پروفایل برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
نادر خرمی راد

مدیریت فعالیت‌ها

مهم‌ترین نکته تو مدیریت پروژه اینه که چطوری منابعِ محدودِ پروژه رو به فعالیت‌های مختلف اختصاص بدیم. راهی که اکثر مدیران در پیش می‌گیرن، چندفعالیته کردن منابعه (multi-tasking) که تقریبا معادل می‌شه با fast tracking. آدما تو کارهای شخصیشون هم همین کار رو می‌کنن. چون باید پنج‌تا کار مختلف رو انجام بدن، یه کم از اولی انجام می‌دن، بعد ولش می‌کنن و میرن یه کم رو دومی کار می‌کنن، بعد برمیگردن سر اولی، می‌رن سراغ پنجمی، …

درست و غلطش رو نمی‌دونم، ولی بچه که بودم تو مجله دانشمند خونده بودم که درصد به نسبت بالایی از سوخت هواپیما صرف بلند شدنش از زمین می‌شه. شروع کردن کار منبع زیاد مصرف می‌کنه. وقتی فعالیتی رو دایما متوقف می‌کنیم و دوباره شروع می‌کنیم، برای هر بار شروعش ضرر می‌کنیم. پس چرا وقتی می‌تونیم کاری رو تموم کنیم و بعد بریم سراغ کار بعدی، اون‌ها رو با هم مخلوط کنیم؟ سردرگمی و تنش و اشتباه‌کاری رو هم به دلایل اضافه کنین.

چیزایی که گفتم هم به کارهای پروژه مربوط می‌شه و هم به کارهای شخصی. خودم از وقتی یادمه این مسئله رو تو کارهای شخصیم رعایت کردم. کوانتوم زمان برای من نصف روزه (صبح تا موقع ناهار و بعد از ناهار تا عصر)؛ هر کاری رو که شروع می‌کنم اگه تموم نشده باشه تو کمتر از یه نصف روز نمی‌ذارمش کنار.

روش مدیریت زنجیره بحرانی خیلی خوب روی این مسئله تاکید می‌کنه. عملا دشمن multi-tasking یا اگه کمی محتاطانه‌تر برخورد کنیم، bad-multi-tasking هست. درسته که اگه یه منبع رو کاملا به یه فعالیت اختصاص بدیم ممکنه مدت زمانی اضافه بیاره، ولی اگه گول بخوریم و به این خاطر کار دیگه‌ای رو هم بهش بدیم، در نهایت ضرر کردیم.

یه نکته دیگه چیزی بود که امروز موقع ترجمه پم‌باک دیدم و قبلا ندیده بودم. پیشنهاد می‌کرد اگه فعالیت وضعیتی داره که فکر می‌کنین ممکنه در آینده اجراش متوقف بشه و دوباره شروع بشه (split)، از همین الان اون رو به چند فعالیت خرد کنین.