وقتی از برنامه جلو می افتیم باید چیکار کنیم؟
شاید از این سوال تعجب کنین؛ شاید فکر کنین که وقتی از برنامه عقب می‌افتیم باید به فکر چاره باشیم و وقتی که جلو می‌افتیم فقط خوشحال می‌شیم و لازم نیست کاری کنیم. در حالی که اینطور نیست.
هرکدوم از پارامترهای پروژه مقدار مشخصی دارن و هدف اینه که پروژه رو طبق اون مقادیر تکمیل کنیم. پارامترهای معمول این‌ها هستن:
- زمان
- هزینه
- کیفیت
- گستره
- منافع
برای هرکدوم یک یا چند حد کنترلی هم مشخص می‌کنیم و این‌ها تعیین می‌کنن که وقتی انحرافی به وجود میاد چه کسی باید برای اصلاحش تصمیم بگیره (همون مفهوم مدیریت مبتنی بر سطوح پرینس۲). مثلا مدت زمان پروژه ۱۸ ماهه با این حدود رواداری: ۲ ماه بیشتر یا ۴ ماه کمتر. اگه از اون حدود رد بشیم باید تمام برنامه‌ها رو بازبینی کنیم و به فکر چاره باشیم و سطوح مدیریتی بالاتر هم باید در مورد راه حل نهایی تصمیم بگیرن.
حالا شاید با خودتون فکر کنین که چرا وقتی از برنامه جلو می‌افتیم، مثلا تو مثال قبلی پیش‌بینی می‌کنیم که پروژه به جای ۱۸ ماه تو ۱۲ ماه تموم می‌شه باید مثل وقتی که از برنام عقب افتادیم تصمیم‌گیری‌های جدید بکنیم، برنامه جدید تهیه کنیم و امثال اون‌ها. نظرتون در مورد این سوال چیه؟
ماجرا اینه که اگه وضعیت مطلوب این باشه که پروژه ۱۸ ماهه تموم بشه و ما داریم جوری پیش می‌ریم که پیش‌بینی می‌شه ۱۲ ماهه تموم بشه، احتمالا داریم زیاد از حد منابع صرف می‌کنیم. شاید بتونیم با عوض کردن سیاست‌های اجراییمون کاری کنیم که پروژه تو همون ۱۸ ماه تموم بشه و در عوض کمتر هزینه کنیم. شاید بتونیم با هماهنگی کارفرما چیزی به گستره پروژه اضافه کنیم و پولش رو هم بگیریم و کماکان تو همون ۱۸ ماه تمومش کنیم.
انتخاب‌ها خیلی زیادن و ماجرای اصلی اینه که فرصت‌ها رو از دست ندیم.
درک این ماجرا برای کسایی که در حال یادگیری استانداردهای مدیریت پروژه مثل PRINCE2 و PMBOK Guide هستن خیلی اهمیت داره.
امیدوارم تجربه از برنامه جلو افتادن رو حداقل یک بار هم که شده تو پروژه‌ای به دست بیارین!