چطوری می‌شه یه PMO طراحی و مستقر کرد؟
به این سوال راحت نمی‌شه جواب داد، چون PMO تعریف مشخصی نداره. معمولا کسایی که چنین سوالی می‌پرسن قصد دارن سیستم‌های مدیریتی مربوط به پروژه رو بهبود بدن و به همین خاطر هم به این سوال که کامل‌تره جواب می‌دم.
روند کلی کار اینه که اول باید وضعیت فعلی رو ارزیابی کنیم. برای این کار باید با افراد کلیدی شرکت مصاحبه کرد، اسناد رو بررسی کرد، حتی اگه امکانش باشه با ذی‌نفعان خارجی مصاحبه کرد و امثال اون. از مدل‌های بلوغ مدیریت پروژه یا مدل‌های سلامت مدیریت پروژه هم می‌شه برای این کار کمک گرفت. قطعا اگه کسی از نیروهای داخلی شرکت این مسئولیت رو به عهده داشته باشه خیلی کار سریع‌تر می‌شه، ولی نباید میانبر زد. از طرف دیگه، معمولا مشاورهای خارج شرکت بهتر می‌تونن تو این زمینه کمک کنن، چون از یه طرف با دید باز و بی‌طرفانه وارد شرکت می‌شن و از طرف دیگه، تجربه بیشتری می‌تونن تو این ماجرا داشته باشن؛ هرچی باشه کسی که تو یه شرکت کار می‌کنه مشغول مسئولیت‌های مدیریتیه، نه طرح‌های بهبود سیستم‌های مدیریتی. در هر حال، من معمولا وقتی چنین مسئولیتی دارم بین یک تا سه ماه زمان صرف گردآوری اطلاعات می‌کنم، که به نظر شرکت‌ها زیاد میاد، ولی کاملا لازمه. نباید سریع نتیجه‌گیری کرد. اگه کسی خیلی سریع بعد از چند هفته شروع به «طراحی» و پیاده‌سازی کنه مسلما داره یه نسخه بی‌ربط می‌پیچه.
تو فاصله‌ای که گردآوری اطلاعات انجام می‌شه باید به تدریج تیمی هم برای این طرح ساخته بشه. هرچی باشه این خودش یه طرحه و باید مثل هر طرح دیگه‌ای مدیریت بشه. مثلا لازمه که یه «حامی طرح» داشته باشیم که تو شرکت ارشد باشه، به طرح علاقه داشته باشه، ازش حمایت کنه و براش بجنگه. خیلی وقت‌ها مدیر عامل برای این کار پیشنهاد می‌شه، ولی من زیاد با این انتخاب موافق نیستم، چون معمولا کاریزمای مدیرعامل باعث می‌شه اختلاف نظرهای احتمالی خودشون رو نشون ندن و بعدا برامون مشکل‌های بیشتر به وجود بیارن. برای این طرح هم بسته به اندازه شرکت نیاز به سه تا شش نفر عضو داریم. این اعضا هم باید انواع اطلاعات و دانشی که لازم داریم رو وارد تیم کنن و هم این‌که هرکدوم باید به نوعی بتونن نماینده بخشی از شرکت باشن. به عبارت بهتر، هر بخشی از شرکت باید به آدمی تو این تیم داشته باشه. این باعث می‌شه هم مطمئن باشیم که نظرات بخش‌ها تا جای ممکن اعمال شده و هم این‌که پذیرشش رو بین آدما افزایش می‌ده.
بعد از اون به نظر من اولین کاری که باید بکنیم اینه که ببینیم کدوم جبهه مدیریتی بیشتر از همه نیاز به بهبود داره: سیستم تولید محصول، سیستم مدیریت پروژه، سیستم مدیریت طرح، یا سیستم مدیریت پرتفولیو. شرکت‌هایی که تعداد پروژه‌هاشون خیلی زیاد باشه یا شرکت‌هایی که پروژه‌های داخلی دارن معمولا بیشتر از هر چیزی نیاز به اصلاح سیستم مدیریت پرتفولیو دارن، در حالی که شرکت‌های پیمانکاری که تعداد کمی پروژه برای کارفرمایان خارجی انجام می‌دن معمولا بیشتر از هر چیزی نیاز به اصلاح سیستم مدیریت پروژه دارن.
