تنظیم صورت جلسات دوره‌ای
هر جلسه‌ای که رسمی باشه صورت جلسه‌ای لازم داره. صورت جلسه مسایلی که تو جلسه بررسی شده و نتایج و تصمیم‌گیری‌ها رو نشون می‌ده. اعتبار صورت‌جلسه به اندازه اعتبار افرادیه که اون رو امضا کردن. اگه به عنوان مثال مدیر پروژه تشکیلاتی صورت جلسه‌ای رو امضا کنه، تمام مواردی که تو اون صورت جلسه اومدن و در حد اختیارات اون بودن، مصوب و قانونی خواهند بود. ولی اگه مثلا یکی از کارشناسای شرکتی اون رو امضا کنه و در اون صورت جلسه تصمیم‌های مهمی گرفته شده باشه، چون تصمیم‌ها در حد اختیارات اون نبودن، قانونی به شمار نمیان. به همین خاطر کسی که جلسه رو مدیریت می‌کنه باید مراقب باشه که مسایلی که در جلسه مطرح می‌شن در حد اختیارات افراد باشن، و اگه قراره مسایل مهمی مطرح بشن از افراد مناسبی که اختیارات کافی داشته باشن دعوت کنه که در جلسه حاضر بشن.
تو این متن درباره جلسه‌های دوره‌ای صحبت می‌کنم. جلسه‌هایی که موردی برگزار می‌شن کمی تفاوت دارن.
یه صورت جلسه باید این قسمت‌ها رو داشته باشه:
- مشخصات: تو این قسمت باید حداقل موضوع جلسه، تاریخ، شماره سریال صورت جلسه، ساعت شروع، ساعت پایان و نام شرکت کنندگان رو مشخص کرد.
- مقرر شده در جلسه قبل: این قسمت رو باید از “موارد مقرر در این جلسه” صورت جلسه قبل کپی کرد. توضیحات رو در ادامه می‌گم.
- تصمیم‌ها و مسایل بررسی شده: هر مسئله مهمی که تو جلسه بررسی می‌شه، چه به نتیجه‌ای برسه و چه نرسه، باید تو این قسمت توضیح داده بشه. اگه تصمیم‌گیری خاصی شده باشه، باید حتما اون رو به دقت نوشت. معمولا نیازی نیست که گفته بشه هر تصمیم یا نظر متعلق به چه فرد یا شرکتی بوده، چون قراره در نهایت همه در موردش توافق داشته باشن. ولی اگه اختلاف نظر تو جلسه زیاد باشه، می‌شه نوشت که هر نظر متعلق به چه کسیه.
- موارد مقرر در این جلسه: تو این قسمت باید تمام کارهایی که مقرر شده بعد از جلسه انجام بشه رو نوشت. مثلا اگه قرار می‌شه پیمانکار تا فلان موقع بهمان مشکل رو حل کنه، باید آیتمی برای اون نوشت. جلوی هر آیتم باید نام فرد (برای جلسه‌های داخلی) یا شرکت (جلسه‌هایی که بین چند شرکت برگزار می‌شه) مسئول رو نوشت. بعد از اون باید تاریخ انجام رو نوشت. آیتمی که تاریخ نداشته باشه ارزش نداره. اگه کاری قراره به صورت روتین انجام بشه، لازم نیست که تو این قسمت بیاد و باید فقط تو قسمت شماره 3 توضیحش داد. آیتم‌های این قسمت بدون توضیح و خلاصه نوشته می‌شن. اگه فکر می‌کنین آیتمی نیاز به توضیح داره، توضیح رو در قسمت 3 بنویسین. در جلسه بعد باید تمام آیتم‌های قسمت 4 رو در قسمت 2 صورت جلسه جدید کپی کنین و بعد از اون جلوی هرکدوم از آیتم‌ها وضعیت رو بنویسین (انجام شد، با تاخیر انجام شد، در حال انجام، انجام نشد). اگه کاری تموم نشده یا به موقع تموم نشده، حتما تو قسمت شماره 3 درباره‌ش توضیح بدین. اگه کاری انجام نشده و در جلسه لغو هم نشده، باید اون رو به قسمت 4 صورت جلسه جدید هم منتقل کنین تا در جلسه بعد پیگیری بشه.
