عناصر مفید گزارش‌های پیشرفت (1)
یکی از بزرگ‌ترین محصول‌های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، ارائه گزارش‌های وضعیت یا به عبارت دیگه گزارش‌های پیشرفته. این گزارش‌ها باید به بهترین شکلِ ممکن وضعیت پروژه رو نشون بدن تا انواع مدیران بتونن بر اساس این اطلاعات پروژه رو راهبری و مدیریت کنن.
تو یه سری مطلب که با این پست شروع شده، درباره عناصر مفیدی که می‌تونن تو گزارش‌هامون باشن صحبت کنم.
قبل از هر چیز هم باید توضیح بدم که وقتی درباره گزارش پیشرفت صحبت می‌کنم، به هیچ وجه یه گزارش 20 تا 50 صفحه به سبک رایج در نظرم نیست. گزارش پیشرفت از نظر من یک صفحه A4 هست، که معمولا سعی می‌کنم یک رو باشه و گاهی که مجبور باشم از دو طرفش استفاده می‌کنم. دلیلم هم اینه که هرچی گزارش خلاصه‌تر باشه، تاثیرگذاری بیشتری خواهد داشت. البته شکی نیست که از مطالبی که گفته می‌شه می‌تونیم برای اون گزارش‌های گنده هم استفاده کنیم.
خوب، تو این مطلب اول می‌خوام درباره یه چیز خیلی ساده صحبت کنم: تعداد روزهای باقی مونده.
داده ساده‌ایه، ولی خیلی دیدِ خوبی می‌ده. تو هر گزارشی باید مشخص کنیم که چقدر تا پایان برنامه‌ریزی شده پروژه وقت داریم. اگه بلوک‌ها یا فاز‌ها یا ناحیه‌های مختلفی داریم که جداگانه تو گزارش میان و نمی‌تونن از شناوری کل استفاده کنن و حتما باید در تاریخ‌های دیگه‌ای تموم بشن، باید مدت زمان باقیمونده اون‌ها رو هم گزارش کنیم.
حالا نکته مهمی که می‌خوام روش تاکید کنم اینه که هر داده‌ای واحد مناسب خودش رو داره. مدت زمان تو هر زمینه‌ای با واحدی بهتر نشون داده می‌شه. تو کار ما، که با مدت زمان‌های به نسبت بزرگ‌تر سر و کار داریم، واحد روز مناسب نیست؛ حداقل از نظر من. فرض کنین یکی بهتون بگه که فلان فاصله بهمان مقدار مایله. چیزی از حرفش می‌فهمین؟ تقریبا هممون مقدار مایل رو به کیلومتر تبدیل می‌کنیم و بعد می‌فهمیم. در مورد مدت زمان‌های اینچنینی پروژه هم روز چیزیه که مستقیما فهمیده نمی‌شه و باید به واحد بزرگ‌تری مثل ماه تبدیل بشه. اگه بگین 531 روز تا پایان پروژه وقت داریم، اکثر آدم‌ها اون رو به ماه یا سال تبدیل می‌کنن و به این ترتیب می‌فهمنش. پس بهتره که خودمون این تبدیل رو انجام بدیم و مدت زمان باقیمونده رو بر حسب ماه بنویسیم.