بعد از این‌که جبهه کاری رو مشخص کنیم، یه متودولوژی انتخاب می‌کنیم و اون رو طوری اختصاصی‌سازی می‌کنیم که تا حد امکان ساده شده باشه. البته بدیهیه که باید صد در صد مطابق شرایط محیطی باشه. سیستم رو راه‌اندازی می‌کنیم و تو بازه‌های مثلا شش ماهه نتیجه رو ارزیابی می‌کنیم و سیستم رو بهبود می‌دیم. معمولا بعد از دو سال سیستم به حد رضایت‌بخشی از بلوغ می‌رسه.
بعضی وقت‌ها بلوغ سیستم انقدر کمه که نمی‌شه کار رو با طراحی سیستم شروع کرد. تو این حالت باید کارگاه‌های عملی کوتاه مدت طراحی کرد و باهاشون مهارت‌های مختلف رو جدا از هم به افراد کلیدی آموزش داد. مثلا می‌شه یه کارگاه برای مدیریت ریسک داشت که توش افراد درگیر در پروژه ریسک‌هاشون رو شناسایی می‌کنن و برنامه‌ریزی واکنش به ریسک انجام می‌دن و بعد از یه هفته نتایج رو میارن و به دست‌اندرکاران همه پروژه‌ها توضیح می‌دن. افراد دسته‌جمعی با همدیگه در مورد اقدام‌هایی که تو پروژه‌های خودشون انجام دادن صحبت می‌کنن و دوباره می‌ریم تا هفته بعد. در این بین یه مربی هم تسهیل کارگاه و آموزش‌ها رو به عهده داره.
بعد از این‌که کارگاه‌ها به مدت و تعداد کافی پیش رفتن و روی عملکرد افراد تاثیر گذاشتن، می‌تونیم بریم سراغ ماجرایی که اول توضیح دادم، یعنی طراحی و پیاده‌سازی سیستم. اجرا این کارگاه‌ها هم معمولا حدود شش ماه وقت می‌گیره.
بعد از این‌که روی یه سیستم به مدت شش ماه تا یه سال تمرکز کردیم و به جایی رسوندیمش، می‌تونین سیستم بعدی رو هم شروع کنیم. مثلا بعد از این‌که اصلاح‌های اولیه روی سیستم مدیریت پرتفولیو انجام شد می‌تونیم بریم سراغ سیستم مدیریت پروژه. با این حال باید در نظر داشت که حجم تغییرها نباید از حدی بیشتر باشه، وگرنه واکنش منفی به وجود میاد.
تمام چیزهایی که گفتم در مورد یه «طرح» بود برای بهبود سیستم‌های مدیریتی مرتبط با پروژه تو یه شرکت. تو جنبه عملیاتی ماجرا نیاز به یه سیستم برای پشتیبانی و مربی‌گری دایمی هم داریم که می‌تونیم اسمش رو بذاریم PMO.
خلاصه این‌که:
- بله، صحبت از چند سال کاره، نه چند هفته.
- بله، برای این کار یه تیم لازمه، نه یه نفر که هزارتا کار دیگه هم باید بکنه.
- بله، برای این کار یک یا چند نفر مشاور با تجربه لازمه و این هزینه داره.
- این خودش یه طرحه و قبلا توضیح داده بودم که همه طرح‌ها اجبارا باید چابک اجرا بشن (طبق استاندارد MSP). به این معنی که باید یه قدم برداریم، نتیجه رو ارزیابی کنیم، خودمون رو تطبیق بدیم (جهتمون رو اصلاح کنیم) و بعد قدم بعدی رو برداریم.
- منبع؟ برای این‌که این کار درست انجام بشه باید اطلاعاتی کافی در مورد تمام جبهه‌های مدیریتی (تولید، پروژه، طرح و پرتفولیو) وجود داشته باشه. با یکی دوتا کتاب کاری پیش نمی‌ره.
و چند مطلب حاشیه‌ای:
- اکثر افراد و گروه‌هایی که کارشون رو اصطلاحا استقرار سیستم می‌دونن اصلا این کار رو بلد نیستن. یه پولی از شرکت‌ها می‌گیرن و یه مجموعه فرم و گردش کار بی ارزش تحویل شرکت می‌دن که فقط دردسر درست می‌کنه و هیچ نتیجه‌ای نمی‌ده. محصولی که تحویل یه شرکت می‌دن هم معمولا با شرکت‌های دیگه فرق خاصی نداره!
- پس چطوری می‌شه یه مشاور برای این کار پیدا کرد؟ واقعا نمی‌دونم چی بگم. معمولا یه گزینه خوب اینه که از شرکت‌های دوست و همکار بپرسین که تجربه موفقی در این زمینه دارن یا نه و اگه مشاور مناسبی رو می‌شناسن معرفی کنن. متاسفانه معمولا جواب منفیه.