در باب اهمیت شاخص های زمانی
واقعیت اینه که معمولا برای ارائه وضعیت پروژه از شاخص‌های اصطلاحا حجمی، فیزیکی یا چیزهایی از اون دست استفاده می‌شه و مدیران هم روی همین شاخص‌ها تاکید دارن. مثلا می‌گن:
پیشرفت واقعی الان 40٪ هست، در حالی که مقدار برنامه‌ریزی شده‌ش 55٪ بوده.
به نظر شما یه همچنین چیزی تو ذهن مخاطب چطوری تعبیر می‌شه؟
عملا همه به این فکر می‌کنن که به اندازه حاصل تقسیم این دوتا، یعنی حدود 70٪ از کارهای برنامه‌ریزی شده رو انجام دادیم و مثلا اگه اینطور پیش بره مدت پروژه‌مون 30٪ (یا درست‌ترش 37٪) طولانی‌تر از اون چیزی می‌شه که باید بشه. پس اوضاع بده!
از طرف دیگه، با خودشون فکر می‌کنن که 40٪ کار انجام شده، یعنی یه چیزی بیشتر از یک سوم کار. مثلا این همه زحمتی که کشیدیم تازه شده یک سوم کار و حدودا باید دو برابر این مقدار جلسه بیایم و نامه‌نگاری کنیم و پول خرج کنیم و حرص بخوریم تا کار تموم بشه.
فرقی نمی‌کنه که چه شاخص‌هایی ارائه کنین، در نهایت دو تصویر در ذهن اکثر مخاطب‌ها شکل می‌گیره:
- وضعیت زمانی پروژه چطوریه و به طور خلاصه، پروژه چقدر دیرتر از اون زمانی که قرار بوده تموم بشه تموم می‌شه.
- الان چقدر از کار انجام شده و برای تموم شدنش باید چقدر دیگه زحمت بکشیم.
ولی مسئله اینه که هردو تصویر تعبیرهایی زمانی هستن، حتی اگه در ظاهر خلاف این باشن. پس چرا خودمون از اول شاخص‌های زمانی رو ارائه نکنیم؟ مثلا به جای جمله‌ای که اون بالا گفتم، بگیم:
تا الان 400 روز از پروژه گذشته و کاری که انجام شده به اندازه چیزیه که برای 320 روز برنامه‌ریزی شده بوده.
و می‌تونیم اینطوری کاملش کنیم که: … و اگه پروژه به همین ترتیب پیش بره احتمالا با 90 روز تاخیر تموم می‌شه.
این شاخص‌ها در ابتدا یه کم به نظر پیچیده‌تر میان، ولی اگه با چنتا نمودار خوب ارائه بشن و توضیح‌های کافی هم بهشون اضافه بشه، عملا نتیجه خیلی بهتری می‌دن.
دلتون می‌خواد بدونین که خود من چیکار می‌کنم؟
خود من شاخص‌های زمانی رو ارائه می‌کنم و تاکیدم هم روی اونه، ولی به هر حال برای این‌که کسی نگران نشه، در آخر شاخص‌های حجمی رو هم ارائه می‌کنم.
فواید این کار در اینه:
مقدارها خیلی دقیق‌تر هستن. وقتی مخاطب مقدارهای حجمی رو به زمانی تبدیل می‌کنه، هیچوقت تبدیل رو به شیوه مناسب انجام نمی‌ده و نتیجه دقیق یا درست نیست. مثلا فرض کنین پیشرفت برنامه‌ریزی شده دوره قبل 40٪ و این دوره 60٪ بوده (پروژه تو این دوره خیلی سرعت گرفته). حالا اگه پیشرفت ما بعد از گذشت 600 روز به 40٪ رسیده باشه، وضعیت از نظر زمانی چطوریه؟ خیلی‌ها احساس می‌کنن که به اندازه 200 روز عقبیم، ولی واقعیت اینه که به اندازه 30 روز عقبیم.
در ضمن این رو هم بگم: چیزی که بهش می‌گن پیشرفت زمانی، یعنی پیشرفتی که ضرایب وزنیش مدت زمانه، در حالت کلی هیچ تعبیری نداره و به هیچ وجه نباید استفاده بشه.