چطوری می‌شه درس آموخته‌های پروژه رو مدیریت کرد؟
یکی از اصول مدیریت پروژه اینه که باید درس آموخته‌های (lessons learned) پروژه رو ثبت و نگهداری و بازاستفاده کرد. وقتی می‌خوایم پروژه جدیدی رو شروع کنیم، یکی از اولین کارهامون اینه که درس آموخته‌های مرتبط رو از پروژه‌های قبلی جمع کنیم.
ولی واقعا چطوری باید این کار رو کرد؟
قبل از هر چیز باید به هدف این کار فکر کنیم. ماجرا اینه که تو هر پروژه با مسایل مختلفی مواجه می‌شیم و بر اساس تصمیم‌هایی که می‌گیریم نتیجه‌های مناسب یا نامناسبی می‌گیریم. همه این تجربه‌ها هم با سرمایه شرکت داره انجام می‌شه و دانشش باید برامون ذخیره بشه تا بتونیم بعدا ازش استفاده کنیم و دایما درجا نزنیم.
برای این‌که بتونیم این کار رو بکنیم شرایطی وجود داره:
- همه باید تو این ماجرا مشارکت کنن
- این کار باید تو برنامه روزانه باشه، نه مثلا موقع تموم شدن پروژه که هم حواسمون به جای دیگه‌س و هم درست همه چیز یادمون نمیاد.
- اطلاعات باید طور مناسبی ذخیره بشن که بشه بعدا ازشون استفاده کرد.
حالا چطوری؟
راه حلی که من همیشه پیشنهاد می‌کنم استفاده از ویکی (wiki) یا انجمنه (forum). اولی برای تیم‌هایی که مهارت‌های کامپیوتری بالاتری دارن مناسبه (مثلا اعضای تیم پروژه‌های نرم‌افزاری) و دومی برای بقیه تیم‌ها.
یه نرم‌افزار ویکی (مثلا مشابه اون چیزی که برای ویکیپدیا استفاده می‌شه) یا یه نرم‌افزار انجمن (تالار گفتگو) مشابه اون چیزهایی که همه جای وب می‌بینیم رو تو یه سرور که ترجیحا آنلاین باشه و بشه از خارج شرکت هم بهش دسترسی داشت نصب می‌کنیم.
روند کار اینه که هروقت کسی با مسئله‌ای روبرو می‌شه، مطلب جدیدی تو سیستم وارد می‌کنه و چیزهایی که تو فکرش هست رو یادداشت می‌کنه. بعد از اون هروقت به مرحله جدیدی از تصمیم‌گیری رسید یا نتیجه خاصی رسید، اون رو هم ثبت می‌کنه. بقیه افراد تیم هم به این مطلب دسترسی دارن و همه می‌تونن اونجا نظر خودشون رو وارد کنن.
وقتی مسئله بسته می‌شه، همون کسی که اون رو باز کرده بوده یه پاراگراف اول مطلب اضافه می‌کنه و خیلی خلاصه صورت مسئله و نتیجه‌گیری نهایی رو وارد می‌کنه.
این سیستم عملا دو کار رو همزمان انجام می‌ده:
- ثبت درس آموخته‌های پروژه
- همفکری با همکاران، تقویت ارتباط‌های پروژه، افزایش شفافیت و …
که هردوشون خیلی مفیدن.