پروفایل برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
نادر خرمی راد

پرسش و پاسخ شماره ۱

چند وقت پیش بخشی برای طرح سوال به سایت اضافه شده بود و برنامه اصلیم هم این بود که برای سوال‌هایی که برای همه کاربرد دارن مطلب‌های تفصیلی بنویسم. با این حال، جواب اکثر سوال‌ها خیلی کوتاه‌تر از اونیه که مطلب جداگانه‌ای داشته باشن و به همین خاطر هم خیلی از سوال‌ها جمع شده بودن، تا این‌که تصمیم گرفتم از این به بعد مطالبی مشابه این بنویسم و تو اون به تمام سوال‌هایی که جواب‌های کوتاه دارن برسم.

این نکته هم نباید ناگفته بمونه که از هر ده سوالی که طرح شده حدود هفت یا هشت‌تاش قبلا تو مطالب سایت پوشش داده شده. چنین سوال‌هایی رو اینجا جواب نمی‌دم و این رو به عهده خواننده می‌ذارم که مطالب قبلی سایت رو مرور کنه و جواب مفصل رو پیدا کنه.

توضیح: جاهایی که به جای عبارت خاصی «_ _ _ _ _» گذاشتم به خاطر مخفی کردن اطلاعات شخصی نیست؛ منظورم اینه که به جای اون هر چیزی می‌شه گذاشت.

چطوری می‌شه درباره PMS بیشتر یاد گرفت؟

من اصولا هیچ جایی به جز ایران ندیدم کسی اشاره‌ای به PMS بکنه، چه با این اسم و چه با اسم دیگه‌ای با مفهوم مشابه. حتی تو ایران هم تو هر نوع پروژه‌ای ندیدم که صحبتش بشه و حداقل اون زمانی که خودم تو پروژه‌های ایرانی کار می‌کردم صرفا تو نفت و گاز به چشمم می‌خورد. به همین خاطر، این‌که PMS چی هست و باید چطوری باشه کاملا برمی‌گرده به مجموعه‌ای که توش کار می‌کنین و انتظارهایی که اون‌ها ازش دارن و نمی‌تونین انتظار داشته باشین که براش الگوهای پذیرفته شده بین‌المللی وجود داشته باشه.

برای کسایی که اطلاع ندارن، PMS مخفف Progress Measurement System هست و اون طوری که من دیدم یه فایل اکسله که توش برنامه‌ای که معمولا تو پریماورا هست رو چند سطح بیشتر خرد می‌کنن، تو پایین‌ترین سطحش پیشرفت واقعی رو وارد می‌کنن و با فرمول‌هایی که نوشتن می‌رسن به پیشرفت سطوح بالاتر، که اون هم در نهایت برگردونده می‌شه به پریماورا. البته شاید تعریفی که دادم زیاد دقیق نباشه، چون من خودم تو هیچ پروژه‌ای کار نکردم که مجبور به انجام چنین کاری بشیم.

آیا شکست پروژه‌های ساختمانی به ابنیه، تاسیسات مکانیکی و تاسیسات برقی کار مناسبیه؟

نه. چیزهایی مثل ابنیه، تاسیسات مکانیکی و تاسیسات برقی تحویل‌شدنی‌های عمده نیستن، بلکه انواع مختلف کارهایی هستن که باید برای تحویل‌شدنی‌های عمده انجام داد. ساختار شکست کار باید مبتنی بر تحویل‌شدنی‌ها باشه، نه واحدهای کاری یا چیزهای دیگه.

آیا شکست پروژه‌های EPC به E و P و C کار مناسبیه؟

نه. طراحی، تدارکات و ساخت مراحلی از روند تولید تحویل‌شدنی‌های اصلی هستن، نه تحویل‌شدنی‌های اصلی. برای پیدا کردن گزینه‌های مناسب با متخصص فرآیند پروژه مشورت کنین.

می‌تونین برای ـ ـ ـ ـ ـ دوره آموزشی مناسب معرفی کنین؟

نه. من فقط زمانی می‌تونم با اطمینان دوره آموزشی معرفی کنم که آشنایی نزدیک با دوره‌های موجود داشته باشم و هم کیفیت مطلق و هم کیفیت نسبیشون رو بدونم.

با این حال در مورد دوره‌های آموزشی، توصیه همیشگی من اینه که به جای این‌که دنبال این بگردین که کدوم موسسه آموزشی بهتره، دنبال این بگردین که کدوم مدرس بهتره و بعد ببینین که اون مدرس با کدوم موسسه یا موسسه‌ها کار می‌کنه.

خودتون دوره آموزشی برگزار نمی‌کنین؟

نه متاسفانه.

آیا می‌تونین برای استقرار ـ ـ ـ ـ ـ مشاور خوبی معرفی کنین؟

نه متاسفانه، و دلیلش هم مشابه چیزیه که در مورد دوره‌های آموزشی گفتم.

خودتون می‌تونین خدمات مشاوره‌ای بدین؟

نه متاسفانه.

من مفهوم «منشور پروژه» رو نمی‌تونم درک کنم!

شناسنامه پروژه – مجموعه‌ای از کلی‌ترین مشخصه‌هایی که مفهوم پروژه رو مشخص می‌کنه. وقتی منشور پروژه خوب تنظیم شده باشه، می‌شه تو یک دقیقه اون رو خوند و فهمید که پروژه چیه.

تو P3.express مفهومی هست که تا حدی (ولی نه کاملا) شبیه منشور پروژه هست و برای این‌که سرراست‌تر باشه اسمش رو گذاشتیم «شرح پروژه» (Project Description).

من تو یه کارخونه کار می‌کنم و برنامه‌هایی که برای …

قبل از این‌که به این فکر کنین که چطور می‌تونین روند برنامه‌ریزی و مدیریتتون رو بهبود بدین به این فکر کنین که اون چیزی که باهاش سر و کار دارین پروژه هست یا نه. خیلی از چیزهایی که اسم پروژه می‌گیرن واقعا پروژه نیستن و با روش‌های مناسب‌تر باید مدیریت بشن.

مطلب مرتبط: تولید در کارخانه، پروژه یا عملیات

آیا برای این‌که کار کنترل پروژه بکنم حتما باید صنایع خونده باشم؟

کنترل پروژه زیرمجموعه‌ای از مدیریت پروژه‌س. برای مدیریت پروژه هم فکر نمی‌کنم تو ایران (و اکثر کشورهای دیگه) لیسانس وجود داشته باشه. به همین خاطر مجبورین رشته‌ دیگه‌ای برای لیسانس انتخاب کنین و بعد برای فوق برین سراغ مدیریت پروژه. بین رشته‌های لیسانس هم صنایع گزینه جالبیه، همینطور هر رشته دیگه‌ای که گرایش مدیریتی داشته باشه.

با این حال، اگه در دوره لیسانس یه رشته فنی خونده باشین هم از جهات دیگه‌ای بهتون کمک می‌کنه: درک بهتری از کارهای فنی‌ای که تو پروژه انجام می‌شه به دست میارین. از اون گذشته، خیلی از شرکت‌ها (به درست یا غلط) ترجیح می‌دن کسایی رو استخدام کنن که رشته لیسانسشون به زمینه کاری پروژه‌هاشون نزدیک باشه؛ مثلا اگه پروژه‌های ساخت دارن، کسی رو برای کنترل پروژه بگیرن که لیسانس عمران داره.

ـ ـ ـ ـ ـ پروژه‌س یا طرح؟

با این‌که گفتم چیزهایی که قبلا تو سایت توضیح داده شدن رو اینجا نمیارم، فکر می‌کنم بهتره این مورد رو مشخصا ارجاع بدم: تفاوت طرح، پروژه و پرتفولیو

معنی اسم P3.express چیه؟ P3 مخفف چه چیزیه؟

اسم P3.express مخفف چیزی نیست. البته وقتی این اسم رو انتخاب می‌کردیم چیزهای زیادی تو ذهنمون بود که منجر به P3 می‌شد، ولی نخواستیم اون رو رسما مخفف چیزی اعلام کنیم و ترجیح دادیم مخاطب رو آزاد بذاریم که بتونه اون رو به شکل‌های مختلف تعبیر کنه.

برای ـ ـ ـ ـ ـ چه نرم‌افزاری مناسب‌تره؟

انتخاب نرم‌افزار مهم نیست. چیزی که مهمه استقرار یه فرآیند ساده و موثر تو کاره. وقتی فرآیند رو مستقر کردین و به سیستم شکل دادین می‌تونین بگردین و ببینین چه نرم‌افزارهایی می‌تونن کارتون رو تسهیل کنن. تو اون مرحله هم سعی کنین ساده‌ترین گزینه‌های ممکن رو انتخاب کنین.

تاکید همیشگی من روی سادگی به این خاطره که وقتی سیستم رو پیچیده کنین تاثیرش رو از دست می‌ده و تبدیل به سربار می‌شه.

اگه حجم کارهای یه پروژه مبلغ ثابت تغییر کنه می‌شه مبلغ پیمان رو عوض کرد؟

جوابش ساده‌ نیست و برمی‌گرده به جزئیات پیمان. در این مورد هم کسانی مثل من و شما باید اطلاعات کلی داشته باشیم، ولی بهتره که نظر نهایی رو کسی بده که تخصص تو مسایل حقوقی داره. فکر می‌کنم اگه پروژه‌تون عمرانی باشه بتونین از سازمان برنامه هم استعلام کنین.

من حقوق خوندم و الان دانشجوی نفت و گاز هستم. آیا گرفتن مدرک PMP بهم کمک می‌کنه؟

این هم کسی که برای جواب به سوال قبل لازم داشتیم (: جالب اینه که این دو سوال تو یک روز پرسیده شده بودن و تقریبا پشت سر هم بودن!

اگه قصد دارین تو پروژه‌ها کار کنین، آشنایی با روند کلی مدیریت پروژه می‌تونه براتون خیلی مفید باشه. به نظر من گرفتن گواهی PMP برای شما اولویت خیلی بالایی نداره، ولی اگه اولویت‌های بالاتری ندارین و هزینه‌ش هم براتون مسئله‌ای نیست مفید خواهد بود. در هر حال توصیه‌م اینه که تمرکزتون رو روی جنبه‌های حقوقی پروژه‌ها از دست ندین، چون افرادی با این قابلیت خیلی زیاد نیستن.

پیمانکارمون اعتقاد داره که چون احجام کاری زیاد شدن باید سقف درصد پیشرفت بالاتر از ۱۰۰ درصد بره. درسته؟

بستگی داره که تعبیر از پیشرفت چی باشه. اگه تعبیر پیشرفت نسبت به مبلغ و احجام اولیه قرارداد باشه، می‌ره بالاتر و مثلا روز آخر پروژه با پیشرفت ۱۲۰ درصد تموم می‌شه. اگه تعبیر پیشرفت نسبت به مبلغ و احجام فعلی قرارداد باشه، بالاترین مقداری که می‌تونه داشته باشه ۱۰۰ درصده و هر بار که تغییری تو پیمان ایجاد می‌شه باید به جای ثابت نگه داشتن مقادیر قبلی و تغییر دادن سقف، سقف رو ثابت نگه داشت و مقادیر قبلی رو بازبینی کرد.

تا وقتی که این تعبیر مشخص و واضح باشه و برای همه محاسبات به کار بره، کاری که انجام شده رو می‌شه «درست» به حساب آورد. با این حال، درست بودن با مناسب بودن فرق می‌کنه. وقتی درباره پیشرفت صحبت می‌کنیم به طور معمول اون رو نسبت به تکمیل کار، که معادل با مبلغ و حجم فعلی قرارداده می‌سنجیم، نه نسبت به یه برآورد اولیه که دیگه برقرار نیست. به همین خاطر اگه حداکثر مقدار پیشرفت چیزی جز ۱۰۰ درصد باشه ابهام و سوتفاهم ایجاد می‌کنه و در نتیجه به نظر من مناسب نیست.

پیمانکار قطعا نگرانی‌های خاص خودش رو داره که دلش می‌خواد درصدهای قبلی بازنگری نشن و به جاش از سقف ۱۰۰ درصد بالاتر برین؛ مثلا این‌که مقدارهای پیشرفت دوره‌ایش به طور نسبی افت می‌کنه. چنین مسایلی تماما با بهبود روش‌های ارزیابی اصلاح می‌شن و اگه مسئولیت کنترل پروژه کارفرما یا خصوصا مشاور رو دارین باید با پیمانکار اون مسایل رو بررسی کنین، براشون راه حل پیدا کنین، و بعد خودتون شخصا سعی کنین تمام افراد مرتبط تو سیستم کارفرمایی رو آموزش بدین که درک درستی از اون مقادیر داشته باشن تا سوتفاهمی به وجود نیاد.

آیا جمع برآورد هزینه فعالیت‌ها باید به مبلغ کل پیمان برسه؟

مبلغ پیمان مجموع هزینه‌هاییه که پیمانکار می‌کنه و سودی که قراره از کار ببره. برای پیاده‌سازیش دو راه وجود داره:

• می‌شه هزینه فعالیت‌ها رو همراه با سودشون وارد کرد (اگه درست یادم بیاد فهرست بها بر این اساس تنظیم شده) که در این حالت مجموع هزینه‌ها برابر با مبلغ پیمان می‌شه.
• می‌شه برای فعالیت‌ها هزینه خالص رو بدون سود وارد کرد که در این صورت مجموع اون‌ها کمتر از مبلغ پیمان خواهد بود و تفاوت این دو می‌شه سود پیمانکار.

روش دوم کمی اصولی‌تره، ولی از نظر تحلیل ارزش کسب شده تو نرم‌افزارهای معمولی و گزارش‌دهی به ذی‌نفعان خارج سازمان کمی مشکل ایجاد می‌کنه. به همین خاطر راه اول رایج‌تر و سرراست‌تره. در هر حال، هرکدوم از این دو روش رو که انتخاب می‌کنین باید مطمئن بشین که تعریفش برای همه مشخصه و تو همه محاسبات با همون تعبیر به کار می‌ره.

منظور از دیجیتالی شدن PMO و کلا digital transformation چیه؟

اگه شما یه موقعی فهمیدین منظورشون چیه به من هم بگین.

آیا تحصیل در رشته فلسفه علم تاثیری تو زندگی و کارتون گذاشته؟

قطعا. فلسفه ماهیتی زیربناییه که روی همه چیز تاثیر می‌ذاره و هرچقدر آدم بیشتر باهاش دست و پنجه نرم کنه ورزیده‌تر می‌شه.

ربات تلگرام سایت از کار افتاده؟!

بله! سرویسی که استفاده کرده بودم دیگه وجود نداره و خودم هم به رباته دسترسی ندارم. برای دنبال کردن مطالب می‌تونین از ایمیل یا فید RSS استفاده کنین.

مطلب مرتبط: روش مناسب برای دنبال کردن مطالب سایت

من ـ ـ ـ ـ ـ؛ بهترین رشته‌ای که برای فوق می‌تونم بخونم چیه؟

این‌که بازار کار برای هر رشته‌ای چطور باشه معیاری برای انتخاب هست، ولی به هیچ وجه مهم‌ترین معیار نیست. مهم‌ترین معیار اینه که چه رشته‌ای رو دوست دارین. وقتی رشته‌تون رو دوست داشته باشین هم از کارتون بیشتر لذت می‌برین و هم توش موفق‌تر خواهید بود.

درسته که پم‌باک ۷ خیلی چابک شده؟

نه. نسخه‌های قبلی پم‌باک خیلی گرایش به شیوه‌های متعین (predictive) داشتن و کم کم اطلاعاتی در مورد پروژه‌های چابک بهشون اضافه شده بود که اون هم چندان با بدنه اصلی یکپارچه نبود. تو نسخه هفتم تغییرهایی زیربنایی دادیم که توش محتوا هم با روش‌های متعین و هم تطبیقی (adaptive) یا چابک (Agile) سازگار باشه. الان همه‌شمول‌تره و با هر دو روش سازگاره، نه این‌که گرایش به روش‌های چابک داشته باشه.

وقتی تو پیمان مدت کار به ماه مشخص می‌شه، منظور ماه تقویمیه یا می‌شه تعطیلی‌ها رو بهشون اضافه کرد؟

قطعا منظور ماه تقویمیه! علاوه بر تعطیلی‌های آخر هفته و تعطیلی‌های رسمی، حتی تعطیلی‌های ناشی از شرایط جوی که غیرمنتظره نباشه هم جزوشه.

آیا می‌شه کاری کرد که اعضای تیم پروژه روزانه کارکردشون رو تو سیستم وارد کنن و تو مایکروسافت پراجکت اعمال بشه؟

به احتمال زیاد مایکروسافت چنین قابلیت‌هایی داره، ولی به هیچ وجه توصیه نمی‌کنم دنبال چنین کارهایی برین، چون زیاد از حد وارد جزئیات می‌شه و سربار خیلی زیادی تولید می‌کنه. کارهای خیلی مهم‌تری هست که باید تو پروژه انجام بشه که بین این همه جزئیات گم می‌شه.

اگه ـ ـ ـ ـ ـ می‌تونم کار تو خارج ایران پیدا کنم؟

اگه منظورتون اینه که ایران باشین و از خارج ایران کاری پیدا کنین و به اون ترتیب نقل مکان کنین، به نظر خیلی بعید میاد. به جای اون بهتره از یه برنامه مهاجرتی یا تحصیلی استفاده کنین و بعد از این‌که در کشور مقصد مستقر شدین شروع به کاریابی کنین.

اگه منظورتون کاریابی بعد از استقرار در کشور مقصد باشه، گرفتن انواع و اقسام گواهی و یادگیری چیزهای مختلف همیشه می‌تونه مفید باشه. با این حال، مهم‌ترین چیز و بالاترین اولویت اینه که زبانتون رو تقویت کنین.

بین گرفتن فوق لیسانس مدیریت پروژه و مدرک PMP کدوم رو توصیه می‌کنین؟

اگه زمانتون اجازه می‌ده، فوق لیسانس مدیریت پروژه.

سایتتون امکان جستجو نداره؟

چرا؛ لینکش تو منوی سمت چپ هست.

ولی از اون گذشته، اگه زمانی بخواین مطلبی رو تو سایتی جستجو کنین و تو سایت امکان جستجو نباشه می‌تونین تو گوگل یا سرویس جستجوی دیگه‌ای که استفاده می‌کنین جستجو رو انجام بدین و بهش بگین که جواب رو محدود کنه به سایت مد نظرتون. مثلا اگه می‌خواین عبارت agile رو اینجا جستجو کنین می‌تونین تو گوگل این رو وارد کنین:

agile site:khorramirad.com

به جای khorramirad.com می‌تونین دامنه هر سایت دیگه‌ای رو بذارین تا جستجو تو اون سایت انجام بشه. حتی می‌تونین به جای دامنه کامل، فقط پسوند دامنه رو وارد کنین:

agile site:.ir

اینطوری می‌تونین اون عبارت رو تو همه سایت‌هایی که دات آی آر هستن جستجو کنین.

در مورد انتخاب نوع مناسب نمودار مطلب‌هاتون رو خوندم. برای مطالعه بیشتر کتابی می‌تونین معرفی کنین؟

Information Dashboard Design: The Effective Visual Communication of Data - Stephen Few

تو پروژه‌های چابک چجوری می‌شه تسطیح منابع کرد؟

تسطیح منابع برای پروژه‌های چابک موضوعیت نداره.

برای کسی که تو اروپا دانشجوس و بعدا می‌خواد دنبال کار بگرده گرفتن مدرک PMP رو توصیه می‌کنین یا PRINCE2 رو؟

از نظر من برای همه پرینس۲ اولویت بالاتری داره، چون کاربردی‌تره.

آیا همه پروژه‌ها از پریماورا یا مایکروسافت پراجکت برای زمان‌بندی استفاده می‌کنن؟

تو پروژه‌های بزرگ که زمان‌بندی جدی دارن، خیلی‌ها از یکی از این دو استفاده می‌کنن، ولی نرم‌افزارهای دیگه‌ای هم وجود داره که تو صنف‌های خاص یا کشورهای خاص رایج‌ترن. بعضی‌هاشون تو حوزه‌هایی از پراجکت و پریماورا قوی‌تر هستن و به همون خاطر انتخاب می‌شن؛ مثلا تو تحلیل ارزش کسب شده.

تو پروژه‌های متوسط و کوچیک خیلی وقت‌ها زمان‌بندی به اون اندازه پیچیده نیست و از نرم‌افزارهای ساده‌تر استفاده می‌شه؛ مثلا خیلی از نرم‌افزارهای زمان‌بندی آنلاینی که سال‌های اخیر به بازار اومدن استفاده می‌کنن.

من ـ ـ ـ ـ ـ سالمه. الان خیلی دیره که بخوام رشته کاریم رو به مدیریت پروژه تغییر بدم؟

به هیچ وجه. اگه بتونین تو حوزه‌ای وارد کار مدیریت پروژه بشین که از تجربه‌های قبلی‌تون هم بتونین استفاده کنین خیلی بهتره.

به نظر شما در آینده همه پروژه‌ها چابک مدیریت خواهند شد؟

نه. روش‌های چابک فقط تو بعضی پروژه‌ها قابل استفاده هستن و اکثر پروژه‌ها رو باید با روش‌های متعین (predictive) اجرا کرد.

بهتره الان پم‌باک رو یاد بگیرم یا صبر کنم برای نسخه هفتم؟

هم پم‌باک ۶ رو مطالعه کنین و یاد بگیرین و هم پم‌باک ۷ رو.

آیا می‌شه تو حوزه مدیریت پروژه یا کنترل پروژه فریلنسری کار کرد؟

برای کنترل پروژه که قطعا. کاری بود که من خودم قدیم تو ایران می‌کردم؛ معمولا هر زمان با سه تا پنج شرکت کار می‌کردم.

برای مدیریت پروژه هم شدنیه، ولی بعضی از کارفرماها تمایلی بهش ندارن.