- امضاها: تمام افراد جلسه (در جلسه‌هایی که پر جمعیت نیستن) یا افراد مهمی که در جلسه هستن (در جلسه‌های پر جمعیت) باید این قسمت رو امضا کنن. نام و سمت افراد رو در این قسمت وارد کنین تا هر کس در محل خودش امضا کنه. اگه شرکت‌های مختلفی در جلسه باشن، بهتره محل امضاها رو بر حسب شرکت دسته‌بندی کنین.
معمولا کسی مسئول تهیه صورت جلسه می‌شه. توصیه می‌شه که این فرد با موضوع جلسه کاملا آشنا باشه، ولی در تصمیم‌گیری‌های جلسه نقش کلیدی نداشته باشه.
معمولا مسئول تهیه صورت جلسه یادداشت‌هایی که لازم هست رو در طول جلسه برمی‌داره و بعد از جلسه صورت جلسه رو تنظیم می‌کنه. ولی خیلی بهتره که این کار در مدت جلسه انجام بشه و زمانی که جلسه تموم می‌شه صورت جلسه هم آماده باشه. کار زیاد سختی نیست، یه لپ‌تاپ می‌خواد و آدمی که تایپش زیاد کند نباشه.
بعد از این که صورت جلسه تهیه می‌شه باید یک نسخه اون رو به بالاترین مقامِ حاضر در جلسه هرکدوم از شرکت‌ها داد تا بررسیش کنن. اگه کسی اصلاحی در نظر داشت اعلام می‌کنه و بعد از این‌که همه توافق کردن، تو صورت جلسه اعمال می‌شه. بعد از این این صورت جلسه آماده امضا می‌شه.
عرف اینه که اسناد به ترتیب از پایین‌دست‌ترین مجموعه امضا بشه و به بالادست‌ترین برسه. یعنی مثلا اگه جلسه‌ای با حضور کارفرما، مشاور و پیمانکار تشکیل شده، اول پیمانکار، بعد مشاور و بعد کارفرما امضا کنه. معمولا تو هرکدوم از این مجموعه‌ها به ترتیب سمت، از بالا به پایین، امضا می‌شه، ولی خیلی وقت‌ها طور دیگه‌ای پیش می‌ره.
اگه یکی از شرکت‌ها با تصمیمی که تو جلسه گرفته شده باشه مخالف باشه، ولی به هر دلیلی نتونسته باشه نظرش رو به کرسی بشونه و عواقب تصمیم نگرانش می‌کنه، می‌شه بالاترین مقام اون شرکت مسئله رو کنار امضاش بنویسه. مثلا “شرکت فلان با بهمان تصمیم مخالف است، ولی به فلان دلیل خود را ملتزم به آن می‌داند”. خیلی اوقات برای احترام پیش از این‌که کسی متنی رو کنار امضاش اضافه کنه، از بالاترین مقام شرکت‌های بالادست اجازه می‌گیره.
تعداد نسخه‌های صورت جلسه باید حداقل به اندازه تعداد شرکت‌هایی باشه که تو جلسه هستن. گاهی به دلایلی تعداد نسخه‌های بیشتری تهیه می‌کنن. بعد از این‌که صورت جلسه‌ها امضا بشن، در اختیار شرکتی قرار داده می‌شن که مسئول مدیریت جلساته. این شرکت باید یک نسخه اصل صورت جلسات رو همراه با نامه برای هرکدوم از شرکت‌ها بفرسته. صورت جلسه به شرکت‌های پایین‌دست “ابلاغ” می‌شه و به شرکت‌های بالادست “جهت اطلاع” ارسال می‌شه.