چطوری منشور پروژه تهیه کنیم؟
یه پروژه کوچیک رو فرض کنین؛ مثلا قراره تو شرکت یه نرم‌افزار مدیریت اسناد راه‌اندازی کنین. ماجرا اینه که مدیر عامل و مدیرای ارشد شرکت جلسه‌ای دارن و دارن به این فکر می‌کنن که این کار رو انجام بدن یا نه. در نهایت دسته‌جمعی به این نتیجه می‌رسن که این کار به نفع شرکته و بهتره انجام بشه. مدیر عامل از مدیرهای ارشد شرکت می‌پرسه که چه کسی حاضره مسئولیت این کار رو به عهده بگیره و یکی از اون‌ها این مسئولیت رو قبول می‌کنه. اون مدیر ارشد و مدیر عامل بلند می‌شن، با هم دست می‌دن و مدیر عامل ضمن این‌که ازش تشکر می‌کنه براش آرزوی موفقیت هم می‌کنه.
الان این‌جا چه اتفاق‌هایی افتاد؟
اول این‌که پروژه به عهده یه مدیر ارشد گذاشته شد. این به این معنی نیست که اون آدم مدیر پروژه می‌شه؛ نه، اون می‌شه مالک پروژه. دلیلش هم اینه که هر پروژه‌ای نیاز نفوذ و قدرت یه مدیر ارشد داره. تو پم‌باک به این آدم می‌گن Sponsor (حامی پروژه) و تو پرینس۲ بهش می‌گن Executive.
اون جایی که تو جلسه بحث نرم‌افزار پیش کشیده شد و بررسی پروژه رو شروع کردن هم می‌شه project mandate (جرقه پروژه).
مرحله بعدی اینه که اون مدیر ارشد باید مدیر پروژه انتخاب کنه. مثلا می‌ره با مسئول واحد IT، مسئول واحد کنترل پروژه، مسئول دبیرخونه یا کس دیگه‌ای صحبت می‌کنه و توافق می‌کنن. از حالا به بعد اون آدم می‌شه مدیر پروژه.
حالا خودتون رو بذارین به جای اون مدیر ارشد؛ به نظرتون جالبه اگه کار رو شروع کنین و برین جلو، بعد ببینین که پول کافی برای این پروژه اختصاص نمی‌دن؟ یا این‌که از اول مشخص بوده که پروژه عدم قطعیت‌های زیادی داره و حتی موفقیت محصولش تضمین شده نیست و با پذیرش این واقعیت پروژه رو شروع کردین، ولی بعد در آخر که محصول موفق نشده شما رو مقصر می‌دونن؟ یا این‌که بقیه می‌گفتن پروژه باید ۳ ماهه انجام بشه و شما می‌گفتین ۶ ماهه و در نهایت احساس کردین همه موافقت کردن که ۶ ماهه باشه، ولی آخر سر میان و به شما می‌گن که چرا ۳ ماهه تموم نشده؟
خوب، برای این‌که جلوی بروز این اتفاق‌ها رو بگیریم، مدیر ارشد و مدیر پروژه می‌شینن و تعریفی کلی از پروژه تهیه می‌کنن. توش هزینه‌ای که تخصیص داده شده، مدت زمان، ریسک‌های کلان، توجیه‌پذیری، تعریف کلی محصول، منابعی که لازم داره و امثال این اطلاعات رو می‌ذارن. مدیر ارشد اون سند رو می‌بره پیش تو جلسه‌ای با حضور مدیر عامل و همون آدم‌هایی که دفعه قبل هم بودن، می‌گه پروژه‌ای که می‌خوان به عهده من بذارین از نظر من اینطوری تعریف می‌شه، قبول دارین یا نه؟ اگه لازم باشه مذاکره‌هایی انجام می‌شه و در نهایت سند تایید می‌شه. این سند مثل یه قرارداد می‌مونه بین سازمان و مدیر ارشد، و همون چیزیه که پم‌باک بهش می‌شه منشور پروژه (project charter) و نزدیک به چیزیه که تو پرینس۲ بهش می‌گیم حکم پروژه (project brief).
