موانع و مشکلات پروژه
یکی از چیزایی که معمولا تو گزارش‌ها وجود داره، سرفصلیه با اسم “موانع و مشکلات پروژه”. این سرفصل خیلی مهمه و حتما هم باید تو گزارش‌ها باشه، حتی من همیشه تاکید می‌کنم که اگه مشکلی وجود نداره هم سرفصل رو بذارن و بعد زیرش بنویسن که این دوره مشکلی نبوده.
چیزایی که برای این سرفصل نوشته می‌شه معمولا مشکلایی داره و می‌خوام درباره این مشکلا و راه بهتر کردنشون بگم. اولین نکته اینه که باید عنوان این سرفصل رو عوض کنیم. “موانع و مشکلات” جالب نیست، منفیه. به جاش بذاریم “مشکلات و راه حل‌ها”. این باعث می‌شه همه یادشون باشه که اگه به مشکلی اشاره می‌شه، به این خاطره که راه حلش پیدا بشه.
خیلی وقتا تو این سرفصل آیتم‌های اینطوری می‌بینیم:
عقب افتادن کارها به خاطر تاخیر مشاور در ارائه نقشه‌ها.
این آیتم به هیچ دردی نمی‌خوره؛ نق زدنه و گزارش جای نق زدن نیست. آیتم درست اینه:
عقب افتادن فلان کار، به خاطر این‌که طبق زمان‌بندی مصوب انتظار داشتیم مشاور بهمان نقشه رو تو فلان تاریخ به ما تحویل بده، در حالی که در بهمان تاریخ تحویل داده.
این می‌شه یه ادعای درست و حسابی که جای بررسی داره. وقتی ادعا اینطور دقیق باشه خیلی بهتر هم آدم رو به سمت پیدا کردن راه حل هدایت می‌کنه. خوب، برای این‌که این آیتم کامل بشه باید یک یا چند راه حل هم بدیم. مثلا برای این آیتم فرضی:
راه حل‌های جبران تاخیری که به وجود آمده است:
- کاهش مدت زمان یه کار دیگه‌ای، با افزایش بودجه‌ش.
- تغییر یه کار دیگه‌ای از این حالت به اون حالت (نیاز به تایید کارفرما داره)، که می‌تونه زمان رو کاهش بده.
راه حل‌های جلوگیری از بروز مشکلات مشابه:
- این‌که مشاور روند ارائه نقشه‌هاش رو با نیازهای اجرایی هماهنگ کنه و اون‌ها رو به ترتیبی ارائه کنه که تو اجرا لازمه.
- این که مشاور سرعت بیشتری در طراحی داشته باشه (روش‌های این رو خود مشاور بعدا باید پیشنهاد بده).
حالا تمام این‌ها با هم می‌شن یه آیتم از سرفصل “مشکلات و راه حل‌ها”. وقتی بیست، سی‌تا از این‌ها کنار هم قرار بگیرن، می‌شه یه مجموعه کاملا گویا، اطلاع‌رسان، راه‌گشا و با ارزش.
اگه تعداد آیتم‌ها زیاد می‌شن حتما اون‌ها رو دسته‌بندی هم بکنین.
و آخرین مطلب: نمی‌شه انتظار داشت کسی که مسئول برنامه‌ریزی و کنترل پروژه شده همچین اطلاعاتی رو گردآوری کنه. باید تمام کارشناسا و مدیرایی که تو پروژه مشغول هستن و به جزئیات کار احاطه دارن وقت بذارن و این اطلاعات رو فراهم کنن و مسئول برنامه‌ریزی و کنترل پروژه فقط باید اون‌ها رو راهنمایی کنه که این کار رو با رعایت چه مسایلی انجام بدن.