آداب کار در فضای الکترونیکی
۱۳۸۹/۱/۳۱
الان دیگه هممون کمابیش یه سری از کارها رو تو فضای الکترونیکی انجام می‌دیم؛ حداقلش ایمیله. متاسفانه تو این زمینه خیلی از اصول رو رعایت نمی‌کنیم که الان می‌خوام به عنوان یه همکار اون‌ها رو یادآوری کنم:
هیچوقت ایمیل‌ها رو بدون موضوع و متن نفرستید!
خیلی عیجبه، ولی بالای 90٪ از مواقعی که فایلی رو برام با ایمیل می‌فرستن، ایمیل نه موضوع داره و نه متن.
این مسئله از دو جهت مهمه:
- وقتی ایمیل رو اینطوری می‌فرستید مودبانه نیست. مثل این میمونه که برین تو اتاق یه نفر و بدون این‌که در بزنین، سلام و احوال پرسی کنین و حتی طرف رو نگاه کنین، گزارشی رو بندازین رو میزش و برین بیرون. بی ادبانه نیست؟
- شاید کسی که ایمیل رو می‌گیره بدونه که فایل رو به چه دلیل براش فرستادین یا با مرورش بفهمه؛ ولی حساب این رو بکنین که اگه لازم باشه 6 ماه دیگه تو ایمیل‌هاش دنبال اون بگرده چیکار باید بکنه. موضوع و متن نامه کلید پیدا کردنش در زمان جستجوس. پس هم موضوع و متن اضافه کنین و هم دقت کنین که عبارت‌های بی‌معنایی نباشن و ترکیب‌های مهم و کلماتی کلیدی باشن که جستجو رو در آینده تسهیل کنن.
از این ماجرا که بگذریم، ادب حکم می‌کنه که هروقت ایمیلی دریافت می‌کنیم به اون پاسخ بدیم. این پاسخ می‌تونه تشکر بابت دریافت ایمیل یا مکالمه‌ای در راستای اون باشه. اگه ایمیل نیاز به پاسخ کامل داره و احتمال می‌دین که نتونین این کار رو در زمان کوتاه انجام بدین، حتما ایمیلی بزنین و به طرف مقابل اطلاع بدین که فایل یا متن رو دریافت کردین و در آینده بهش جواب خواهید داد.