برنامه ریزی پروژه چیه؟
یه جایی بودم، کسی گفت که “اگه می‌خوای خدا خندش بگیره، برنامه‌ریزی کن”. خوب، چنین خدایی باید خیلی بی‌مزه و نادون باشه که به چنین چیز مهمی بخنده. خیلی‌ها تو برنامه‌ریزی ضعیفن، از برنامه‌ریزیشون درست نتیجه نمی‌گیرن و بعد به جای این‌که روند برنامه‌ریزی خودشون رو زیر سوال ببرن، سعی می‌کنن خود ماهیت برنامه‌ریزی رو زیر سوال ببرن. اشتباه!
اشتباه آدما در اینه که برنامه‌ریزی‌هاشون انعکاسی از انتظارها و ایده‌آل‌هاشونه. ولی برنامه‌ریزی این نیست. برنامه‌ریزی مدلی شبیه‌سازی شده از کاریه که قراره انجام بشه، با تمام مسایلش.
برنامه‌ریزی پروژه یعنی این‌که مدیر پروژه، مشاورهاش و تمام تیم پروژه بشینن، اجرای پروژه رو با تمام مسایل و مشکلات و پیچیدگی‌هاش تصور کنن و اون رو ثبت کنن. یعنی پروژه رو چندین بار تو ذهنشون اجرا کنن، طوری که اجرای واقعی پروژه یکی از حالت‌های بررسی شده باشه.
یه جمله خیلی قشنگ هست که می‌گه:
Plan the work, work the plan
برنامه‌ریزی باید طوری باشه که بشه چنین جمله‌ای رو گفت.
برنامه زمان‌بندی یه تابلوی نقاشی نیست؛ یه گانت چارت که اول پروژه تهیه کنیم، پرینتش کنیم بزنیم به دیوار و تا آخرش پروژه هر از چندی نگاهی بهش بندازیم نیست. برنامه زمان‌بندی باید مدلی شبیه‌سازی شده از پروژه باشه. تو هر دوره باید اطلاعات واقعی رو واردش کنیم و اون تغییر شکل بده و بهمون بگه که با واقعیت‌هایی که تا حالا در پروژه رخ داده، ادامه پروژه چطوری خواهد بود. بعد وظیفه ماست که ببینیم اگه این آینده تصویر شده مطابق میلمون نبود، چطوری می‌تونیم تغییرش بدیم. تو این مرحله‌س که سناریو‌های فرضی رو با کمک برنامه آزمایش می‌کنیم و یکیشون رو انتخاب می‌کنیم. یعنی به جای این‌که یک سناریو رو انتخاب کنیم و در پروژه به کار ببریم تا ببینیم به نتیجه می‌رسه یا نمی‌رسه، اون رو تو برنامه آزمایش می‌کنیم و نتیجه رو می‌بینیم.
برای این‌که برنامه چنین پتانسیلی داشته باشه، باید خیلی دقیق تنظیم شده باشه. برنامه چیزی نیست که بدیمش به دست آقا یا خانم “مسئول برنامه‌ریزی و کنترل پروژه” که بره بشینه تو اتاقش و تنظیمش کنه، همه باید تو تهیه برنامه مشارکت کنن.
برنامه زمان‌بندی چیزی نیست که یکی دو ماه بعد از شروع پروژه دست به کار تهیه‌ش بشیم و چند وقت یه بار هم اصلاحش کنیم تا بشه مثل پروژه. باید زمان زیادی صرف برنامه‌ریزی بشه و هر وقت که تموم شد مجازیم پروژه رو بر اساس اون شروع کنیم.