فوق محرمانه: برنامه زمان‌بندی!
تا حالا خیلی از همکاران به من ایمیل دادن و با من در مورد بعضی مسایلی که تو حوزه برنامه‌ریزی با مدیران مجموعه‌هاشون دارن صحبت کردن. این وسط یه مسئله خیلی مهم وجود داره که می‌خوام اینجا هم بنویسم. برنامه زمان‌بندی یه مدل پیچیده از پروژه‌س، که فهمیدنش، تعبیر کردنش و استخراج اطلاعات صحیح از اون، نیاز به تخصص داره. اگه این برنامه منتشر بشه و در اختیار مدیران و سرپرستان و کارشناسان قرار بگیره، شک ندارم که اشتباهات زیادی به وجود میاد. تو جاهایی که کار کردم همیشه سعی کردم این رو جا بندازم که برنامه دست هیچ‌کس نمی‌ره، به جز کارشناسای واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه! البته استثنا زمانیه که قراره برنامه تایید و تصویب بشه. بقیه اعضای تیم پروژه فقط باید با گزارش‌های کنترل پروژه سر و کار داشته باشن. واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه باید گزارش‌های مناسبی تهیه کنه که پیچیده نباشه، سوتفاهم ایجاد نکنه و نیازها رو پاسخگویی کنه. اگه زمانی کسی، جایی و به علتی نیاز به اطلاعات دیگه‌ای داشت، باید اعلام کنه تا به صورت گزارشی دیگه ارائه بشه یا به گزارش اصلی اضافه بشه. و یه نکته. حجم اطلاعات هر گزارشی حد مناسبی داره، که بیشترین درک رو برای مخاطبش به وجود میاره (این حد بستگی به نوع مخاطب داره). اگه اطلاعات کمتر یا بیشتر (بله، بیشتر) از اون حد باشه، کارکرد گزارش افت می‌کنه. مسئله مهم اینه که حد مناسب معمولا خیلی خیلی کمتر از چیزیه که همه در نظر دارن. اطلاعاتی که تو اکثر گزارش‌ها ارائه می‌شه زیادیه و خوانایی گزارش رو کم می‌کنه. همیشه به این فکر کنین که هر داده‌ای که تو گزارش اضافه می‌کنین چه کارکردی می‌تونه داشته باشه و نبودش چه مشکلی به وجود میاره. اگه کارکردش زیاد نیست، اون رو حذف کنین. اگه نمی‌تونین حذفش کنین، اون رو تا جای ممکن کوچیک کنین، کمرنگ کنین، ببرینش به فضاهای کم ارزش‌ِ صفحه (پایین و متمایل به سمت چپ) و عناصر بصری قوی رو محدود به اطلاعات مهم کنین.