ۹۰ درصد رسیده، پس بهتره که این سیاست رو «در آینده» ادامه بدیم؛ یا این‌که با وجود اضافه کردن شیفت شب، میزان تحقق فقط ۵ درصد اضافه شده که ارزشش رو نداره و در نتیجه شیفت شب رو «در آینده» حذف می‌کنیم.
کمی به تفاوت گزارش‌هایی که صرفا به گذشته نگاه می‌کنن و گزارش‌هایی که عمدتا نگاهش به آینده‌س فکر کنین… فرق می‌شه این‌که وقتی روی نوع اول کار می‌کنین عمدتا یه جور اپراتور نرم‌افزار هستین، کسی که صرفا داده جمع‌آوری می‌کنه و خلاصه‌سازی شده ارائه می‌کنه. ولی وقتی روی نوع دوم تمرکز کنین تبدیل می‌شین به یه تحلیل‌گر، به یه متخصص، که داده‌ها رو می‌گیره و اطلاعاتی تولید می‌کنه که می‌تونه به پروژه کمک کنه.