برنامه‌های مدیریتی در PMBOK
این مدت مشغول نوشتن کتابی ساده درباره پم‌باک بودم؛ کتابی که مطالب رو خیلی ساده توضیح می‌ده و اصرار هم داشتم که زیر 150 صفحه باشه تا خوندنش برای همه راحت باشه. کتاب داره تموم می‌شه و الان می‌خوام آخرین مطلبی که بهش اضافه کردم رو اینجا بنویسم، چون فکر می‌کنم به درد خیلی‌ها می‌خوره.
تو پم‌باک دو جور برنامه هست:
- برنامه‌های مدیریتی (management plans)
- برنامه‌های کاری
این دوتا با هم خیلی فرق می‌کنن. برنامه‌های مدیریتی مشخص می‌کنن که برنامه‌ریزی و کنترل کار چطوری انجام بشه و برنامه‌های کاری مشخص می‌کنن که اجرای کار چطور انجام بشه. مثلا، برنامه مدیریت زمان می‌شه این‌که مشخص کنیم از چه نرم‌افزاری برای مدیریت زمان استفاده می‌کنیم، فعالیت‌ها رو چقدر خرد می‌کنیم، تو تعیین روابط چه قواعدی رو رعایت می‌کنیم، برنامه رو به چه شکلی اصلاح می‌کنیم، برای کنترل زمان از چه پارامترهایی استفاده می‌کنیم، چند وقت یه بار کنترلش می‌کنیم و … برنامه کاری زمان، یعنی همونی که معمولا بهش می‌گیم برنامه زمان‌بندی، بر اساس راهکارهای برنامه مدیریت زمان تهیه می‌شه و مشخص می‌کنه که کارها در چه زمان‌هایی انجام بشن.
متاسفانه این مسئله تو پم‌باک یه مقدار گنگه. حتی بعضی از برنامه‌های مدیریتی پم‌باک هم به وضوح مطرح نشدن. برنامه‌های مدیریتیش این‌ها هستن:
- برنامه مدیریت گستره (فرآیند تهیه برنامه مدیریت پروژه)
- برنامه مدیریت زمان (فرآیند تهیه برنامه مدیریت پروژه)
- برنامه مدیریت هزینه (فرآیند تهیه برنامه مدیریت پروژه)
- برنامه مدیریت ارتباطات (فرآیند برنامه‌ریزی ارتباطات)
- برنامه مدیریت کارکنان (فرآیند تهیه برنامه منابع انسانی)
- برنامه مدیریت کیفیت (فرآیند برنامه‌ریزی کیفیت)
- برنامه بهبود فرآیند (فرآیند برنامه‌ریزی کیفیت)
- برنامه مدیریت تدارکات (فرآیند برنامه‌ریزی تدارکات)
- برنامه مدیریت ریسک (فرآیند برنامه‌ریزی مدیریت ریسک)
- برنامه مدیریت تغییرات (فرآیند تهیه برنامه مدیریت پروژه)
- برنامه مدیریت پیکره‌بندی (فرآیند تهیه برنامه مدیریت پروژه)
- برنامه مدیریت الزامات (فرآیند گردآوری الزامات)
فرآیندهایی که تو پرانتز مشخص کردم، فرآیندهایی هستن که هرکدوم از اون برنامه‌ها توشون تهیه می‌شن. حالا خلاصه‌ای از معنی این برنامه‌ها:
- برنامه مدیریت گستره: چجوری می‌خوایم گستره (scope) رو برنامه‌ریزی کنیم؟ چطوری می‌خوایم تعیین کنیم که گستره پروژه چیه؟ چطوری می‌خوایم تحقق گستره رو کنترل کنیم؟ یعنی چطوری مطمئن بشیم که نه کاری اضافه انجام دادیم و نه کاری کم؟
- برنامه مدیریت زمان: قبلا مثال زدمش دیگه.
- برنامه مدیریت هزینه: چطوری می‌خوایم هزینه پروژه رو برآورد کنیم؟ چطوری می‌خوایم پروژه رو بودجه‌بندی کنیم؟ حاشیه‌های اطمینان هزینه رو چطوری تعیین و لحاظ کنیم؟ هزینه رو چطوری کنترل کنیم (مثلا با چه میزان تفصیل و در چه سطحی)؟ اصلا چند وقت یه بار هزینه رو کنترل کنیم؟ آیا لازمه که اطلاعات هزینه محرمانه باشن؟ وقتی انحراف هزینه از چقدر بیشتر بشه باید نگران بشیم؟
- برنامه مدیریت ارتباطات: اطلاعات پروژه رو چطوری باید گردآوری کنیم؟ اون‌ها رو برای چه کسایی باید بفرستیم؟ اصلا چند جور گزارش باید تهیه کنیم؟ بازخورد گزارش‌ها رو چطوری باید بگیریم؟ چه جلسه‌هایی باید برگزار کنیم؟ اگه یه ذی‌نفع ناراضی بود، چطوری مسئله رو پیگیری کنیم؟
- برنامه مدیریت کارکنان: چطوری آدم‌ها رو استخدام و چطوری تعدیل کنیم؟ چه دوره‌های آموزشی‌ای برگزار کنیم؟ چطوری به آدم‌ها پاداش بدیم؟ ایمنی کار رو چطوری فراهم کنیم؟
- برنامه مدیریت کیفیت: چیکار کنیم که پروژه کیفیتی در حد مشخص شده داشته باشه؟ چطوری کیفیت رو کنترل کنیم؟
- برنامه بهبود فرآیند: فرآیندهای مدیریت پروژه رو چطوری بهبود بدیم؟
- برنامه مدیریت تدارکات: چه چیزهایی رو باید تامین یا برون‌سپاری کنیم؟ چطوری اسنادشون رو تهیه کنیم؟ چطوری مناقصه برگزار کنیم؟ چطوری عملکرد فروشنده‌ها و تامین‌کننده‌ها رو کنترل کنیم؟
- برنامه مدیریت ریسک: چطوری ریسک‌ها رو شناسایی کنیم؟ چطوری اون‌ها رو اولویت‌بندی کنیم؟ چطوری مشخص کنیم که برای هر ریسک چه کاری انجام خواهیم داد؟ چطوری نتیجه‌بخش بودن کارهامون رو کنترل کنیم؟
- برنامه مدیریت پیکره‌بندی: چیکار کنیم که مطمئن باشیم همه همیشه به آخرین نسخه اسناد دسترسی دارن و مثلا کسی تو یه گوشه‌ای از کارگاه در حال استفاده از نقشه‌ای قدیمی نیست؟
- برنامه مدیریت الزامات: چطوری الزامات پروژه رو گردآوری کنیم؟ چطوری مطابقت اجرا رو با الزامات اولیه کنترل کنیم؟