یه اتفاق مهم که این وسط می‌افته اینه که برای تهیه این منشور مطالعاتی انجام شده که تو جلسه اولیه احتمالا به اون دقت انجام نشده بوده. در نتیجه الان تصویر دقیق‌تری از پروژه داریم و همه می‌تونن به اتفاق تصمیم بگیرن که پروژه انجام بشه یا نه. مثلا ممکنه تو این مطالعات مشخص بشه که مقدار هزینه‌ای که با محصول این پروژه صرفه‌جویی می‌شه کمتر از اون چیزیه که قبلا فکر می‌کردیم و از طرف دیگه هزینه‌ش هم بیشتر از انتظار اولیه‌مونه. ممکنه ببینیم که دیگه پروژه مقرون به صرفه نیست و ادامه ندیمش.
از نظر پرینس۲ همه این کارها می‌شن بخشی از فرآیند راه‌اندازی پروژه (starting up a project).
در نهایت، بعد از این‌که قرارداد بین مدیر ارشد و سازمان بسته شد، یعنی منشور پروژه تایید شد، نوبت به قرارداد بین مدیر پروژه و مدیر ارشد می‌رسه. می‌دونین این قرارداد چیه؟ این قرارداد همون برنامه پروژه‌س که تو پرینس۲ بهش می‌گیم Project Initiation Documentation (سند آغازش پروژه) و تو پم‌باک Project Management Plan (برنامه مدیریت پروژه). این برنامه تهیه می‌شه و وقتی به تایید برسه یعنی قراردادی بین مدیر پروژه و مدیر ارشد بسته شده؛ مدیر پروژه محصول پروژه رو تهیه می‌کنه و مدیر ارشد منابع رو در اختیارش می‌ذاره. این قرارداد رو می‌شه نسخه تفصیلی منشور پروژه دونست، که در هر حال باید با هم سازگار باشن.
تو این فرآیند مطالعه پروژه خیلی دقیق‌تر می‌شه. در واقع راه‌اندازی پروژه به این معنیه که متوجه شدیم پروژه ارزش مطالعات بیشتر (آغازش/برنامه‌ریزی) رو داره. الان که اون مطالعات کامل رو انجام دادیم و سند آغازش پروژه یا برنامه مدیریت پروژه تهیه شده با دقت خیلی بیشتری می‌تونیم بگیم که پروژه مقرون به صرفه هست یا نه. در نتیجه تو این مرحله یه بار دیگه باید بررسی رو انجام بدیم. اگه نتیجه مثبت باشه، کارهای اجرایی پروژه شروع می‌شن (بله، قبل از تکمیل برنامه‌ریزی قرار نیست پروژه رو اجرا کنیم).
این بخش از کار می‌شه فرآیند آغازش پروژه (initiating a project) پرینس۲.
خوب، این‌ها رو تعریف کردم، به خاطر این‌که بعضی‌ها از من می‌پرسن که منشور پروژه رو چطوری باید تهیه کرد و نمونه از کجا باید آورد و امثال این. قطعا می‌دونین که من خیلی خیلی خیلی زیاد با نمونه و تمپلیت مخالفم و اعتقاد دارم که یه محصول مدیریتی (که می‌تونه یه سند باشه) فقط زمانی می‌تونه خوب تهیه بشه که دلیل وجودش، کاربردی که داره، و ارتباط‌هایی که با بقیه محصول‌های مدیریتی داره رو بشناسیم. من تو این مطلب سعی کردم این مسایل رو توضیح بدم و اگه منشور پروژه‌تون رو با این دید تهیه کنین، طوری که به این فرآیندها واقعا کمک کنه، فرقی نمی‌کنه که توش چیه، در هر حال منشور پروژه خیلی خوبی خواهد بود. اگر هم این دید رو نداشته باشین و یه تمپلیت از یه جایی دانلود کنین و پرش کنین احتمالا صرفا یه سند صوری بی‌مصرف تهیه کردین که به هیچ دردی نمی‌خوره.