پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

تاریخچه PRINCE2

چند روز پیش یکی از بنیانگذاران روشی که الان به عنوان پرینس۲ شناخته می‌شه، Colin Bentley، تاریخ کامل استاندارد رو که متاسفانه به اندازه کافی مستند نشده برام تعریف کرد. اینجا خلاصه‌ایش رو براتون نقل می‌کنم. البته بخشی از این تاریخچه تو بعضی کتاب‌ها وجود داره، ولی بعضی جاهاش بری من کاملا تازگی داشت.

ایشون همراه با چند نفر دیگه در IBM مدیر پروژه بودن. سال ۱۹۷۵ در IBM و بقیه شرکت‌ها روشی برای مدیریت پروژه وجود نداشت و عملا هرکسی برای خودش به شکلی شهودی پروژه‌ها رو مدیریت می‌کرد. همگی هم آدم‌های فنی بودن که بدون آموزش خاصی تو مدیریت پروژه این مسئولیت رو به عهده گرفته بودن. بالاخره این چند نفر با ایده ساخت یه استاندارد مدیریت پروژه IBM رو ترک می‌کنن و شرکت خودشون رو ثبت می‌کنن: Simpact.

ایده اولیه این بود که سه استاندارد به نام‌های PROMPT I و PROMPT II و PROMPT III به ترتیب برای سه سطح مدیریت تولید، مدیریت پروژه، و مدیریت طرح و استراتژی ساخته بشه. از این بین فقط استاندارد مدیریت پروژه PROMPT II تکمیل می‌شه و در سال ۱۹۷۹ شروع می‌کنن به ارائه استاندارد به شرکت‌ها. هزینه‌ استفاده از استاندارد برای هر شرکت سالی ۹ هزار پوند بوده. من تو چند سایت تبدیل ارزش پول چک کردم و متوجه شدم که این مبلغ معادل ارزش ۴۰ هزار پوند در حال حاضره.

 

یکی از مشتری‌های Simpact در همون سال‌ها CCTA بوده؛ یکی از موسسه‌های دولتی انگلستان. CCTA تصمیم می‌گیره که PROMPT II استاندارد رسمی دولت انگلستان در تمام پروژه‌های فناوری اطلاعات بشه، از جمله برای وزارت دفاع. به این ترتیب کار Simpact خیلی می‌گیره.

مدیرهای شرکت در سال ۱۹۸۰ اختلاف‌های زیادی با هم پیدا می‌کنن و در نهایت شرکت رو به یه شرکت کانادایی به اسم LBMS می‌فروشن. شرکت کانادایی هم چندان خوب با CCTA کنار نمیاد و به همین خاطر CCTA نهایتا نسخه‌ای از PROMPT II که در اختیارش بوده رو در سال ۱۹۸۹ با نام PRINCE منتشر می‌کنه. این اسم رو هم به عنوان مخفف عبارت PROMPT IN the CCTA Environment در نظر گرفته بودن. ولی باز هم اسم چندان به نظر جالب نمیومده و به همین خاطر مسابقه‌ای برای انتخاب اسم جدید می‌ذارن و پیشنهاد برنده این بوده که اسم PRINCE نگه داشته بشه، ولی به عنوان خلاصه PRojects IN Controlled Environments در نظر گرفته بشه.

تو این مرحله استاندارد پرینس یه مجموعه ۵ جلدی بوده به قیمت ۱۰۰ پوند و استفاده از اون هزینه‌ای نداشته (مثل الان). متودولوژی روی پروژه‌های نرم‌افزاری متمرکز بوده و به تدریج تقاضا برای روشی که تو پروژه‌های غیر نرم‌افزاری کاربرد داشته باشه زیاد می‌شه. تو این فاصله تغییر دیگه‌ای هم اتفاق می‌افته که من هنوز درست متوجه نشدم: یا استاندارد از CCTA به موسسه دولتی دیگه‌ای به اسم OGC منتقل می‌شه، یا CCTA به OGC تغییر نام پیدا می‌کنه. حالا در این مورد بعدا باید تحقیق کنم. به هر حال، نسخه جدید استاندارد در ۱۹۹۶ منتشر می‌شه و حالا دیگه محدود به پروژه‌های نرم‌افزاری نیست. البته OGC تهیه نسخه جدید رو به عهده شرکتی به اسم Duhig Berry می‌ذاره و بعد از مدتی که کار خوب پیش نمی‌ره مجبورشون می‌کنه که Colin Bently رو برای این کار استخدام کنن.

 

خوب، صحبت Colin Bently تا این‌جا بود. بعد از این‌جای داستان، استاندارد بازنگری کلی می‌شه و اسمش از PRINCE تبدیل می‌شه به PRINCE2. چند سال پیش هم مالکیتش از OGC منتقل می‌شه به یه مشارکت مدنی به اسم AXELOS که ترکیبیه از دولت انگلستان و یه شرکت خصوصی. الان هم که نسخه جدید در حال تدوینه و با این‌که برنامه هنوز تدقیق نشده، فکر می‌کنم تا حدود یک سال دیگه منتشر بشه. تمرکز اصلی تو نسخه جدید روی کاربردی‌تر کردن استاندارده.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
بخش:

انتشار پریماورا P6 نسخه 16.1

نسخه جدید پریماورا P6 به تازگی منتشر شده: نسخه 16.1. متاسفانه به نظر من قابلیت چندان هیجان‌انگیزی بهش اضافه نشده.

