اولین قدم در تهیه پرزنتیشن پاورپوینت
وقتی قراره یه پرزنتیشن پاورپوینت تهیه کنین چیکار می‌کنین؟
احتمالا می‌شینین پای کامپیوتر، پاورپوینت رو اجرا می‌کنین و شروع می‌کنین به تهیه اسلایدها. این کار زیاد جالب نیست.
همیشه قبل از اینکه شروع کنین به تهیه پرزنتیشن باید وقت زیادی رو صرف برنامه‌ریزی‌ش کنین، همونطوری که یه پروژه رو برنامه‌ریزی می‌کنیم. برنامه‌ریزی یه پرزنتیشن می‌تونه جواب به همچین سوال‌هایی باشه:
- مخاطب کیه؟
- هدف این پرزنتیشن چیه؟
- پیام اصلی چیه؟
- ساختار مطالب و محتوایی که می‌خوام ارائه کنم چیه؟
۱. مخاطب
هر مخاطب ویژگی‌های خودش رو داره. مثلا فرض کنین قراره یه تکنیک جدید زمان‌بندی رو پرزنت کنین. اگه مخاطب شما مدیران ارشد شرکت‌ها باشن، باید در مورد مفاهیم کلی اون تکنیک صحبت کنین و اگه مخاطبتون متخصص‌های برنامه‌ریزی هستن باید بیشتر بریم سراغ محاسبات.
همیشه باید مخاطبمون رو بشناسیم و درک کنیم که چه جنبه‌ای از موضوع براش مهم‌تر، جالب‌تر و قابل درکه.
۲. هدف
اصلا چرا می‌خوایم چنین پرزنتیشنی ارائه کنیم؟ برای من عجیبه، ولی خیلی‌ها اصلا به این فکر نمی‌کنن. هدفمون اینه که حمایت مخاطب رو جلب کنیم؟ هدف اینه که اطلاعاتشون رو بیشتر کنیم؟ هدف اینه که…
هدف به محتوا شکل می‌ده و اگه هدف رو خوب درک و تعریف نکرده باشین محتوای چندان مناسبی هم به وجود نمیاد.
۳. پیام
آیا می‌تونین کل محتوای پرزنتیشن رو تو یکی دو جمله خلاصه کنین؟ اون می‌شه پیام شما. مثلا «تکنیک تحلیل زمان کسب شده روش جدیدی برای ارزیابی عملکرد زمانی پروژه‌هاس که تخمین‌های خیلی خوبی از وضعیت زمانی پروژه می‌ده و می‌شه از این اطلاعات برای کنترل موثرتر پروژه استفاده کرد».
مثلا برای پرزنتیشنی که قراره وضعیت پروژه‌تون رو تو جلسه‌ای دوره‌ای ارائه کنه:
- مخاطب: مدیران ارشد
- هدف: مشخص کردن وضعیت پروژه، جلب حمایت ارکان پروژه و پیدا کردن راه حل برای مشکلات
- پیام: در حال حاضر وضعیت زمانی پروژه مناسبه، وضعیت هزینه‌ش زیاد مناسب نیست و مشکل خرید خارجی هم داریم که باید هرچه سریع‌تر براش راه حل پیدا کنیم تا گرفتار نشیم.
وقتی پیام پرزنتیشن مشخص باشه کل محتوا جهت‌گیری معنادارتری پیدا می‌کنه.
یکی از مشکلایی که خیلی از ارائه‌ها تو کنفرانس‌ها دارن اینه که پیام ندارن و فقط سعی می‌کنن انبوهی از اطلاعات رو به مخاطب بدن. این نوع ارائه موثر نیست.
۴. ساختار و محتوا
آخرین مرحله برنامه‌ریزی اینه که ساختار و عناصر کلیدی محتوا رو مشخص کنیم. مثلا این تصویر ساختار و محتواییه که برای آخرین پرزنتیشنم (قبل از اینکه برم تو پاورپوینت) تهیه کرده بودم:
این ساختار رو تو یه نرم‌افزار Mind Mapping تهیه کردم و حدود دو ساعت زمان برد. هرچیزی که به ذهنم می‌رسید رو توش وارد می‌کردم، دسته‌بندی می‌کردم، جابجا می‌کردم و انقدر روش کار کردم که مطمئن شدم چیز مناسبی از آب در میاد. وقتی آدم اینطوری ساختار و محتوا رو برنامه‌ریزی می‌کنه خیلی بهتر می‌تونه جاهای خاصی رو پیدا کنه و پر کنه و ساختار پرزنتیشن هم خیلی مناسب‌تر می‌شه. mind mapping
برای این پرزنتیشن اینطور وقت صرف کردم:
- شناخت مخاطب: ۲۰ دقیقه – با همکارانم در مورد کسایی که مخاطبمون هستن و سبک و اطلاعات و سمت‌هایی که دارن صحبت کردیم.
- تعیین هدف: ۳۰ دقیقه – با همکارانم در مورد اینکه این پرزنتیشن چه هدفی رو تو کل سبد کاری ما داره صحبت کردیم. اول هدفی رو تعیین کردیم و بعد دیدیم که بهتره اون رو به دو قسمت تقسیم کنیم، هدف اول به عهده این پرزنتیشن باشه و هدف دوم رو مدتی بعد به شکل دیگه‌ای دنبال کنیم، چون نیاز به خروجی این جلسه داره.
- تعیین پیام: ۱۵ دقیقه – به این فکر کردم که پیام اصلی این پرزنتیشن چی می‌تونه باشه. پیامی که انتخاب کردم رو می‌شد تو یه جمله کوتاه خلاصه کرد.
- تعیین ساختار: ۲ ساعت
- تهیه پرزنتیشن: ۳۰ دقیقه
یعنی من عملا فقط حدود ۱۵ درصد زمانم رو تو پاورپوینت صرف کردم، نه کل زمان رو!
جمع‌بندی
تمام چیزهایی که گفتم می‌شه یه رویکرد محصول محور در مقابل رویکرد کار محور (برای کسایی که پرینس۲ رو می‌شناسن، این یکی از اصول هفت‌گانه استاندارده که باید تو هر پروژه‌ای رعایت بشه). به جای اینکه سریع بریم سراغ انجام دادن کار و سعی کنیم با بیشتر و بیشتر کار کردن موفق‌تر باشیم، می‌شینیم، فکر می‌کنیم، برنامه‌ریزی می‌کنیم و بعد با کاری کنترل شده محصولی با گستره و کیفیت تعریف شده می‌سازیم.
Mind Mapping
اگه به استفاده از نرم‌افزارهای Mind Mapping علاقه دارین، پیشنهاد من XMind هست.
من حتی وقت‌هایی که می‌خوام ساختار شکست کار تهیه کنم هم اون رو تو همین نرم‌افزارها ترسیم می‌کنم و همراه بقیه اعضای تیم روش فکر می‌کنیم و اصلاحش می‌کنیم تا در نهایت راضی کننده باشه و بعد می‌بریمش توی یکی از نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی.