پروفایل برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
نادر خرمی راد

اطلاعیه!

به تازگی چندین وبینار، با موضوع‌های مختلف، تو کنفرانس‌های منطقه‌ای و بین‌المللی PMI ارائه کردم. چون دسترسی به این وبینارها از داخل ایران ساده (یا حتی ممکن) نیست، تصمیم گرفتم تا هنوز گرم کار هستم نسخه فارسی همشون رو هم ضبط کنم و تو سایت بذارم برای افراد علاقه‌مند.

علاوه بر اون، مشغول ساخت یه دوره صوتی فارسی در مورد آشنایی با پرینس۲ هم هستم که اون هم به زودی منتشر می‌شه و رایگان خواهد بود.

ارتباط عناصر پم‌باک با فعالیت‌های پروژه

تا حالا سوال‌های اینچنینی خیلی ازم شده:

  • من تو پروژه‌های EPC کار می‌کنم. چطور پم‌باک برای تدارکات حوزه دانش داره، ولی برای طراحی و اجرا نداره؟
  • فلان فعالیت‌های پروژه طبق کدوم حوزه دانش پم‌باک جلو می‌رن؟

تو راهنمای جامع پم‌باک ماجرا رو به تفصیل توضیح دادم، ولی به نظر میاد اینجا هم لازم باشه توضیح بدم، خصوصا که با اومدن پم‌باک ۷ ممکنه بعضی از این ابهام‌ها بیشتر بشه.

جنس فرآیندها

اولین و مهم‌ترین نکته اینه که در نظر داشته باشین که حداقل دو نوع فرآیند تو پروژه وجود داره:

  • فرآیندهای تولید محصول (اون‌هایی که مستقیما باعث تولید محصول می‌شن؛ مثلا طراحی و ساخت)
  • فرآیندهای مدیریتی (اون‌هایی که به طور غیر مستقیم به تولید محصول کمک می‌کنن؛ مثلا زمان‌بندی)

مشکل جایی به وجود میاد که فرآیندی مدیریتی اسمی داره خیلی شبیه به اسم یکی از فرآیندهای تولید محصول؛ مثلا «تدارکات». این به این معنی نیست که تدارکات، به اون معنی‌ای که تو پروژه‌های EPC وجود داره، همون تدارکاتیه که یکی از حوزه‌های دانش پم‌باکه و براش تعدادی فرآیند پیشنهاد شده.

مفهوم یکپارچگی

مفهوم یکپارچگی همیشه برای پم‌باک مهم بوده و همیشه هم مخاطب‌های پم‌باک اون رو دست کم گرفتن. یکپارچگی اونقدر مهم بوده که تو یکی از اصل‌های NUPP پوشش داده شده و در نسخه جدید پم‌باک هم اون رو به عنوان زیرمجموعه‌ای از اصل تفکر سیستمی¹ طرح کردیم.

طبق این اصل، تمام (یا اکثر) فرآیندها و عناصر لایه مدیریتی برای هر فعالیت یا هر فرآیند تولید محصولی لازم هست. مثلا اگه بخش تدارکات یه پروژه EPC رو در نظر بگیرین، تمام حوزه‌های دانش و تمام گروه‌های فرآیندی پم‌باک براش لازم هستن: تدارکات پروژه نیاز به برنامه‌ریزی داره، زمان و هزینه و گستره‌ش باید مدیریت بشه، تبعات خودش رو تو حوزه ریسک داره و خیلی چیزهای دیگه، از جمله سر و کار داشتن با اشخاص حقیقی و حقوقی خارج سازمان پروژه که تو حوزه دانش تدارکات پوشش داده شده.

اگه بخش دیگه‌ای مثل طراحی یه پروژه EPC رو در نظر بگیرین، باز هم همون ماجرا وجود داره؛ حتی تو خیلی از پروژه‌ها حوزه دانش مدیریت تدارکات هم به طراحی مربوط می‌شه، چون ممکنه بخش‌هایی از طراحی رو برون‌سپاری کنین.

¹ توجه داشته باشین که هنوز اسم اصل‌ها رو نهایی نکردیم و «تفکر سیستمی» ماهیت کلی اصله، نه الزاما عنوانش. عنوان‌ها رو به زودی نهایی می‌کنیم.

لایه‌های مفهومی

برای این‌که تصویر بهتری از کل ماجرا داشته باشین، دو لایه متفاوت رو در نظر بگیرین: لایه پایین که شامل فرآیندهای تولید محصول می‌شه و لایه بالا که شامل فرآیندهای مدیریتی می‌شه. تو اکثر موارد، تمام عناصر لایه بالا به لایه پایین باید اعمال بشن.

هر وقت این سوال براتون پیش اومد که فلان کار تو پروژه به کدوم گروه فرآیندی یا به کدوم حوزه دانش پم‌باک مربوط می‌شه، تو اکثر مواقع جواب اینه: به همشون.

طبیعت فرکتالی

همونطوری که فرآیندهای تولید محصول نیاز به کمک فرآیندهای مدیریتی دارن، خود فرآیندهای مدیریتی هم نیاز به فرآیندهای مدیریتی دارن. یعنی عملا باید بالاتر از لایه مدیریت یه لایه متامدیریتی هم در نظر گرفت. اکثر فرآیندهای مدیریتی بدون تغییر چندانی می‌تونن تو لایه متامدیریتی هم به کار برن. وقتی برنامه‌ای تهیه می‌کنیم که بهمون می‌گه چطوری می‌خوایم برنامه‌ریزی کنیم، عملا با یه برنامه متامدیریتی سر و کار داریم (برنامه‌ای در مورد برنامه‌ریزی) که منطقا تو سطح سوم تهیه می‌شه، نه سطح دوم. همون منطقی که در مورد یکپارچی توضیح دادم، یعنی لزوم این‌که برای هر کاری به همه حوزه‌های دانش و گروه‌های فرآیندی توجه بشه، در مورد خود کارهای مدیریتی هم هست، به این معنی که باید زمان، هزینه، گستره، ریسک‌ها، کیفیت و سایر جنبه‌های هر کدوم از حوزه‌ها دانش هم مدیریت بشن.

این مسئله هم تو پم‌باک و هم تو پرینس۲ به شدت ساده شده و سعی شده که لایه متامدیریتی تو خود لایه مدیریت ادغام بشه. نتیجه‌ش هم وجود مفهومی مثل برنامه‌های مدیریتی₂ تو پم‌باک و استراتژی‌های مدیریتی تو پرینس۲ هست.

اگه نخوایم ماجرا رو به سبک پم‌باک و پرینس۲ ساده‌سازی کنیم، عملا همون ماجراهای مدیریتی‌ای که برای تولید محصول به کار می‌بریم برای خود مدیریت کار هم لازم خواهند بود. ماجرا به این هم محدود نمی‌شه و اگه پروژه خیلی پیچیده و مهم باشه، ممکنه یه لایه متامتامدیریت هم لازم باشه که توش خود روند مدیریت کارهای مدیریتی هم مدیریت بشه. این اون جاییه که ماجرا دیگه فرکتالی می‌شه!

₂ برنامه‌های مدیریتی تو حوزه‌های دانش زمان، هزینه و گستره کاملا جنبه متامدیریتی دارن، و تو بقیه حوزه‌های ترکیبی از محتوای مدیریتی و متامدیریتی هستن (متاسفانه).

تو پم‌باک ۷ چطور؟

تو محتوای اصلی پم‌باک ۷ دیگه خبری از فرآیندها، گروه‌های فرآیندی، و حوزه‌های دانش نیست (توضیح کامل در اینجا) و به جای اون تمرکز روی اصوله و بعد از اون روی دامنه‌ها و در آخر روی روش‌ها و امثال اون. با این حال، توضیحی که قبل از این دادم کماکان برقراره و تمام این عناصر به همه فرآیندهای تولید محصول مربوط می‌شن. تنها تفاوت کوچیکی که وجود داره اینه که بعضی وقتا بعضی از حوزه‌های دانش به بعضی از فرآیندها مربوط نمی‌شن (مثلا اگه بخشی از کار پروژه کاملا درون سازمانی انجام بشه دیگه ارتباط مستقیمی با حوزه دانش تدارکات نداره)، ولی در مورد اصول چنین استثناهایی نیست و همه اصول همیشه به همه کارها مربوط می‌شن.