در ضمن، همونطور که قبلا در مورد شماره نسخه‌ها توضیح داده بودم ،فکر نکنین خیلی از قافله عقب افتادین: اوراکل تصمیم گرفت سیستم شماره‌گذاری رو عوض کنه و به همین خاطر بعد از ۸ پرید به ۱۶.

می‌تونین نرم‌افزار رو بدون محدودیت از سایت اوراکل دانلود کنین. این هم ماجراییه که تا حالا خیلی تو سایت توضیح دادم که پریماورا به آزادی در اختیارتونه و جستجوی نسخه کرک شده اصلا معنی نداره. کسایی که بخوان می‌تونن از سایت اوراکل دانلودش کنن که ببینن به دردشون می‌خوره یا نه. اگه قصد داشته باشن تو شرکتشون استفاده کنن، اونوقت باید بخرنش.

البته در مورد دانلودش یه مشکلی که همیشه وجود داشت این بود که اوراکل به کاربران ایرانی به خاطر تحریم‌ها اجازه دانلود نمی‌داد و راه حلش تغییر آی پی با فیلترشکن بود. نمی‌دونم با تغییرهای اخیر این روال عوض شده یا نه.

منوآلش هم از این لینک قابل دانلوده. البته یه مجموعه HTML خیلی سنگینه (۲۵۰ مگابایت) که شامل همه اطلاعات، مثل ساختار دیتابیس می‌شه. اگه فقط منوآل کاربر رو بخواین، یه فایل PDF کوچیک داخل اون مجموعه‌س. چون لینک دانلودش به شکل مجزا وجود نداشت اون رو جداگانه برای دانلود آماده کردم.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

خرد جمعی در مدیریت پروژه

با این‌که اخیرا خیلی کمتر کلاس درس می‌دم که بتونم روی تولید محتوا متمرکز باشم، هنوز هم هر دو ماه یک کلاس دارم. همیشه سعی می‌کنم کلاس‌ها رو بهتر از قبل اجرا کنم و یکی از مسایلی که به تازگی حل کردم، سوال و جواب‌های کلاسی بوده.

مشکلی که وجود داره اینه که وقتی سوالی در مورد محتوا می‌پرسم، اگه اون رو از همه بپرسم، معمولا دو سه نفر آدم خیلی فعال تو کلاس هستن که به همه سوال‌ها جواب می‌دن و نوبت به بقیه نمی‌رسه. اگر هم سوال رو از فرد خاصی بپرسم، ممکنه اون فرد حس خوبی پیدا نکنه. بنا بر این تعامل تو کلاس کاملا مناسب نخواهد بود.

به همین خاطر به تازگی برنامه جدیدی گذاشتم:‌ سوال‌ها رو تو یه نرم‌افزار آنلاین آماده می‌کنم و هر موقع که فعالش کنم، شرکت کننده‌ها می‌تونن با موبایل‌هاشون به سوال جواب بدن. وقتی همه جواب بدن، نتیجه رو روی پرده می‌بینیم و درباره‌ش صحبت می‌کنیم.

این روش خیلی خوب جواب داده و به همه کسایی که دوره تدریس می‌کنن هم پیشنهادش می‌دم. ولی در این بین نکته خیلی جالبی هم وجود داره: این‌که به وضوح می‌شه تاثیر خرد جمعی رو دید.

البته «خرد جمعی» عبارتیه که تو فارسی استفاده می‌شه و تحقیق کاملی نکردم که دقیقا به چه معنی به کار رفته. من اون رو به عنوان معادل Wisdom of the Crowd به کار می‌برم که یه مفهوم کمابیش علمیه.

از اشتباه‌های فردی تا موفقیت جمعی

سوال‌هایی که تو کلاس می‌پرسم معمولا سخت هستن و بیشترشون رو هم قبل از این‌که درس مربوط به اون سوال رو بدم می‌پرسم، که اون هم دلایل خاص داره. به همین خاطر اکثر افراد، اکثر سوال‌ها رو اشتباه جواب می‌دن. این هیچ اشکالی نداره، به خاطر این‌که هدف اینه که ذهنشون برای یادگیری آماده بشه. نکته مهم اینه که با وجود این‌که اکثر افراد اکثر سوال‌ها رو اشتباه جواب می‌دن، ترکیب جواب‌هاشون معمولا درسته!

امتیاز افراد تو مجموع سوال‌ها معمولا حدود ۳۰ درصد هست، یعنی تقریبا از هر سه سوال یکی رو درست جواب می‌دن. با این حال امتیاز میانگین جواب‌های کل کلاس حدود ۸۰ تا ۹۰ درصد هست! این به این معنیه که اگه آزمون آخر کلاس رو اولش بگیریم اکثرا رد می‌شن، ولی اگه همه تو یه سیستم مناسب با کمک همدیگه به آزمون جواب بدن، با نمره خیلی خوبی قبول می‌شن.

خرد جمعی چیه؟

وقتی شرایط برای خرد جمعی فراهم باشه، گروه بزرگی از آدم‌هایی که الزاما متخصص نیستن می‌تونن جواب‌هایی بدن که در حد متخصص‌ها یا حتی بهتر از اون‌هاس. این ماجرا رو برای انواع سوال‌ها، مثلا پیش‌بینی‌های اقتصادی و سیاسی، امتحان کردن. یه آزمایش معروفش هم اینه که از حدود ۸۰۰ نفر خواستن که وزن یه گاو رو حدس بزنن. وقتی میانگین جواب‌ها رو حساب کردن، با یک درصد خطا درست بود! حالا حساب کنین یه متخصص چقدر باید دقیق باشه که بتونه چنین برآوردی کنه.

چرا خرد جمعی وجود داره؟

معمولا دلیل وجود خرد جمعی رو این می‌دونن که «نویز»ی وجود داره که جواب هر آدمی رو از مقدار دقیق منحرف می‌کنه. چون این نویز تو اکثر مواقع الگوی خاصی نداره، وقتی تعداد افراد به اندازه کافی زیاد باشه، نویزها همدیگه رو خنثی می‌کنن و جواب دقیق باقی می‌مونه.

این توضیح برای تخمین وزن گاو می‌تونه خوب باشه، ولی برای پیدا کردن جواب مناسب به مسایل خلاقانه به نظر من زیاد خوب نیست. می‌شه ماجرا رو اینطور هم دید که هیچ کس دید کاملی به مشکل نداره. هر کسی داره یه جنبه مشکل رو می‌بینه و به جوابش فکر می‌کنه و وقتی این جواب‌ها با هم ترکیب می‌شن، عملا تمام جوانب دیده شده و به همین خاطر جواب خیلی خوبه.

چه موقع خرد جمعی وجود داره؟

هر وقت یه عده زیاد رو دور هم جمع کنیم و ازشون نظر بخوایم خرد جمعی شکل نمی‌گیره. واقعیت اینه که تو اکثر مواقع نمی‌گیره! یه مشکل رایج چیزیه که بهش Groupthink می‌گن: موقعی که کیفیت نظر جمعی حتی از کیفیت نظر تک تک افراد هم پایین‌تره؛ وقتی که آدم‌ها عملا دیگه نظری ندارن و فقط تابع جمع هستن.

من یا این مفهوم تو کتابی به اسم The Wisdon of Crowds از James Surowiechki آشنا شده بودم. نویسنده چهار عامل برای به وجود اومدن خرد جمعی لازم می‌دونه:

  • تنوع آرا: اگه آدم‌های کاملا هم‌رای رو دور هم جمع کنین نمی‌تونین نتیجه مناسب بگیرین. بهترین کار اینه که آدم‌های مختلف، با تجربه‌ها، دانش و نظرهای مختلف دور هم قرار بگیرن.
  • استقلال آرا: افراد نباید روی نظر همدیگه تاثیر بذارن.
  • نبود مرکز قدرت: افراد باید به شکلی خودجوش و نامرکزگرا در کنار هم قرار بگیرن تا آزادی عقایدشون از بین نره.
  • ترکیب: باید نظرهای افراد به شکل مناسبی با هم ترکیب بشه.

چطور می‌شه از خرد جمعی تو پروژه استفاده کرد؟

کسایی که مسئولیت تصمیم‌گیری‌های پروژه رو دارن گاهی در مقابل معماهایی قرار می‌گیرن که نمی‌تونن به راحتی حلش کنن. تو این شرایط خیلی راحت می‌شه از پتانسیلی که تو پروژه وجود داره استفاده کرد: اعضای تیم رو جمع کرد، مشکل رو بهشون توضیح داد، و ازشون خواست که اون رو حل کنن. اگه این کارگاه به خوبی تسهیل بشه می‌شه بهترین جواب رو ازش گرفت.

برای تسهیل این جلسه می‌شه از تکنیک محبوب من، دلفی استفاده کرد. در کنار اون مدیر پروژه باید مراقب باشه که موقع توضیح دادن مشکل راه حل خاصی به افراد القا نشه و افراد خارج از روند دلفی بحثی نکنن تا روی آرای همدیگه اثر نذارن.

ما مدتیه که داریم روی چهارچوب مدیریت پروژه جدیدی کار می‌کنیم به اسم P3.express که هم ساده‌س و هم خیلی متمرکز روی جنبه‌های انسانی پروژه. تو دو جای این چهارچوب از خرد جمعی استفاده می‌شه:‌ یک مورد اینه که ماهی یک بار از اعضای تیم خواسته می‌شه فکری برای بهبود پروژه بکنن و یکی دیگه برای پیدا کردن واکنش مناسب به ریسک‌ها یا مسایل حاد پروژه.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
بخش: آموزشی
مطالب مرتبط:
< newer older >